企业档案数字化的质量和安全保密控制策略研究

2020-02-25刘淑贞

卷宗 2020年30期

关键词：保密档案管理数字化

刘淑贞

（南京扬子开发投资有限公司，江苏南京 211800）

1 引言

企业档案数字化建设优势的发挥，是企业深入开发利用档案资源的重要表现，实现在档案信息价值利用上的高效率保障。与此同时，在实际的建设过程中，也要注重档案数字化的质量提升和安全保密控制。

2 企业档案数字化的质量和安全保密控制内涵

企业档案数字化建设过程中，质量控制和安全保密控制是极其重要的建设环节，要发挥出较高的资源控制优势，就应充分落实其各自的基本要求，现就基本内涵进行阐述。

1）质量控制。质量控制就是要求企业档案数字化建设能满足企业发展的基本需求，符合客观的企业发展阶段性需要，在提升质量管控优势，提升实际的档案信息数字化应用过程中，都能发挥出良好的质量控制效果。能深入利用档案数据，将档案数据的基本资源共享价值、信息反馈价值发挥出来。一般要求在企业档案数字化管理中，落实科学化的管理流程，提升管理效率，同时为质量化的建设效果提供可靠的指导依据，依靠完善的企业档案数字化的管理制度，切实提升实际的质量控制能力。

2）安全保密控制。档案安全保密控制的具体内容包括，建立科学合理的安全工作制度规范，明确数字档案安全保密管理目标，安全保密管理工作人员需要明确自身责任，建立相应的安全保密工作方案，对网络当中存在的风险进行有效预防，使用正确的方式操作档案管理软件，避免造成档案信息的泄露。同时，还应加强自身学习，提升工作人员的安全意识及对安全问题应对能力，良好掌握计算机软硬件知识，建设安全防护系统，保障良好的档案操作环境。

3 数字档案质量管理有效措施分析

1）构建质量管理标准。企业档案数字化管理工作的开展，要具备可靠的指导依据，从而保障在质量管理控制上，具备全面深入的规范制度保障，做到科学质量管理标准的有效引用。质量管理标准机制的建设，要充分符合企业在档案管理中的发展需求，实现在档案管理方面具备可靠的问题导向机制作用，一般要能结合企业档案数字化建设的阶段性建设需求，实现制度内容的可靠发挥，应能落实质量管理机制的可调优势，做到在管理工作开展中，能发挥出良好的标准建设引导效果。同时要建立质量管理效果反馈机制，通过观察质量管理的基本效果，获得最可靠的质量管理指导方式。

2）搭建科学灵活体系。档案数字化管理目标方案的科学制定，要能符合企业的实际发展需求，同时要结合企业的实际发展水平，具备较高的完成度。在档案数字化管理目标管理方案的制定过程中，全面地对档案数字化建设发展的环境情况、企业的阶段发展现状、企业的阶段战略发展要求等信息可靠的搜集和评价分析，应能实现档案数字化管理目标制定中，确实具备有效的成本优化管控指导效果。确保档案数字化管理目标能具备科学性和实施性保障。要能在企业的经济管理中，分析档案数字化管理目标管理的科学落实措施，做到在工作开展过程中，具备实施优势，经过有效的论证，保障档案数字化管理目标具备较高的可行性保障。

3）落实责任考核制度。档案数字化管理机制对于各项工作开展提供了较高的细节划分优势，使得工作开展具备可靠的工作优势前提，在实际的工作开展过程中，应能具备更加突出的责任考核引导能力，以提升档案数字化管理任务的实际执行效果。责任考核机制的建立，要能具备明确的工作目标和效果引导作用，主要是能实现在实际的工作开展过程中，能发挥出突出的考核优势，具备实质性的建设效果。因此要能根据责任考核的具体目标内容，落实匹配性的建设内容，在实际的工作开展过程中，能更加具备突出的优势作用。应能具备较为突出的公平性原则，主要是以可靠的责任考核模式，使工作人员更加具备突出的责任意识，能确保各项工作要求深入的发展。

4）提升人员专业水平。档案数字化质量建设的基本目标要能由专业的高素质人才完成，实现在工作开展过程中，能具备更加突出的专业素质水平建设效果，以实现在工作开展中，能切实的落实各项专业画的建设机制，以实现在工作开展过程中，更加具备突出的管理目标实施效果。要能建立企业的标准化档案管理人员培训机制，主要是能做到在人员工作开展中，更加具备突出的专业素质优势，实现良好知识技能提升氛围的科学打造，以保障在实际的工作开展过程中，能满足基本的建设需求。要嫩落实必要的激励机制，主要是能引导档案数字化管理工作者积极的投入到工作开展中，能释放自身的工作培训参与热情，获得较高的管控优势。要能做到在工作开展过程中，具备工作人员投入活力的有效的管控。

4 数字档案安全保密控制有效措施分析

1）坚持强基固本，提升重视程度。档案安全保密在数字档案管理的工作开展中，具备较高的价值意义，因此要落实好档案安全保密的科学宣传工作，通过构建多元的档案安全保密思想认知传递机制，实现在工作开展过程中，具备较为突出的工作行为指导机制，在档案安全保密意识不断深入人心的基本前提下，能做到科学档案安全保密效果的发挥。宣传形式可以通过企业的各种安全防控动员大会、企业的档案管理部门宣传栏、工作部门安全总结报告大会等多种形式的安全思想植入路径，提升档案安全保密的认知水平。

2）坚持提质增效，落实科学手段。档案安全保密工作在数字化档案管理的模式下，提出了更高的要求，主要是潜在的风险隐患增加，导致数字化档案管理的安全防控任务要求增加，为提升实际的安全控制效果要能做到在安全控制过程中，能充分发挥出良好的多元安全防控问题的措施的落实，一般要能实现在工作开展过程中，能发挥出较好的安全控制优势，以实现在安全控制中，具备多重防控能力。数字化档案管理的安全防控体系设置，可以聘请专门的安全维护结构进行设置，确保安全系统科学、有效，同时要能定期做好安全控制系统的维护，保障其科学有效的运行。

3）坚持精准发力，防范网络风险。在数字化档案管理工作开展中，很多的安全问题都与工作人员不良的工作行为有关，比如随意地使用U盘接入档案管理系统，导致系统存在受到U盘病毒攻击的风险。在网络连接过程中，接入不安全的网页，也是导致安全问题隐患发生的重要因素。通过建立安全防控指导制度，可实现工作人员各种工作行为安全可靠，有效消除不良安全隐患的威胁。同时要建立起工作人员的安全管控职责划分，具备安全防控层面上较高的任务执行能力，以实现科学安全防控体系的有效落实，达到安全控制的基本目标。