互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用

孙红梅

（湖北理工学院，湖北 黄石 435000）

目前，互联网用户数量和互联网基础设施建设都进入了前所未有的发展阶段。互联网时代的到来为档案信息资源的管理和开发创造了独特的条件。事业单位档案不仅记录了其发展的整个过程，也对事业单位的发展起到了非常重要的作用。因此，加强事业单位档案信息资源的开发与利用，对事业单位的发展具有重要意义，也可以更好地为经济社会发展服务。

1 互联网时代对事业单位档案信息资源管理的影响

随着信息互联网时代的到来，传统的档案管理模式已被彻底颠覆，传统的事业单位档案管理模式和相关理论已经无法适用互联网信息时代档案管理的需求，尤其是纸质档案的应用和档案的生命周期、档案价值等都有了新的变化。因此，在互联网信息时代对事业单位档案资源的开发与利用也必须要有科学的理论作为管理基础，比如，新时期档案资源的价值和来源等方面都要进行严格管理，才能适应新时期互联网时代的新要求，为新时期档案管理开辟崭新的局面，更好的为事业单位档案资源的开发与利用作出相应的指导。近年来，随着我国社会经济的快速发展，事业单位档案数量也在快速增长，给档案资源的开发与利用带来了很大挑战和压力，尤其是新时期档案资源多样化趋势明显，互联网信息时代档案形式以及从传统的纸质格式上升到视频、音频、多媒体等多种格式。如何提升对这些档案资源的管理水平和开发利用，是目前档案管理部门面临的一个难题。在互联网信息时代，资源共享程度越来越高，但是对于部分档案资源是高度敏感的，必须要进行严格保密，一旦泄露就会造成事业单位甚至给国家造成很大的负面影响和损失。因此，必须要对事业单位档案资源安全管理引起足够重视。

1）档案管理设备的现代化。档案载体随着互联网信息化时代的来临，从传统的纸质档案演变成了电子形式，事业单位档案资源开发与利用过程也呈现出多种形式，档案管理设备也从传统的实体演变成现代化的电子设备，虽然增加了档案资源开发与利用成本，但档案管理的效果却得到了很大的提升。

2）档案信息查找的便捷化。互联网信息化时代事业单位纸质档案信息可以通过电子扫描的方式转换成电子档案进行存储，把之前所有的纸质档案都转换成电子档案进行存储方便查询工作。通过计算机可以直接在网上进行档案信息的查询和利用，提高了搜索效率的同时还提升了档案资源的利用率。

3）档案信息收集的多元化。档案管理过程中，要对档案资料进行有效地收集和整理，这是档案管理的基础，档案资料收集会直接关系到档案资源开发与利用效率。互联网信息化时代电子档案从生成到利用，中间所有的档案操作程序都可以通过互联网计算机技术来完成，使事业单位档案信息管理从纸质化走向了无纸化，从手工走向了电子化，不仅提升了档案采集的效率，也提升了档案资源共享的范围。

2 事业单位档案管理存在的问题分析

1）信息基础设施不齐全。互联网信息化时代要提升事业单位档案信息资源的开发与利用水平，就必须配备完善的信息化基础设施，建立健全档案信息化管理的相关规章制度。但是，由于很多事业单位对档案资源信息化管理的重要性还没有清楚的认识，很多管理人员都有轻档案重实际的思想，导致档案信息化管理的脚步前进速度很慢，跟不上时代发展的脚步。特别是很多事业单位档案室明显比其他部门陈旧，档案室的信息配套设备也很落后，无法满足信息化档案资源管理需求，直接影响到事业单位档案资源的开发与利用。所以，完善的信息化基础设施建设是提升事业单位档案信息化管理的基础，是确保档案资源开发与利用的关键。

2）电子档案的安全问题。传统的纸质档案虽然开发和利用起来效率比较低下，但是安全性方面相对现代电子档案还是比较可靠，由于互联网信息化时代的电子档案的构件和管理都是通过计算机互联网技术，虽然开发和利用方面比较便捷，但容易遭受网络病毒和黑客的攻击，造成档案信息的泄露、被篡改甚至丢失，一旦出现类似情况会给事业单位档案管理工作带来巨大的负面影响。因此，保护好电子档案，提升电子档案的安全问题也越来越被社会高度关注，成为目前新的焦点之一。

3）档案管理人员的业务水平有限。随着我国社会经济的快速发展，事业单位档案更加规范，档案数量也在快速增加，也给档案管理人员提出了更高的要求。互联网信息化时代的档案管理需要档案管理人员具备更高的专业能力。但是目前很多事业单位在档案管理方面都缺乏相关的专业管理人员，在档案信息化管理过程中也存在硬软件等配套设施方面的不完善，阻碍了事业单位档案信息化管理水平的提升。

3 互联网时代提升事业单位档案信息资源开发与利用的措施

1）加强电子档案的安全管理。在电子文件的开发和利用过程中，对电子文件进行加密，以保证其数据的真实性；建立电子文件的访问权限，确定电子文件访问者的身份，做好访问登记工作；监控电子文件信息的使用，加强信息监管；建立电子文件存储计算机的密钥，加强防火墙和防病毒软件；在不同的地方备份电子文件，防止数据丢失。电子文件的安全性直接关系到整个单位文件的机密性，因此电子文件的安全性不容小视。

2）提升档案管理人员的业务水平。无纸化办公是未来事业单位发展的必然趋势，尤其是事业单位档案资源管理过程中，要实现纸质化办公向无纸化管理的过渡，就必须要对事业单位档案管理人员进行严格管理，提升档案管理人员的业务水平。作为新时期事业单位档案管理人员必须要具备专业的档案管理技能，同时还要结合计算机互联网技术，对档案资源进行有效管理。要提升档案管理队伍整体水平，就必须对档案管理人员的专业技能和综合素质进行定期培训和考核，不断培养和吸收档案管理学方面的专业人才，做好档案管理专业人才的储备工作。

3）建立科学的档案信息管理制度。档案管理涉及广泛的环节，在管理过程中还要对各种档案信息进行筛选和处理，任务十分繁重。因此，有必要规范各种管理流程，建立科学规范的管理体制机制。在档案信息制度建立过程中可以借鉴国外先进的管理模式和技术，制定可行的档案信息管理系统，监督各环节，防止漏洞和错误。尤其是对档案的安全管理方面要制定严格的安全管理制度，加强对档案的保护，设置严格的权限管理制度和密匙系统，才能确保事业单位档案资源管理的安全性和科学性。

3 结语

档案信息资源在社会的发展中起着重要的作用，因此开发和利用档案资源是非常必要的。档案部门领导需要更加重视这方面，转变思想观念，创新管理方法，运用现代信息技术开发档案信息资源，做好日常管理工作。也要做好基础工作，加强基础设施建设，重视人才培养，为进一步开发农场档案信息资源奠定基础。档案管理人员在开展各项工作的过程中，还需要结合开展形式对工作进行完善和更新，确保档案管理工作的顺利开展。