初中学籍档案数字化管理建设分析

徐 玺

（四川省崇州市蜀城中学，四川 崇州 611230）

1 问题的提出

随着计算机的不断发展，初中学籍档案数字化管理可以将各个纸质的媒介档案转变为数字化的档案信息管理方式，并最终形成信息数据库。换句话说，数字化的管理方式不仅可以实现档案数据资源的共享，还可以让初中学籍档案原始资料得到充分的使用[1]。初中学籍档案管理工作从开始呈现之后，就得到了学校的重视。另外，初中学籍档案管理工作的不断完善，也为初中学生的招生、宣传、教学、管理建设等工作起到了决策性的作用。从目前的形势看，由于我国将信息化技术应用到初中学籍档案信息管理中的起步时间较晚，大部分的学校依然还是使用的纸质等传统的管理方式。另外，不少初中学校信息化的水平偏低，数字化建设经费不足，导致初中学籍档案数字化管理水平处于滞后状态。一般情况下，可以分为以下几点问题：首先，初中学籍档案数字化管理建设的重视程度还不足。如今，不少学校认知程度不足，认为只要完成档案的管理就可以了，对后续的档案信息没有充分的使用。还有不少初中学籍档案室处于学校的角落当中，环境较差，保存的完整性不足；其次，初中学籍档案数字化管理建设与时代发展出现了脱轨现象。不少学校依然使用的是传统的管理方式，计算机等现代化技术还不够完善，与现代化的发展理念不相匹配[2]；最后，档案管理人员的综合性素质偏低。大部分的管理人员处于多种职位兼修，职业素养不能与现代化的发展相匹配的状态。面对以上问题，怎样才可以有效的加强初中学籍档案数字化管理建设，就成为目前形势下需要探究的重点。

2 初中学籍档案数字化管理建设的意义

1）节约大量资源。从传统的角度看，初中学籍档案管理及时，需要专门的人员实施档案整理与存储、打印。但是在加入了数字化管理的理念之后，档案管理人员就可以将档案信息使用电子资料的方式，构建对应的上传、拷贝、存储流程。不仅可以重复的打印，还可以实现有效的投资，节约大量的人力、物力和财力，进一步促进数字化管理的技术发展。

2）便于档案资料存储。从传统理念看，更加倾向的是纸质的档案管理方式，此种管理方式很容易受到外部的影响。在保存的过程中会出现很大的困难，想要保存的长久一点，更是展现了很强的困难性。但是，在构建了数字化的管理方式之后，就可以使用计算机、扫描仪将纸质的档案直接上传到电脑网络当中，节约存储的空间，实现永久性保存[3]。

3）实现档案数字资源共享。从传统的角度看，大量的初中学籍档案需要占据大量的空间，并且在整理的时候也会出现一定的困难。数字化的档案管理使用之后，就在资料传输的基础上，完成资源的共享。接下来，还可以使用计算快速的检索和筛选，以此来保证初中学籍档案的开发，提高对应的工作效率。

3 初中学籍档案数字化管理建设的措施

1）建立数字化的档案工作体系。初中学籍档案在管理的过程中，需要在工作的各个环节中，构建科学化的工作流程，制定数字化的管理制度。在开始的时候，需要在数字化管理流程的基础上，建立完善的工作体系。在一体化建设的过程中，保证电子文件的归档。其次，在数字化管理上，需要保证数字档案的安全性，并根据现实的需要，设置对应的使用权限。另外，还需要在档案系统当中设置防火墙或者是杀毒软件，以此来避免初中学籍档案信息出现丢失、窜改、非法盗用等问题出现[4]。例如：在信息化的时代当中，纸质的初中学籍档案管理方式已经不能适用于现代化的发展。学校也需要秉承科学发展观的主要思想，跟紧时代的发展潮流，建立完善的初中校园管理体系。另外，对于档案管理者较少的学校，就可以在信息化的基础上，掌握数字化设备的使用与维护。保持严谨的作风，根据数字化建设发展的特征，制定完善的工作制度，保证数字化档案管理的安全性。另外，还需要定期检查，提高对应的工作效率。

2）建立数字化的档案信息数据库。初中学籍档案数字化建设管理的过程中，首先，需要确定数字化档案数据的来源，并保持对应的完整性。其次，需要建立符合学校发展的目录数据库，结合初中学生的实际情况，构建原始的档案，在实施检索或者是查阅的时候，就可以一目了然的呈现到大家的视野当中。接下来，需要构建初中学籍数字化档案专题数据库，根据应用对象，细化为不同的类型与成果[5]。例如：初中学生学籍模块部分，科研成果模块部分，教师教学模块部分，学校发展历史模块部分等。使用者在需要的时候，就可以根据模块的不一样，进行有效的查阅与检索，以此来提高对应的工作效率。例如：初中学校在开办大型例会的时候，就可以使用数字化设备的方式，保证视频格式的有效输出。然后，使用有效的方式保存下来，并将这些内容加入到学籍档案管理当中。另外，学生不管是参加运动会还是大型的晚会，都可以在学籍管理当中得到有效的体现。再比如：在新生到来的时候，就可以使用数字化的设备，建立学生学籍档案管理库。根据学生的信息，将姓名、性别、出生日期等基本内容填补进去，然后根据基础建设，将学生每次的考试成绩也汇入其中[6]。另外，还包含初中学生三好的评定情况与升学情况。日积月累之后，就可以形成健全的数字化档案管理数据库，记录学生的成长过程。

3）提高档案管理人员信息技术水平。从目前的形势上看，传统理念下的初中学籍档案管理模式已经不能满足现代化的发展需要。这个时候，就需要秉承科学发展观的主要思想，提升初中档案管理人员信息技术水平，加强队伍建设。另外，还可以聘请专家或者是高端的技术人员，来到学校前来培训与指导。接下来，学校初中学籍档案的管理人员，还需要转变思想理念，摆脱传统的束缚，不断的学习，增强自身的信息化技术与专业素养，进一步推动档案管理的信息化建设，达到与时俱进的效果[7]。例如：可以定期对档案管理人员实施培训，使用网络学习平台，增强相关人员的知识，满足数字化的发展需求。

4 总结

随着社会的进步，初中学籍档案数字化管理建设的过程中，需要相关的人员秉承科学发展观的主要思想，认识到传统理念下初中学籍档案管理存在的不足，探究数字化管理建设的重要性。顺应时代的发展需求，结合现代化的发展路径，建立对应的数字化档案管理体系，构建符合学校实际情况的学籍档案数据库，实现网络信息化管理。班主任能掌握学生第一手资料，开展对应的相关工作。家长可以在足不出户的情况下，查阅到学生的学习成绩和在校的表现。另外，还需要确保学籍档案信息的完整、真实和安全。最终，达到服务学生成长，服务学校领导决策与教学管理，服务社会教育的主要目的。