新形势下企业档案管理信息化建设探究

刘文雯

（仪征市枣林湾文化体育旅游发展有限公司，江苏 仪征 211400）

21世纪，计算机网络开始迅速发展，人们已经开始进入大信息时代，对社会的经济和生活产生了巨大的影响，企业档案管理信息化在这个背景下也应运而生。如今社会信息资源在各企业的市场竞争中占有重要地位，信息化建设工作的开展从根本上改变了传统的档案管理方式，让企业档案管理的成果和效率得到显著提高。在新形势下，开展企业档案管理信息化的建设对企业的发展是至关重要。

1 现如今企业档案管理中存在的问题

1.1 企业重视不高

相对于目前来说，大部分的企业对档案管理信息化建设还不够重视，并没有意识到其重要性，企业领导对信息技术的发展趋势和优点没有深入的了解，信息技术投入资金不足，企业档案管理信息化建设徒有其表，并没有真正的进行建设，所以在企业中也不能发挥出其作用。

1.2 管理人员能力不够

由于科学技术的不断发展进步，企业档案管理对于档案管理人员的要求也不断提升，需要企业招聘高知识、高学历、高水平的管理工作人员。但是，现如今企业相关部门缺少的就是高水平人才，导致现代化的设备不能发挥出最大的作用。档案管理工作人员的各方面基本能力，直接影响到企业档案管理信息化的水平，管理人员没有丰富的知识理论和实践经验，使档案管理的效率和质量大大降低。而且因为有些企业体制的特殊性，在选择档案管理人员的时候只会应付了事，没有责任感，对企业档案管理信息化发展产生阻碍。

1.3 规划不清晰

企业档案管理工作是一件很繁琐的事情，需要长时间又有条理的开展，所以，对企业档案管理信息化建设要有清晰的计划。没有工作规划，档案管理工作就失去了开展的目标，变得没有方向，使工作效率低下，管理的效果也远不如预期。如果工作人员缺乏责任感，信息化建设就会变得缺头少尾，最后潦草收场，在浪费时间的同时又消耗了精力与物力，得不偿失，起不到任何作用。

1.4 管理体系不够完善

拥有完善的管理体系，企业档案管理信息化建设才能顺利进行，只对档案进行整理从而忽视管理档案，就不能使档案信息建设发挥最大的作用，还会使工作效率降低，从而造成档案丢失和保存不当的事情发生，为后期对档案的阅读和调查带来阻碍。

2 新形势下企业档案管理信息化建设的方法和措施

2.1 提高重视程度

在实际发展中，企业要想在市场竞争中的地位突出，首先要做的就是，改变自身传统的思想观念，对企业档案管理信息化建设高度重视。企业的领导和档案管理信息化建设的管理人员，需要改变对档案管理的传统观念和想法，意识到档案管理信息化建设的重要性和迫切性，为档案管理的信息化建设工作开展提供人力物力和财力，为企业的档案管理信息化建设引进先进技术，与一些大企业进行合作，学习其先进的技术和优点，引进其他优良企业的先进设备。其次，企业高层人员可以聘用高新技术管理人才，或者为优秀员工提供学习的机会，让优秀人员的队伍得到进一步扩充，管理人员要对档案管理信息化建设有一个充分的理解和认知，改变落后的管理思想，顺应时代和企业发展的潮流趋势，认真学习管理技术和经验，让自己变的更充实，从而让企业档案管理信息化建设的发展更上一层楼。

2.2 提升工作人员的综合素质

人类是工作的主体，管理人员的素质不达标，企业档案管理工作就没办法进行。所以，必须要加强企业管理人员对各种网络信息技术的了解和掌握，对档案的管理人员进行培训，加强他们对于专业信息知识点的理解，实行分明的奖罚制度，对积极参加培训并取得良好效果的管理人员给予充分的肯定和奖励，激发工作人员的积极性，提高档案管理人员的综合素质和信息技术的掌握能力。其次，企业可以引进一批高素质的档案管理人才，传授给其丰富的工作经验，让企业档案管理信息化建设能够跟上时代发展的潮流，与新时期的技术相连接，使企业档案管理工作效率大大提升。最后，培养工作人员对职业的责任感和工作耐心，让管理人员能够改变落后的思想观念，对档案管理工作有更清晰的认识，多多宣传企业档案管理信息化建设工作的重要意义和管理的必要性，让工作人员对档案管理信息化建设更加重视，从而对档案管理有更强的责任心，对待工作态度认真，使企业档案管理工作效率进一步提升。

2.3 有良好的工作规划

为了使企业档案管理工作能够顺利开展，就必须为档案管理信息化建设进行合理的规划，制定井然有序的工作计划，保证工作在计划下顺利进行。首先，对档案管理工作操作方法和过程有明确的计划，使工作人员严格按照具体计划进行，并让管理人员规范自己的操作方法，了解工作流程，使工作人员按照流程进行操作。其次，要对工作人员的操作过程进行看管和监督，防治工作人员有操作失误和操作不当的行为，要保障操作方法的规范性，进而防止出现信息输入不正确和无法查询等问题。最后，要定期维护企业档案管理系统的安全，尤其是信息库的维护，要想使企业档案管理信息化建设工作能够顺利进行和发展，就要确保信息化建设的各种网络设备的运行保持畅通，让工作更加稳定，从而使企业档案信息化建设顺利进行。

2.4 建立档案管理体系

没有完整统一的管理体系，就会让企业档案管理工作中出现很多问题，使企业档案信息化建设的工作进程变得缓慢。所以，在企业档案管理信息化建设当中，必须有一个完整的管理体系。管理体系需要完整且周密，保证档案管理体系能够正常运作的同时，又能防止一些特别情况对档案信息化建设的发展造成阻碍。在企业发展档案管理信息化建设的初期阶段，一定要注意保管好纸质档案，避免档案发生丢失遗漏，让企业信息发生泄漏情况。另外，要保障信息系统的安全性，加强对数据库的定期检查、网络病毒的阻拦、查阅权限的限制和防护功能的保护。这个管理体系需要全方位覆盖，让工作人员做到行为规范，防止工作人员有疏忽行为。还需要尽快制定档案管理机制，让各个部门对自己的分工更加明确。

3 结语

信息技术在我国的地位越来越重要，其发展为我国企业的生存发展创造了良好的机会。在新形势的要求下，企业应该紧紧跟随时代发展的潮流，在进行企业档案管理信息化建设的过程中，正确的运用信息技术进行信息化建设，让企业在市场经济的地位变得更加突出。综上所述，对于企业的档案管理信息化建设，企业应该根据自身的发展情况制定与其相符合的档案管理信息化建设方案，进而让档案管理信息化建设的工作发挥出其具有的最大作用。