电子档案管理系统设计及其功能实现

2020-02-25林侠

卷宗 2020年30期

林侠

（吉林省梨树县梨树镇预防保健中心，吉林四平 136500）

随着互联网时代的不断加强与完善，我们的经济水平也在不断的进行增长，现代化的计算机网络技术也变得越来越发达，电子档案作为一种全新的档案管理方式，使其原本的纸质文件变得方便与轻薄，不但能够方便人们的工作，使人们的工作变得更加的准确与清晰，工作变得更加平面化。但是在方便人们工作的同时，也存在着许多新的与互联网技术或档案管理技术相关的问题出现。电子档案管理系统的基础性能完善已经成为一个当前最重要的研究课题，这是一个值得人们进行思考的问题。也是值得设计人员进行深入讨论与探讨的问题。电子档案管理的相关设计人员，应当从电子档案管理系统科学设计规划角度出发，为了能够更好的实现现代的但电子档案技术的应用功能，我们在对电子档案进行设立设计和管理系统方案时，应当结合多方面的实际情况和问题，从整体的结构性能角度出发，提出科学合理的解决方案，以保证在设计过程当中，在最终的结果提交时保证正确的方案的可行性，本篇文章将会对电子档案管理系统当中可能出现的功能以及问题，还有设计方案进行全面的确定性的简单的分析，并对分析结果提出一定的意见和建议。

1 电子档案管理的内容与重要性

随着社会的发展进步，现代化产业逐渐的增多，网络变得更为普及与广泛。在传统的档案管理方式当中，通常都是使用纸质版来进行档案的记录与管理。但是在当今现代社会的发展前提下，传统的纸质档案管理形式已经不再适应现代的档案管理工作，我们为了能够更快更有效的整理出信息档案，以及对信息和档案进行归纳和整合以及保存电子档案管理，技术已经成为我们当今时代必须要使用的技术之一。也正是因为这样的原因，电子档案管理系统随着电脑技术的开发与应用变得应运而生。所谓电子档案，就是指将保存归档价值的文件进行电子录入和电子化处理，例如一些电子邮件，电子书籍以及电子类的相关的表格，报表，图纸，信息等都可以称为电子档案。这些电子档案通常都会以磁带或者光盘或者U盘的形式来进行存储。然后再通过这些电子文件的命名以及对盘各种存储媒介进行有序的分类和归档。电子档案在与传统的手工档案管理上来进行比较时，是具有非常大的便捷优势的，不但能够极大程度上的方便，日常的档案管理工作，使得档案管理变得不再繁琐和复杂。还能够使得档案在进行查阅和翻找时有了更大的便利性，使得档案可以快速的得到检索。档案相关从业人员可以直接进入相关的网站进行查询，即可找到电子档案与之对应的信息，不仅节省了在查阅档案时所消耗掉的时间，还从极大程度上简化了，我们在对档案进行查找时的繁琐程序。

2 电子技术在管理时仍然存在问题

在电子档案的实际使用过程当中，中国目前对电子档案的管理系统应用服务依旧不够完善，在档案相关的软件开发上依旧存在着一些不得不去考虑的问题。

2.1 无法正确认识电子档案的优势

传统档案在对信息进行记录与获取时，主要的区别来源于纸张的大小以及材质的不同，而针对电子档案的存储来说，电子档案的存储载体已经十分的多元化了，比如磁盘，硬盘，磁带，光盘等相关的戒指，都可以用来电子档案的存储，纸质的档案尽管可以随时的进行查阅，并且信息内容相对全面，但是电子档案在计算机的使用上已经达到了初始。路滑的地步。计算机技术和网络系统具有很大的依赖性，电子档案的存在为人们提供了极大的便利。或许有些时候可能会因为网络的关系，而导致存储的载体变得不太稳定，甚至有时电子文件都无法查阅，或对检索到的信息都不能进行清楚的识别，所以有时也很容易对电子的归档工作造成一些不必要的影响。也正是因为纸质版的传统档案从某些角度上已经优于电子档案了，尤其是在保管环境上，这就为电子档案的保管方面提出了更加高度的要求和标准，另一方面纸质文件的信息只能是通过静态的文字或图形来对人们进行呈现，但电子文件可以展现多种动态形式，例如视频声音等各种多样化的功能。也正是因为这样，我们可以通过对图片文字和声音画面的结合，让人们在对其进行检索时找到更加符合条件的更加立体的信息，并且能够直接的获取进行下载直接可见，所以电子档案在实际应用方面应更强于纸质档案。

2.2 软件设计中的不足

在网络归档过程中，软件忽略了电子文件元数据的归档，导致电子文件失效。同时，在传输电子文件时，相关软件缺乏合理的系统管理设计。同时，将不科学的系统软件设计应用到电子文件管理中，会大大降低电子文件的利用率。

3 电子档案问题的解决措施

3.1 确保电子档案信息化的严密性

为了保证电子文件结构和内容的安全，电子文件管理系统必须针对潜在的安全风险采取有效的安全措施。提高电子档案管理的利用率也可以降低档案的管理成本，同时提高安全技术和访问服务水平，保证安全技术过程中的有效性和真实性，保证电子档案系统的快速恢复和正常有效运行。

3.2 使档案信息库健全完整

不断更新电子档案管理系统的配置设施，统一和规范系统接口，保证足够的存储空间，保证快速高效的信息处理，保证操作系统与配置设施相对应。实现电子档案管理系统的高质量性能，加强各方面的网络系统建设，突出其特点和优势，实现档案信息的快速传输和资源共享，通过设置防火墙或设计不同的网络安全来保证信息传输的安全性。