档案数字化建设在档案管理中的应用

廖 瑜

（深圳市深圳河湾流域管理中心，广东 深圳 518000）

目前，我国高度重视从各个公司到各个组织的文件管理，文件管理是基本管理任务之一。它的角色每分钟都很清晰，文件管理可以在公司发展和决策中提供足够的作用，信息和科学依据。数字技术是一种网络信息技术，使用数字技术，可以提高存档管理的效率。数字化建设可以集成一些有价值的信息和数据，并创建对统计信息和数据的分析，以方便收集，查看和提取档案。数字化技术具有强大的数据统计分析功能和强大的数据传输功能，有助于实现资源共享，将数字化技术应用于档案管理是时代的选择。

1 档案数字化管理的必要性

在档案管理过程中，公司应吸收现代管理科学的系统方法，以系统的眼光控制全局，并使用现代科学合理的方法。引进国内外先进的管理设备和相应的管理技术，可以充分展示与档案管理相关的人力积极性，提高创造力和创造力，有助于改变档案管理得模式，将传统的管理方式转变为更加现代、科学的管理方式，加快档案管理的系统化和数字化，实现智能化管理。与传统的管理方法相比，数字档案管理具有巨大的优势。首先，它比传统档案存储占用更少的空间，可以存储更多的信息。其次，存储非常方便，并且拥有现有的管理方法无法实现的存储和检索速度。另外，由于数字化得保存方法，档案的保密能力很强。所有这些优点导致数字档案管理方法比传统的管理方法更适合现代档案管理的实际应用需求，并将大大提高档案管理的效率。在当今世界，随着技术的进步和电子产品的普及，将纸质档案转换为电子档案来进行保存和管理的应用是必然趋势。

2 档案数字化管理的重要意义

1）档案数字化是提高档案管理效率的有效方法。面对新时代计算机技术进步的影响，档案管理同样需要提高效率。档案管理人员应阐明档案管理的目标并加强学习，学习现代科学技术，提高业务技能。若想提高档案管理效率，数字技术是重要技能之一。为了将数字技术应用于档案管理，有必要进行档案管理的现代化和信息化建设。要构建数字档案管理系统，需要大量的专业技术人员，并且需要构建一个基于信息的档案管理平台。而档案的收集，验证，扫描，转换，链接，检索，数据库的建立和备份必须依靠数字技术。

2）档案数字化有助于改善档案管理状态。档案的主要功能是记录真实的历史数据，是为处理各种任务提供科学依据。为了提供可靠的信息和证书，所有国家/地区都必须重视档案与档案之间的联系，并利用档案的价值。但是，一些企业和机构应该更加重视档案管理，而一些员工却没有意识到档案管理的重要价值，因此，加强数字技术在档案管理中的应用将改善档案管理的状况。管理员不仅要注意档案资料的保护和存储，还要科学管理，充分重视档案资料的价值，强调信息化和数字化的重要性。重要的作用是实现资源共享，促进部分档案的开放管理，实现高效的信息收集和处理，做好档案编目，数据库配置，搜索和筛选工作，提高档案管理效率。

3 档案数字化的技术保障

文件信息技术的技术支持近年来，软件技术发展迅速，国内系统体系结构变得越来越人性化，并且是使用流行的JAVA和WebService编程技术在业界成熟的J2EE体系结构平台中实现的。优点是它支持分层体系结构，并提供了一个统一的环境来集成和访问各种组件。前端性能简单方便，并且在有网络的情况下，可以通过浏览器实现文件信息输入，收集，管理和查询功能，并且用户无需安装和维护。档案信息是多种多样的，并且需要强大的服务器支持功能，包括可以很好地支持软件的操作系统，数据库和应用程序服务器。支持UNIX和LINUX操作系统需要常用的工具，并且Oracle大型数据库和非关系数据库可以相互共存。支持各种类型的存储文件，支持越来越多的文件类型，并且可以支持PB级数据存储。应用程序服务器中有各种应用程序服务器，例如Weblogic和Tomcat。在部署方面，存储，数据逻辑层和业务层彼此分离以平衡负载，并且系统部署灵活而通用。基于J2EE架构支持插件开发，并且可以自定义新需求以满足新的业务需求。

4 将数字化建设应用于现代档案管理时需要注意的问题

1）建立和完善相关的管理系统。在使用数字化档案技术管理现代档案的过程中，有必要建立和完善相关的档案信息管理系统。在原有系统的基础上，通过不断的改进和完善，相应的管理系统不仅更加科学，合理，有效，而且对于文件管理的长远发展，确保管理规范化也非常有用。在收集文件信息时，有必要确保信息的及时性和完整性，在其他管理链接中，必须及时处理相关文件信息。为了确保文件信息的安全性和准确性，对文件信息进行了补充和更新，并将相关的管理系统应用于实际工作。

2）提高安全意识，确保文件信息安全。在管理档案信息的过程中，有必要确保信息的安全性，特别是重要文件和资料的安全性，严格定义档案信息的机密性级别，并通过计算机技术的加密功能确保数据库中其他数据的安全性。加密设置在各个级别完成。此外，还需要安装档案管理系统的防病毒软件，入侵检测和漏洞扫描以及防火墙设置，并且必须通过实时监控不时地确定系统的安全性。如果发现问题，则必须及时采取应对措施，制定计划以确保整个文件管理系统的安全运行。

5 将数字技术应用于文件管理的措施

1）数字档案管理系统的构建必须依靠先进的数字技术和应用系统。数字技术具有相对强大的功能，档案管理实际上是管理需要合并档案的数据情况，建立数字档案管理系统，对档案数据进行很好的集成和处理，保持档案管理的效率。要做到这些需要增加对档案管理数字化的投资，并购买复印所需的扫描仪。精通搜索和分类档案和材料，以强调档案和材料的价值。

2）搭建云计算信息处理平台进行档案管理。数字技术和云计算技术是相似的。云计算技术的应用也值得注意。计算技术主要基于使用网络技术并使用搜索引擎来获取大量信息和数据的用户的操作说明。数字技术和云计算技术都使用虚拟语言在一定程度上进行了网络虚拟化，用来向用户呈现已存档的资料。档案管理需要构建云计算平台来实现档案数据共享，构建云平台可以及时更新信息，实现数据的快速共享和分发，提高档案管理的便利性。

6 结束语

数字档案技术在现代档案管理中的应用已成为一种趋势，不仅有效地提高了档案管理的效率，而且还完全节省了相关的人力和财力投资，并为档案管理的长期发展做出了贡献，提供了有效的支持。因此，需要不断探索和研究计算机技术如何在档案管理中发挥更好的作用，还需要不断创新和改进相关解决方案，为档案管理和企业管理的现代化做出更多贡献。