数字档案资源建设在国家信息化体系中的地位和作用

赵慧娟

（广饶县档案馆，山东 东营 257300）

在新时代背景下，实施数字档案资源信息化建设是必然发展趋势，采取何种方式把数字档案在信息化建设期间的作用体现出来，并且采取新型数字档案管理方式解决传统档案中存在的各项问题，明确重要性是面临的首要问题。

1 数字档案资源建设在国家信息化体系中的地位和作用

自从进入了信息化时代以后，各个领域内逐渐加大了对现代科学技术的应用，在开展档案信息化建设工作期间，数字档案的选择是最为关键的一方面，其是实现档案信息化管理的必然流程，在国家信息化体系内应用数字档案资源，有利于增强档案的规范性和合理性。针对企业而言，伴随着员工流动性的增加，档案堆积数量增多，当应用企业档案信息化管理技术的话，能够处于较短时间段内探究实际情况，提升工作效率。再者以医院举例说明，保证病人资料的完善性是特别重要的，一般情况下，相关人员进行存档保存，可是越来越多的病例将使得医院档案管理部门的工作量随之增加，以往传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有借助计算机网络下的数字方案系统才可以解决各项问题。而且，数字档案资源建设在国家信息化体系中产生的作用还远远不止这些，档案技术推动了人类档案的历史发展，从一方面来讲，记录过去事件，另外一方面，则是对于未来事件的启发。所以，在档案信息化资源建设期间，采取何种方式来提升档案信息的准确性和有效性是非常关键的。数字档案资源的实施为后期工作提供了便利，由于是高科技类型的产物，所以能够实现所有档案的及时管理以及更新效果，和以往实体档案相比较来看，数字档案在准确性方面产生的准确性更高。最后，数字档案在国家信息化体系中还有一项非常明显的优势，那就是有着特别高的安全性，这一点是非常重要的。虽然之前的纸质方案流传时间特别高，可是安全性方面较低一些，没有数字档案高，这是因为数字档案能够应用各项高科技技术加密文档，所以和纸质文档比较看出，数字档案的优势非常高。

2 国家档案数字资源体系建设期间存在问题的分析

2.1 没有制定完善的管理体系

从国家层面上进行分析，没有制定相应的档案数字资源体系建设档案，国家档案具备不可再生以及稀缺性特征，当建设档案数字资源体系以及开发数字化的过程中，离不开制度的保障。结合目前情况看出，我国各级档案馆开放档案方式等均统一规定了档案的保存和开放问题，并且也没有详细说明档案数字化资源建设现象，管理体系不完善现象在国家档案数字化以及历史档案馆建设期间逐渐体现了出来，因为各部门没有统一规划档案数字化、标准不规范和档案的得不到良好的保护，因此增加了国家档案数字资源建设的难度，档案保护问题也得不到良好的解决。所以，从面向服务方面进行考虑，遵循前端控制基本原则，在制定档案数字化资源体系的过程中以不同类型的档案、载体类型为主，设置数字化标准。

2.2 档案管理系统建设标准缺少

国家档案有着还原历史事实的功能，因为年代久远，载体和内容以及形式上都有着一定的特殊性。当前阶段，大部分档案均是纸质载体的传统档案，因为语言文字变化，因此使得档案内容得不到有效的识别，档案处于载体、内容和形式等方面上也要求档案管理系统具备相应的特殊性。当标准缺失以后，国家档案管理面临着一定的难度，并且不利于开发和利用档案。由于缺少统一的功能需求标准，国家档案管理系统升级进和扩展成为面临的首要难题。不同系统内规定的数据类型和接口也不一样，所以国家档案管理系统的数据迁徙、备份过程等无法实现各项系统的全面兼容。

3 数字档案资源建设在国家信息化体系中的应用策略

3.1 调配档案信息网和相关的信息资源

网络化存取是数字档案馆中最为明显的一种表现，该项表现说明了网络有着一定的依附性，对内的业务组织和对外的信息化服务等均立足于网计通连。其中，分布式海量数据库群使得信息源具备多层次和多角度，这从一定程度上说明了数字档案馆资源建设和优化并不是单个档案馆可以完成的，仅仅依靠档案信息网联网是不行的，还需要各方面的相互配合，在完善信息内容的基础上重视资源建设。

3.2 加强档案信息的安全保密性

在档案信息化工作开展期间，确保档案信息的安全性是非常重要的一方面，当没有结合实际情况制定安全防范措施的话，那么档案信息工作将难以正常开展。首先，就需要制定健全的档案信息安全体系，以层次分明的信息利用机制和权限设置为主，确保信息得到安全运输。并且还应当引进防火墙技术，这是因为网络病毒和黑客入侵以后会导致信息受到影响。所以，必须在数字档案资源建设大力应用防火墙技术，将病毒和黑客进行阻隔，以此维护档案信息的安全性。

3.3 建立管理体系和立法

结合发达国家的相关经验可以看出，采取立法方式管理文件，能够将电子文件和电子档案的法律地位等位置有效解决。当前阶段，我国法制建设得到了良好发展，不过档案工作方面有关于立法运行情况相对滞后一些。国际中普遍采取的一种做法是对文件生成期间处于法律框架内加以规范，使文件从生成到生成以后均依照法律要求加以管理，监督文件整体环节，从文件管理的大系统入手，采取批量或者是完整的集合处理方式来保障电子文件的真实性以及完善性，从根本上避免对单份电子文件应用管理措施和合法性判断以及识别漏洞等造成的问题。有的国际标准也将该项思想理念全面体现了出来，我国正在积极主动参与到国际标准制定和有关课题研究方面，以此加快法律体系的建设速度。目前存在的问题表现为我国和法制建设较发达区域相比较看出，管理体系差别明显，立法工作滞后，直接应用标准的话不符合实际情况，这就要求积极面对现实，尽可能促使档案信息化标准和我国国际标准相符合。在原则方面，面向计算机和网络技术的标准以国家标准为主，总之，应当减少档案自定标准的数量，落实标准体系，以此达到和国家信息系统相互兼容的目的，防止产生档案信息孤岛现象。

3.4 增强规范性

标准和规范是开展国家数字档案信息资源建设的关键，面对于复杂的数字资源类型，我国对数字资源共享要求和技术以及设备等都需要结合实际内容进行全面调查，形成数字档案信息资源建设标准体系，逐渐落实各项规范标准，以此确保数字资源内容被长期保存，安全应用，有效管理以及数据交换，最终实现资源共享的目标。

4 结语

在国家数字档案信息资源建设期间，人员是一项重要的保障，数字档案信息资源建设中必须遵循以人为本的基本理念，将复合型人才当成一项重点，加快档案信息资源管理人才队伍的建设力度，提升人员技能，并且还需要制定各项措施，比如加强档案信息的安全保密性，建立管理体系和立法，以此解决各项问题，确保档案的完善性和准确性。