对国有企业档案管理信息化建设的几点探讨

2020-02-25李济红

卷宗 2020年30期

李济红

（北京建工资源公司，北京 100000）

1 国有企业档案信息化建设现状

国有企业档案记录着国有企业发展过程中的重要信息，包括重大科研项目，科技成果，国企发展历史，国企项目投资等，同时，国企会计档案中的相关信息，能够为企业经营发展提供数据支撑，更好帮助国企管理层制定战略决策。科学技术推动下，传统档案管理已经难以满足现代化发展需求，尤其在大数据时代，各种数据铺天盖地，只有借助信息化技术才能实现档案管理水平的全面提升。对此，国家加快了档案管理信息化建设力度，通过宏观政策调控来推进国企信息化档案建设力度。

2017年12月，国家档案管理局根据国家档案管理信息化建设需求，分别颁发了《电子档案管理系统基本功能规定》、《档案行业网络与信息安全信息通报工作规范》，前者对电子档案管理系统建设作出了具体规定，明确了电子档案接收、管理、利用、鉴定与处置等方面的内容，要求国有企业在档案信息化建设中必须要遵循这一规定；后者则主要规定了电子档案信息化管理安全方面的内容，以此强化国有企业信息化建设当中的安全管理问题。2020年6月，在我国召开的第十三届全国人大十九次常务会议中审议通过了《中华人民共和国档案法》的修订决议，并决定在2021年1月开始实施，修订后的档案管理法中提出要进一步加强国家档案管理工作力度，推进信息化建设水平，通过档案管理体系构建为国家治理能力、治理体系的现代化建设提供参考依据。档案管理法第十一条提出，国有企业等事业单位，要加强人才队伍建设，提升档案管理人员的信息化水平，更好为国家经济发展提供数据支撑。第十九条中提出，国有企业及相关组织要不断提升档案利用效率，积极引进先进的管理技术，确保档案信息安全。《中华人民共和国档案法》第五章则详细列举了档案信息化建设的相关内容，为国有企业档案信息化建设提供了法律依据。

2 国有企业档案信息化建设中存在的问题

尽管国家在政策制度等方面为国有企业档案信息化建设提供了建设依据，但这些政策宏观性较强，可操作性有限，因此，国有企业在档案信息化建设中还存在诸多不足。

2.1 信息化水平低，高层重视度有限

国有企业作为国家经济的支撑，在社会主义市场经济建设中肩负着重要使命，国家诸多改革措施和经济决策多数是以国有企业作为试点推进的，在国务院此次颁布的《中华人民共和国档案管理法》中，国有企业同样需要全面贯彻档案管理政策方针，积极推进国有企业档案信息化建设。目前，国有企业已经初步构建了对应的档案管理信息化体系，拥有对应的档案信息化设备和平台，能够完成基本的档案信息化数据处理等工作，但整体而言，国有企业档案信息化水平相对较低，现有档案管理水平依然难以满足大数据时代的信息处理需求，更无法有效实现信息数据价值的深度挖掘。之所以出现这种情况，与高层领导的重视度密切相关，在国企发展中，高层领导往往将经营效益放在首位，对档案管理信息化认识不足，没有意识到档案管理信息化对国有企业长远发展所带来的价值和作用，这就导致在资金、政策、人员等方面的投入力度有限，造成档案信息化水平不高。

2.2 档案管理信息化机制不健全，管理模式滞后

完善的信息化管理机制是国有企业档案管理信息化建设的基础保障，健全的管理机制能够为信息化管理的各项工作提供参考依据。目前，国有企业档案管理机制依然以传统档案管理机制为主，管理模式缺乏创新，数据存储、搜集依然是信息化档案管理的重心，并未充分利用信息化技术来提升档案管理信息的利用价值，造成了档案管理信息的极大闲置、浪费。档案管理信息化机制涉及内容较多，包括安全管理机制、信息搜集存储机制、数据共享机制等。

2.3 档案信管理存在隐患，安全风险较大

网络信息化时代，安全管理尤为重要，尤其是在档案信息化建设当中必须要注重档案信息化安全管理工作，避免档案信息的泄露和遗失。目前，国有企业档案信息化安全管理工作还存在诸多不足，档案信息化安全管理存在一定隐患，这对国有企业档案管理的可持续发展是非常不利的。首先，缺乏信息安全风险预警体系，在信息安全管理方面无法对潜在风险隐患进行及时有效的识别，通常是在风险发生后很久才能够确定原因，这个时候所产生的损失是难以有效弥补的；其次，安全风险防范意识较低，国有企业档案信息化中往往缺乏专业的信息化安全管理人员，或者安全管理人员安全管理意识淡薄，没有深刻意识到档案信息安全管理的重要性，安全管理工作过于疏忽。再次，安全管理方面的投入力度有限，在安全管理设备、人才培育方面均存在不足，没有定期对档案信息管理系统进行升级优化。

2.4 档案信息共享水平有限，利用率低

档案信息化建设的根本目的是提高档案信息的搜集、整理水平，发挥档案信息的价值，更好满足使用主体的档案数据查阅需求。国有企业在档案信息化建设方面，并未实现数据信息的充分利用，档案信息数据共享水平较低。之所以出现这种问题，主要原因为：首先，国企管理主体并未意识到档案数据的价值性，不注重档案信息价值的宣传推广，基层部门并未积极参与到档案数据的开发和挖掘当中；其次，共享平台水平有限，国企内部信息共享程度低，难以通过现有共享平台满足企业内部不同部门以及相关主体的需求。再次，现有档案信息价值较低，无法有效保障数据的质量好价值，这就导致档案信息利用水平进一步降低。

3 国有企业档案信息化建设的对策

3.1 加大信息化建设投入力度，增强档案管理意识

针对国有企业信息化水平较低问题，可以从这几方面予以解决：首先，提升高层对档案管理信息化建设的重视度，建立奖罚体系和责任追究机制，切实增强高层管理对档案信息化建设的重视度，使其意识到档案管理对企业发展的重要性；其次，加强档案信息化方面的资金投入流动，不断完善档案信息化建设的硬件设备，对现有计算机设备进行更新优化，完善局域网建设，为国有企业档案信息化建设提供良好的环境；再次，加强国有企业档案信息化人才方面的投入力度，提高人才核心素养，调动他们在档案信息化建设中的参与积极性，实现档案管理水平的全面提升。

3.2 完善管理机制，创新管理模式

在国有企业档案管理信息化建设中，需要对现有管理机制进行不断优化，通过管理模式的创新来提升档案信息化管理水平。其一，在国家档案管理制度的基础上，遵循档案信息化建设的基本要求，结合国有企业自身情况，确定对应的信息化建设机制，根据机制有效保障各项工作的顺利落实；其二，完善人才培训机制，通过信息化人才培育，为国有企业提供档案信息化建筑的充裕人才，一方面，要利用国有企业的福利待遇优势，不断吸纳高素质的档案信息化管理人才参与到企业档案信息化建设当中，以提升团队的整体素质；另一方面，注重档案管理人员的培训，根据档案信息化建设的需求，结合档案管理人员的现状，制定与之对应的培训方案，同时要完善培训考核机制，通过培训能够切实达到提升档案管理人员核心素养的目标。其三，创新管理模式，加快国有企业智能化、自动化档案信息管理设备的投入力度，同时，引进先进管理理念，实现管理模式创新。

3.3 构建安全预警机制，确保档案信息安全

档案信息化建设虽然能够提高档案管理的使用效率，但同时受网络自身特征的影响，存在较大的安全隐患，一旦安全管理工作不到位，就会造成档案信息数据的泄露，给企业发展带来严重危害。针对档案信息化安全问题，可以从这些方面入手予以处理：首先，建立档案风险预警机制。加强平台安全系统建设，利用网络安全预警设备来实现对数据搜集、利用有效监控，对于存在的安全隐患进行及时处理；其次，完善监督管理机制。监督管理水平高低关系着档案信息利用的安全性。一方面，要加强人员管理，确保档案管理信息化人员能够严格按照流程进行档案的搜集、存储、共享，避免由于人为原因引发的风险；另一方面，建立责任追究机制，落实档案使用人员、管理人员的具体职责，对于故意泄露档案信息的行为主体进行严肃处理，切实保障国有企业档案信息安全。

3.4 构建信息共享平台，深挖档案信息价值

国有企业档案信息化建设的根本目的在于实现信息的充分利用，提高信息共享力度，深挖档案信息价值，更好为国有企业经营决策提供数据支撑。首先，加强内部档案信息化共享平台的构建，加强部门之间的信息共享，更好满足国有企业各个部门的发展需求；其次，提升档案信息管理平台服务水平，根据档案信息化用户需求制定对应的服务策略，并开展个性化服务，更好满足国企合作伙伴以及投资主体在数据方面的需求，实现国有企业自身品质、形象的提升。