探究当前我国行政执法档案管理工作中存在的问题与解决措施

2020-02-25张会

卷宗 2020年30期

张会

（承德市市场监督管理局，河北承德 067000）

行政执法档案涉及的内容繁多，因此管理难度较大，过往由于人为因素、管理漏洞、技术问题等的限制，造成了一些问题的出现，给行政执法工作带来了一些不利的影响。行政执法档案既是行政执法过程的记录和还原，也是后续进行行政复议、诉讼、赔偿申请等的依据，其具有非常高的价值。针对行政执法档案管理工作中存在的问题，需要提出针对性的解决措施，切实提高行政执法档案管理的水平。

1 当前我国行政执法档案管理工作中存在的问题

1.1 行政执法档案管理的规范化程度不足

我国传统的行政执法档案管理主要以人力管理为主，但这种管理方式在实际的操作中容易出现错漏，随着时代的快速发展，信息技术的普及改变了传统的行政执法档案管理模式，但是由于我国的行政执法档案信息化管理尚处于初级阶段，传统管理模式和信息化管理模式还在过渡的过程中，造成了一些问题的发生。一方面，传统模式与信息化管理模式的衔接不充分，造成了在行政执法档案管理中的一些不规范操作，如人为的对档案进行修改、档案归档不齐全、档案调取手续不全等，给行政执法档案管理工作埋下了一些安全隐患[1]；另一方面，在实际的档案管理工作中，一些工作人员本身责任心不强，在行政执法档案的记录、归档和存取过程中存在着一些失职行为，造成了档案遗失、档案不全等问题，也给行政执法工作的开展带来了不利影响。

1.2 行政执法档案的移交和归档程序混乱

行政执法档案管理工作是一项专业化程度比较高的工作，需要按照严格的规章制度和操作流程，对行政执法档案的记录、移交、归档和调取过程进行规范的操作和严格的管理，以更好的配合行政执法工作的开展。但是目前，由于行政执法档案管理的信息化建设程度参差不齐，一些地区又受到条件限制缺乏专业的人员和手段，导致在行政执法档案的移交和归档环节错漏频发，如行政执法档案归档错误；档案文件的标注不规范；档案移交记录不完善等，这些问题的发生增加了档案调取查阅的难度，影响了行政执法工作的整体水平。

1.3 行政执法档案的管理标准不统一

在我国当前的行政执法档案管理工作中，档案管理标准不统一的现象主要体现两个方面，一方面是行政执法档案排列方式的不统一，造成了档案管理上的混乱；另一方面是档案装订方式的不统一，一些单位使用盒装的方式进行装订，一些单位则使用卷组的方式进行装订[2]。这些问题的发生反映了档案管理部门对现行的行政执法档案管理制度和《档案法》执行的不到位，各自为政的档案管理方式增加了行政执法档案在后期查阅使用上的难度。

1.4 行政执法档案管理人员业务水平不足

行政执法档案的管理是一项专业化程度较高的工作，且需要档案管理人员具有极高的责任心，本着认真负责的态度细致的对待本职工作，才能尽可能减少人力操作中的错漏。但是各地区由于发展水平的差异，在行政执法档案管理工作中也存在着很大的差距，一些地区缺乏专业的档案管理人才，还有一些工作人员责任心缺失，在本职工作中不够耐心细致，不能充分认识到档案管理工作对于开展行政执法的重要作用，也制约了行政执法档案管理工作的开展。

2 提升我国行政执法档案管理工作水平的措施

2.1 提升行政执法档案的管理水平

要保障行政执法档案管理工作的开展能够跟上时代的发展和行政执法工作的需求，就需要与时俱进不断提升当前行政执法档案管理的水平。一方面，各地应加强对行政执法档案管理工作的重视，档案管理对整个行政执法工作具有非常宝贵的借鉴和指导意义，同时也是开展后期相关工作的依据，更是提升我国行政执法水平的保障。因此各地行政执法部门应当正视档案管理工作的重要性，组织相关人员展开对《档案法》的深入学习，定期组织关于档案管理技能提升的培训、讲座和活动，从思想上强化对档案管理工作的认识[3]；另一方面，加大对行政执法档案管理工作的人力、物力、财力投入，补充专业的档案管理人才，引进先进的信息化管理工具，完善现有的行政执法档案管理制度和流程，提升档案管理的整体水平。

2.2 完善行政执法档案移交和归档的流程

在现有的行政执法档案管理工作中，存在着大量的档案归类混乱，档案记录不完善，档案内容不齐全等问题，针对这些问题，需要依据行政执法档案的具体内容和特点，对各类文件资料进行分类和整体，确保行政执法档案的组卷合理，档案内的文件齐全、排列规范清晰，档案案卷标题完善明了，档案保管期限准确，档案装订方式一致且美观实用，通过按照一套完善的档案管理制度和统一的标准开展档单管理工作，确保档案移交和归档的规范化，为后期的调取查阅提供便利。

2.3 提高行政执法档案管理的信息化水平

随着信息技术的快速发展，我国行政执法档案管理工作也应逐步从传统的人力模式向信息化和自动化的方向进行过渡，重视行政执法档案管理的信息化建设，开发与应用适合的档案管理系统，实现对行政执法档案的信息采集、整理、分类、查询、检索等功能，提升工作人员的信息化管理水平，可以熟练利用信息化管理平台实现行政执法档案的在线调取、传送、归档、审查等功能，借助行政执法档案管理的信息化建设，提升档案管理的效率，减少错漏的发生[4]。

2.4 加强对行政执法档案管理人员的培育

行政执法档案管理工作的专业化要求高，且需要工作人员具备高度的耐心和责任心，并且随着行政执法档案管理工作的信息化建设，更需要工作人员具备良好的信息素养，能够熟练的掌握各类信息化档案管理工具的操作。因此，相关的执法部门应加强对行政执法档案管理人员的培育，定期开展相关的培训活动，学习先进的档案管理知识；强调档案管理工作对行政执法和法治社会建设的重要性，加强档案管理人员的责任意识；加强管理力度，奖惩分明，为优秀的档案管理人员提供良好的晋升和发展渠道，吸纳更多专业人才的加入，共同将行政执法档案管理系统建设的更加完善。