试论如何做好档案保密管理与利用工作

张 超

（南京市规划和自然资源局江宁分局，江苏 南京 211100）

1 引言

档案保密管理是档案管理部门的重要工作任务，档案资料涉及单位管理运行的各个环节，是对单位业务活动和管理工作的直观呈现，需要保障档案的安全管理和利用，处理好保密管理和资源利用的关系，是推动档案管理水平提升的重要基础，对单位发展起到有效的推动作用。

2 档案管理人员的主要职责

档案工作人员需要对单位管理运行中产生的资料信息进行全面的收集，并严格按照档案管理制度对资料整理排序，进行妥善保管，并提供相应的利用服务，为档案使用者提供查询调用等服务，为单位管理决策的制定和执行提供有效的数据支持和依据[1]。在管理活动中，工作人员需要对档案资料进行严格的审核，保证资料的真实有效，单位在管理运行中产生的资料信息相对具有较强的保密性，需要工作人员对档案保密等级进行科学的评定，并结合单位实际发展和相关政策，对相关保密范围、年限等进行动态化的管理，做好解密工作，提升档案资料的安全性，防止资料数据的损坏或泄露。档案资源的科学利用作为单位管理运行的重要基础，需要工作人员结合档案资料实际情况和单位发展需求，对利用环节进行科学优化，提升服务质量，推动档案价值的高效实现[2]。

3 正确处理档案保密与利用的关系

档案保密与档案资源的科学利用是保证管理工作的重要任务，对推动单位业务工作的开展和管理制度的高效落实提供基础保障，而保密工作与利用环节存在一定的对立性，需要管理部门有效处理两者间的关系，在保证保密工作高效推进的同时，在保密规范的指导下，进行档案利用工作的科学开展，提升档案利用效率，在利用过程中切实保障资料安全，对利用过程进行全面监管，保证保密制度的高效落实，推动档案价值的高效实现。同时保密管理能够为利用工作提供有效的制度保障，对利用过程进行有效的规范，防止保密资料的泄露，提升档案管理水平[3]。

4 做好档案保密管理与利用工作的有效策略

1）优化档案管理思路。档案保密与利用工作的高效开展，需要充分结合单位管理运行和档案工作实际，对档案管理模式进行科学优化，转变传统的管理思路，对档案资源的利用环节形成有效的重视，有效把握保密与利用间的平衡，保证保密规范的高效执行，实现对资料信息的高效管理。要优化保密等级设置，建设动态化的保密管理体系，结合相关政策方针和社会环境的变化，对档案保密级别进行及时的调整，并针对具体的保密等级制定相应的利用规范，为使用者设置相应的权限，为利用环节进行有效的规范，在提升利用效率的基础上保证资料安全。同时要积极学习先进的保密措施，对档案保密工作进行科学优化，要加强与使用部门和人员的沟通交流，实现对利用环节的有效反馈，对保密和利用工作进行针对性的调整，提升档案管理 水平[4]。

2）完善管理制度。管理部门要结合保密和利用工作实际，对管理制度进行科学优化，为档案工作的开展提供有效的制度保障，对工作流程进行科学的规范，有效降低因管理漏洞造成的泄密风险。要健全监管机制，实现对档案管理活动的全面监督，有效发现管理活动中存在的问题和不足，并针对具体的保密风险设置相应的处理措施，提升管理活动的安全性，保证保密资料安全。管理人员要加强对利用环节的管理力度，对利用过程进行全面的记录，对使用者的权限进行严格验证，并对资料的流转过程进行全面监控，对保密等级较高的资料要建设相应的利用环境，防止档案流转过程造成的资料泄露[5]。

3）创新管理模式。随着单位业务范围的不断拓宽，传统的管理模式已经不能适应档案保密和利用工作的需求，虽然信息设备在档案工作中得到广泛的运用，已经能够利用信息设备进行相关的档案管理工作，但是当前的信息化水平相对不足，不能形成较好的管理效果。这就要求管理部门要提升创新意识，构建信息化管理体系，为保密和利用工作的高效开展提供有效支持。信息设备的科学运用，能够实现纸质资料的数字形式转变，通过专业的加密技术进行相关资料的加密，提升保密效果。要利用先进信息技术，对保密资料进行深入分析，按照相应的保密等级建设相应的资料数据库，有效提升管理活动的智能化水平，减少人为因素的干预，提升保密资料的安全性。要建设完善的信息化管理平台，实现对管理流程的高效整合，对档案管理和利用活动进行全面的覆盖，并对管理流程进行详细记录，对相关操作的安全性进行有效的分析，及时发现管理和利用活动中存在的安全风险，对发现的问题进行及时的解决，提升档案管理的有效性。

4）优化利用环节。档案资源的利用环节是影响保密管理效果的关键环节，管理部门要对档案利用环节进行科学优化，在保证保密档案安全的前提下，提升利用水平，推动档案服务质量的增强。要结合单位实际情况和保密规范，为相关的使用部门和人员制定相应的权限标准，在利用环节中对具体使用人员进行严格的身份识别和权限验证，并对其借阅、调用等行为进行全面监管，防止越权行为的出现，保证档案安全。同时要利用信息技术手段对利用环节进行调整，根据使用者具体情况制定相应的检索权限，对利用过程进行有效的规范。要加强对远程利用活动的监管力度，强化网络安全防护措施，保证网络环境的安全，有效杜绝网络安全威胁对保密资料的入侵，提升保密效果。

5）强化队伍建设。档案保密和利用工作具有较强的专业性，对管理人员的专业素养要求较高，管理部门要积极引进保密管理和信息技术人才，充实管理队伍，提升管理水平。要完善培训机制，结合保密和利用工作中存在的具体问题，制定针对性的培训策略，提升管理人员的素质能力水平。要加强对工作人员的思想教育，提升其保密意识。要完善考核机制，对保密和利用工作成效进行公正客观的考评，形成准确的考核结果，与激励措施进行有效结合，提升管理人员的工作积极性和责任心。

5 结语

档案保密和利用是档案工作的重要内容，是提升档案管理质量和服务水平的重要基础，管理部门要结合单位档案工作实际，转变传统的管理思路，正确处理保密与利用间的关系，提升主动创新意识，优化管理模式，合理利用信息技术优势，构建完善的管理体系，建设长效保密机制，优化档案资源利用环节，切实保证保密资料安全，提升档案利用水平。