企业人事档案管理与人力资源创新发展探究

宋广影

（黑龙江省交投高速公路运营管理有限公司大齐分公司，黑龙江 大庆 163316）

企业人事档案是人事部门全面考察与使用人才的重要依据，在企业发展中发挥着重要作用。加强人事档案管理对发挥组织内人力资源的效力、实现人力资源的合理配置、规范化预测人力资源需求等有着积极意义。以此在人事档案管理工作上，应当加强思想观念与管理方式等方面的创新，切实规避档案管理存在的内容不全与技术滞后等问题，以延伸与加强人事档案管理的功能。

1 转变信息服务理念

在人事档案管理的创新进程中，应当加强对用人机制的转变，相对于眼前利益，更应当注重长远发展，贯彻落实以人为本的管理理念。人事档案管理是人力资源管理在选人与用人的重要途径，更是知识管理的基础。因此应当积极转变被动的服务模式，不断强化服务意识，主动为人力资源管理提供信息服务，推动人事档案管理工作转型的同时，为人力资源开发提供有效服务，切实提高企业的人力资源管理水平。

2 加强各部门沟通合作

人事档案信息贯穿人力资源管理活动的全程，作为人事档案管理工作人员，应当及时向人力资源管理部门反馈各种信息，加强与人事部门的沟通交流。积极拓展人事档案的内容，增加能够反映出员工综合能力及素质等资料内容，与由权威部门认定的业绩考核资料，以及能够反映出个人专业能力与性格特征等个性化的材料，实现对员工发展的全方位评价。将人事档案管理工作对接办公系统，施以系统化管理。人力资源部门可以根据企业战略目标与人员档案信息，进一步完善人力资源长期发展规划，科学展开招聘与培训及考核等工作，促使员工发挥自身的价值，为企业创造更多的效益。人力资源管理工作应当加强与各部门工作的联系，将人力资源工作融入到各部门的管理工作中，避免出现人力资源管理与人事档案管理工作脱节的情况，综合各种信息建立完善的人事档案库，从而更好的为各部门业务展开提供服务[1]。

3 完善信息管理体系

在人事档案管理工作中，应当加强对员工信息的清查核对，剔除虚假的信息，拓展存档的范围，建立完善的人才数据库。派专人动态管理数据库，及时更新个人信息。尤其是针对专业技术人员与高管等重要的人员，应当确保其个人信息的详尽性。以往纸质性人事档案的信息内容相对较少，而电子档案信息的载体丰富，包括音像资料等，提高个人信息的真实性与拓展信息量的同时，加强现代信息技术的灵活运用，更利于信息管理体系的完善。人事档案管理部门是人力资源管理的重要参谋助手，除依靠人力外，还需使用新的技术手段，实现对员工档案信息的高效管理。利用现代科技扫描人事档案材料，实现人事档案电子化，规避以往存在的人为涂改及替换等信息造假行为，通过人事档案电子信息化管理，便于后续的档案保存与查阅。唯有加强档案设备配备与基础设施建设，才能转变档案管理工作模式，从而有效规避人才流动中的人档分离问题，以切实发挥人事档案管理的价值意义。

4 强化人事档案信息时效性

处于知识经济时代，企业之间的竞争逐步向人力资源竞争的局势转变。因此企业应当不断加强人事档案管理工作水平，根据企业与时代发展的要求，逐步缩短反馈信息收集与再利用的时间周期。将新产生的个人经历相关资料，及时补充到人事档案中来，切实强化人事档案信息的时效性。加强对人事档案的动态性与常态化及科学化管理，定期审查鉴定以往的人事档案资料，及时补充新的内容与更新人事档案信息，便于人力资源部门充分了解员工的实际情况。

5 优化人事代理制度的服务形式

随着企业人事档案管理工作地位的提升，衍生了大量新的人事档案管理方式模式，不断提高了企业人事档案管理水平，推动了企业现代化发展进程。如人事代理制度中人才租赁的服务形式，首先便于企业便捷用人，打破了传统人事关系与劳动关系的管理局面，实现了租赁单位用人与专业机构管人。其次随着高级专业人才兼职租赁业务的不断展开，对地区人才资源的社会共享起到了积极促进作用。同时可确保单位用人的准确性，有效规避用人风险。最后打破了传统编制限额的问题，更容易满足用人需求。从被派遣人员入手分析，首先对人事档案的劳动关系与人事关系的管理起到了保障作用，对业绩情况与培训及考核等工作档案方面的内容起到了完善作用，更利于劳动者合法权益的维护。其次不再续约派遣人员的人事关系，依旧由人事派遣服务机构代理，可提供代交社保与各种证明等人事代理服务。

6 丰富人事档案管理模式

传统人事档案管理模式过于封闭，对人事档案的封闭性管理，仅适用于本机构使用，使用范围相对狭窄。同时手工操作的难度大与规范性差，应当积极转变传统工作模式，加强现代化信息技术的引入力度，将纸质化个人档案资料输入到计算机的信息管理系统中，形成数据化与信息化的档案资料，通过电子档案的同时加强对档案信息的保护。人事档案的电子信息化管理，更利于实现资源共享，加强了档案管理部门与外界的人才信息交流，交流模式的开放性特征加强，更实现了文档与网络化及自动化的一体化。从传统的被动接受档案，向主动提供服务的态势转变。灵活利用现代信息技术建立人机结合的技术性管理系统，完善人事档案信息化管理的员工信息系统，实现人事档案管理手段科学化与理念现代化，从而加速人事档案管理工作的规范化进程[2]。

7 完善档案管理制度

尽快完善人事档案管理制度，规范收集与鉴别及录入等人事档案管理的工作流程，确保人事档案管理的标准化，强化人事档案工作的合法性与制度化。及时准确与完整的更新档案内容，主动收集与补充档案内容。尽快完善人事档案的分类系统，拓展系统的功能模块，便于人事档案管理工作有序展开。在完善人事档案内容时，应当围绕定量与定性结合，以及动静结合等原则进行[3]。

8 提高档案意识

引入高素质人才，采取多种培训方式，加强对人才的培训教育力度，提高人员的职业素养与业务能力水平。尤其是人事档案管理人员，应当积极掌握现代化的档案管理知识技能，满足更高的人事档案管理工作要求，得心应手处理档案管理工作。

9 总结

创新人力资源管理的工作模式，是提高企业市场竞争力与占据主体地位的有力手段。在企业人事档案管理上，应当加强服务理念与管理方式及人才培养方式等方面的创新，尽快摆脱传统档案管理工作中存在的人档分离与信息缺失、档案管理形式化等问题，以带动企业内部管理水平提升，有效规避外来的风险，推动企业健康发展。