新时期档案利用问题及对策研究

王 芳 车 娟

（山东省荣成市档案馆，山东 荣成 264300）

档案是文化的传承，是人类历史的真实记录，岁月的年轮赋予了档案价值。怎样让档案的价值得以充分体现，让档案从库房“走出来”，唤醒更多的人关心档案，利用档案，笔者认为这是所有档案人值得深思的问题。笔者想从以下几点浅述拙见。

1 加大管理力度，使各级档案完整归档

现实工作中，各级档案馆所接收的档案多数为党政机关、企事业单位的文书档案，而缺少一些与社会公众密切相关的其它档案。那么如何应对这种落后局面呢？我认为主要应从以下三个方面着手予以解决：

1）征收范围应进一步扩大。目前的征收范围不论是质还是量，因受各级档案馆条件的制约，已远远不能满足社会的需求。档案馆要制订相应措施，抓紧对上述档案的征集和管理，且征集的目标不能局限于党政机关、企事业单位，而应高瞻远瞩，面向全社会，利用报纸、电视台等新闻媒体发布征集广告，采取捐赠、寄存、购买等多种方式把有利用价值、能反映一定时期的社会风土人情、改革历程、经济面貌、地方文化特色的档案收入档案馆内予以收藏。特别是对那一些反映地方特色的活动记录入档，其内容直观、生动，可借鉴性极强，能服务于社会，利用率高，应该作为馆藏的重要内容。

2）抓好基层档案室的管理，做到征集完整无误。就目前的情况看，基层档案室是档案馆征集资料的重要来源。加强对基层档案室的管理和督导是每个档案馆的首要任务。首先是要完善责任追究制，严格按照档案法的有关规定，对档案破坏、遗失、散乱的单位和个人予以追究，能完善的争取完善，能挽回损失的要挽回损失，按规定完整归档。其次是抓好基层档案员的培训工作，这也是一项基础性的工作。不仅老档案员要予以培训，新档案员更要参加培训。知识的更新日新月异，档案知识尤其如此。如果不进行认真、扎实和系统的学习，档案工作与时代发展要求的差距就会越来越大。

3）适应时代新形势，在档案管理创新上下功夫。党的十九大明确提出一系列创新的观念，不仅适应于政治、经济、科学、文化、军事等各个领域，也是思想领域的核心问题。深刻领会这一观念，是做好档案管理工作的重要保证。档案管理工作的创新，必须坚持与时俱进，不断适应新形势的要求，不拘泥于固定的模式，要在国家法律法规允许的范围内实现管理模式的多元化，以满足新时期对基层档案管理的更高要求。文档一体管理是总的趋势，是全方位无范围限制的，是任何单位都应推行的管理模式，从法律法规、规章制度、管理标准、行政管理体制，组织机构、工作环节、原则程序和工作方式等方面加以改革；同时，利用成熟的文档一体化软件，使档案工作及时介入文件形成之始，并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理，以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

2 加强档案的编研工作，提高档案的利用率

档案的编研工作是衡量档案馆工作综合水平的重要指标，也是考核档案馆工作的重要指标，各级档案馆都把此项工作列入了年初计划和议事日程。传统的档案编研工作往往局限于搞几种资料的汇编、甚至拿几个部门出版的小册子应付上级主管部门的考核，效果不佳。从全国情况看，我国的档案研究学队伍主要由三部分组成：一是专门档案科研机构和科研人员；二是集教学和科研于一体的双重职能的高校档案专业教研室及其人员；三是各级档案学会及其广大档案工作者群众性的研究工作。从目前提高档案利用率的角度分析，现行的档案编研工作主要存在以下两个方面的问题。

1）档案编研人员的综合力量比较弱。从人员的构成看，真正从事档案学科的人员非常少，尤其是领导阶层，基本上以前不接触或很少接触档案学科，大多都是门外汉。要想在短时间内适应档案学的管理、研究、编研等工作是有很大难度的，对下级部门、科室的指导具有很大的盲目性。从工作人员的结构看，文化水平的档次参差不齐，有相当一部分对档案的认识仅是感性的，远没有上升到理性认识这一层面。

2）档案编研工作与实际利用方面脱节现象比较严重，已经影响到了现存档案的利用。一方面是高校的教学人员和科研人员，他们长期从事档案学理论研究，科学文化知识和理论修养都比较高，理论研究的成果也很多，但往往忽视理论对实践的指导作用，甚至就理论探讨理论，不注意与实践的结合，导致理论研究成果内容比较充实，实际却毫无用处。另一方面与此正好截然相反，大量从事基层档案工作的人员的群众性的研究工作，往往就问题研究问题，忽略了理论的升华。他们长期从事的是实实在在的基础性工作，科学文化水平、理论修养都不能与专门从事研究的人员相提并论。在这些研究成果当中，平铺直叙得多，揭示内涵得少；平淡无味得多，耐人寻味、给人启迪得少。很难对自己丰富的实践经验进行理论抽象和高度概括。三是有计划、有组织地进行一些重大课题的攻关不够。单个部门、单位的理论研究力量不够强，很难单独承担这一重任。

针对以上存在的问题，在实际工作中，笔者认为应从以下几个方面着手，重点解决档案编研工作中的问题。

1）创新理念，端正学风。古人讲：“文章合为时而著，歌诗合为事而作。”所谓“为时”、“为事”，就是要发时代之先声，在时代发展中有所作为。档案学作为一门独立的科学学科，首先要求真务实，不能搞虚假；其次要不断解放思想，开拓创新，与时俱进。李明华馆长在全国档案馆工作会议上讲：“把创新作为引领档案馆事业发展的第一动力，这是解决档案馆事业发展动力的核心。要从创新档案馆事业发展理念开始，让创新贯穿到档案馆工作的各个环节，让创新在档案馆工作中蔚然成风。”而要实现工作的创新，必须端正学风，把软约束和硬措施结合起来，推动形成崇尚精品、严谨治学、注重诚信、讲求责任的优良学风，营造风清气正、互学互鉴、积极向上的学术生态。

2）坚持理论与实践相结合。理论与实践是辩证的结合体。理论来源于实践又指导于实践。作为档案工作人员，首先要重视理论，掌握档案学的科学体系，学以致用。做到一切从实际出发，理论与实际完美结合；其次要反对本本主义，反对照抄照搬，做重复性的工作，费时费力费财而于人于工作无益。

3）加强馆与馆的交流与合作，使档案学的研究相互融洽、共同发展。不论条件如何，单个档案馆的馆藏量是有限的，馆内人员的知识面和知识水平也有局限性，这也从某一方面制约了档案学研究的发展。而进行馆与馆之间的交流与合作恰恰可以解决这一问题。一个学科的发展，既要反映本学科的研究成果，同时也要不断吸纳其它学科的研究成果。各档案馆之间，档案馆与室之间应打破条块分割的局面，相互交流编研成果，共同提高研究水平。同时，相互交流馆藏目录，使查阅者通过目录查阅各馆（室）所存档案资料的内容。当然，随着时代的进步，电子档案和网站上建立网页的应用，一种快捷方便的查阅方式应运而生。虽然它产生的时间短，下载的内容有一定局限性，但它毕竟是一种现代化的，全新的档案管理模式，相信它会有广阔的应用天地。

4）集中优势力量，聚焦档案学的重大课题攻关。科学的发展是有规可循的，档案学的发展同样遵循这些规律。任何一门科学都有它的基础理论。而基础理论的研究在很大程度上反映了一个学科的研究水平。同样，基础理论的研究和发展对档案学应用科学的研究和整个档案事业的发展又具有重要的推动作用。二者相互促进，互成一体。因此，档案学的一些重要课题就需要一些科研人员和有实践经验的人员协作加以研究，并且有计划、有组织地进行一些重大课题的攻关，以提高档案理论水平。当然，要发展和完善档案学，既要注重档案工作实践中的新经验，又要借鉴和吸纳档案学遗产以及外国档案学的精髓，做到优势互补。