X企业档案馆功能设计

钱 伟

（首都机场集团公司，北京 100621）

X企业成立以来，随着企业发展，各类档案数量激增，现馆藏量达到8万卷（件），管理水平已经跟不上业务的发展，迫切需要提升档案管理职能与水平。2012年，开始建设档案馆，为了完善企业档案管理机制，对部分国有企业档案馆进行了考察和学习。现将考察情况概括如下。

1 国有企业档案馆功能设置及基本情况调查

通过对X航股份公司档案馆、X电网档案馆、X勘查研究院档案馆、X机场集团公司进行考察调研，情况描述为：各企业均为集团型企业，下辖多个子公司，所建档案馆均为综合性档案馆，各档案馆馆藏规模在8万卷（件）～15万卷（件），馆内人员编制在9～18人，档案业务范围基本为：实体档案管理、电子档案管理、档案编研、图书管理、培训、展览展示等。

通过以上调研得出，大型企业档案库存达到一定的体量建设档案馆是可行的，要相应配备合理数量的工作人员，完善管理功能，适时开展如下几方面的业务：1）实体档案管理、利用功能。2）电子档案管理、利用功能。3）档案编研功能。4）以史育人，教育、展示功能。5）另外，馆藏量、档案类型、人员数量应达到合理的配比。

2 X企业档案管理现状

2.1 具体情况

1）管理幅度：管理成员企业和直属单位实体档案，约8万卷。2）档案类型：文书、基建、会计、声像、合同、房产、实物、资料等8类档案。3）工作内容：档案收集、保管、借阅、编研、培训、大事记、史志资料的收集、整编，档案系统建设、运行，设备维护等。4）人员配备：档案管理人员2人。

2.2 优势分析

1）制度健全，收集到的档案管理规范。2）文档一体化意识较强，库存档案基本数字化。3）设施设备配备齐全。

2.3 劣势分析

1）人员配备缺位，管理幅度过宽，造成管理职责不能有效履行。企业档案人员编制2人，承担着二十几个下属单位档案的管理，档案人员的大部分工作时间被档案收集、整理（各类档案整理规则各不相同）、借查阅、业务咨询等日常工作所占据，无力深入重要档案管理、档案编研等业务，给企业档案总体管理和基础建设工作带来了很大影响。另外，随着近几年企业建设项目的不断增多，档案部门的监督和管理工作滞后无力。2）员工档案意识淡薄，文件资料收集困难。企业所属各下属单位档案人员都是兼职人员，岗位变动相对频繁，档案专业知识和技能参差不齐，资料收集不齐全，使得大量有价值的资料未能收集归档，影响了企业公司档案的完整和提供利用。3）对下属单位档案工作监督、指导检查力度不够。

4）信息编研工作未能开展。X企业成长、发展、壮大的整个过程和经验成果未能得以充分展示，档案的利用价值没能充分体现。X企业成立20多年来，从最初的3000多名职工发展到现在的3万多人，从单一的民航业发展到现在多领域、多行业。所收集的约8万卷（件）的各类档案资料记录了企业的发展历程，至今尚无全面、系统记录企业机构、人员、改革、经营、管理和发展的年度性历史文献、汇编。5）人员年龄老化、计算机专业知识及技能人员缺乏，在档案信息系统管理、运行维护方面存在着效率不高、运行不畅等问题。

2.4 X企业档案业务提升及档案馆建设应从以下几方面入手

1）从馆藏体量与所开展的业务来看，建设档案馆是可行的，也是必要的。2）配备与业务量、馆藏相适应的专业技术人员，进行业务技能培训，提升档案收集等管理技能。3）加强档案信息化建设，做好档案资源共享，以更好的提供利用。4）加强档案文献的编写、研究、提炼、总编。5）以史明鉴，加强档案展示、宣传、教育功能。

3 对X企业档案馆设置规划

企业档案管理工作是企业管理工作的一部分。做好企业档案管理工作应不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理功能设置、管理途径和方法，更好的为企业发展提供服务。

3.1 档案馆的建设要求

1）档案馆硬件建设应遵循《档案馆建设标准》，统筹规划库房面积，合理布局，预留空间，以满足档案工作发展需要。（目前已设有：温湿调控、安全消防等库房系统）。2）档案馆各项业务工作应遵循国家和主管部门制定的有关档案工作相关标准和要求。

3.2 档案馆机构设置

1）成立X企业档案馆，公司办公室为档案馆的管理部门，档案馆履行集团公司档案管理职能。设置档案馆馆长1人，由办公室主任或副主任兼任；副馆长1人，全面负责档案馆工作。配备与馆藏量相匹配的相应数量的档案专业管理人员。

2）档案馆职责描述。A贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全企业档案管理规章制度。B统筹规划整个企业的档案工作，对下属企业的档案工作进行监督、指导。C负责企业总部及下发属单位档案的收集、整理、归档工作。D负责接收各下属单位各类重要永久保存的档案。E负责企业档案信息化建设，开发档案信息资源，及时有效地提供档案利用服务。F利用档案撰写企业的史志、大事记等编研材料；定期举办档案陈列或展览，展示企业发展的历史，传承企业文化。G定期对企业本部和下属企业的档案人员进行专业培训，提高档案管理水平。H负责企业各类档案的鉴定、销毁和统计 工作。

3.3 档案馆功能设置

1）档案汇集的基地。企业档案馆是企业保管档案的基地，是企业全部档案的归宿。集中统一管理事个企业及所属下属企业的各类档案，确保企业档案的齐全、完整、准确、系统、安全，实行一站式服务。2）信息利用中心的功能。档案馆可结合企业需要和自身条件将各类档案、实物、图书、资料纳入服务范围，使档案馆成为企业各类信息资源的集散地，充分发挥文档一体化功能，通过档案管理信息系统及互联网信息共享技术，设置相应权限，使信息在所属企业之间进行有效传递和利用，满足企业在各项经营管理、战略决策以及建设发展等方面的需求。3）宣传教育基地的功能。档案馆所保存的档案资料既是企业成长的真实写照，也是企业全部的文化积淀。档案馆对内充分发挥教育培训基地作用，以史喻人，传承企业文化，强化企业职工的自豪感和归属感，提高企业凝聚力；档案馆对外可以充分发挥宣传引导作用，树立企业品牌形象，为企业赢得良好的社会信誉。4）图书园地功能。随着企业的不断发展，员工的文化生活和自身发展越来越被企业所重视，X企业公司作为一个大型国有企业，拥有机场建设、机场管理、酒店管理、投融资管理、地产、保障服务等多个板块，员工3万多名，但缺少一个员工学习和查考资料的场所，建立一个良好的学习环境，为员工创造提高自身能力和素质的学习场所，起到凝聚人心、热爱企业的作用。

以上通过对X企业档案管理现状的分析，对标几家馆建较好的企业，结合自身发展实际，对X企业档案馆建设、档案馆机构设置、档案馆功能设置等方面进行规划设计，以期适应企业档案发展管理 需要。