事业单位档案编研工作存在的问题及对策

杜 伟

（菏泽市巨野县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274900）

在目前看来，网络环境会使企业中产生大量的电子档案，这就导致了企业档案的编研，由纸质版向电子版过度。本文通过对我国事业单位的研究，从而了解到事业单位电子档案的编研过程，从中再分析国内目前事业单位电子档案编研中存在的问题，并探讨研究了关于事业单位电子档案编研中问题的对策与办法，从而能够有效的利用和共享以及保护单位信息，实现事业单位文化经济的快速发展。电子档案编研，主要就是指对事业单位的信息整理成电子档案，并进行研究分析，并将其编制成各种形式的编研档案，目前来看，电子档案编辑是电子信息开发的重要过程。当前计算机网络技术飞速发展，这就让国内的事业单位档案编研竹姐，由纸质版向电子版过渡，导致电子档案已经成为事业单位编辑编档案的一种新型方式。但是电子档案编研这个项目仍然处在最初的阶段，没有过多的试验，存在较多的问题，需要长时间的磨合才能广泛的应用。

1 事业单位档案管控现阶段运作中存在的普遍性问题

1.1 档案设施环节存在的问题

现阶段，部分事业单位依然存在着对档案管控工作关注度相对较弱、相关专项资金投入度不足的情况，这也直接造成档案的基础设施布控较为薄弱。其核心因素就在于档案部门没有全面依据档案管控的需求实现办公室、档案室的有效区分；档案室的空间无法有效满足档案存储的需求；没有依据档案“八防”的要求配备诸如空调、除湿机等专业的档案防护设施；档案卷盒使用没有统一化的标准。相关问题同样严重影响着事业单位档案管控工作的高品质开展。

1.2 档案安全管控环节存在的问题

档案管控系统在实际运用阶段通常存在着一定的安全隐患。对历史档案的整理没有开展密级鉴定则直接录入系统，而密级文件的管控运作不规范，没有严密限定保密级别，事业单位档案查阅的相关运作机制内容不明晰，没有严密开展密级档案查阅所需要的手续查办工作。现阶段，很多事业单位的档案数字化借助第三方事业单位进行辅助打造。而外包事业单位相关工作人员的保密意识以及规范化运作，也同样对事业单位档案的安全性带来了很大的威胁。

1.3 事业单位电子档案编研时题材较为狭窄

对于事业单位来说，电子档案的编研通常都是由掌管的高层次的信息资源的业务部部门来编研，这就导致事业单位电子档案编研题材选取的方面较为狭窄，尤其是在当前这个较为快速的网络环境下，事业单位档案分门别类，多种多样，包括档案的储存形式也多种多样，这就是事业单位电子档案编研题材狭窄在这种情况下，显得更为 突出。

1.4 在电子档案编研时投入产出比有所忽视

在这个将效率看得尤为重要的时代，不管哪个行业，他们都希望能够用较少的财力投入到工作当中，但是却想获得较为丰富的收益，事业单位电子档案编研工作也不例外。在电子档案被事业单位利用的那一刻起，这份档案便对市场的竞争以及市场的学术研究做出了结束的贡献。但是，就目前来说，国内部分事业单位因为受到材料，工作这些不定因素的影响，不能河里的调整事业单位内部投入与产出的比例。比如说，某些小型的事业单位，他们的编研材料，人员受到限制，在编研过程中过分的模仿其他事业单位，没有考虑到现实的需求，这就导致编研工作严重的与现实脱轨，这就导致企业编研档案或者是其他的编研成果，没有实现本身的价值，也没有得到充分的利用。

2 推动网络环境下事业单位电子档案编研的对策

2.1 从编研成果的角度来做出对策

第一，对于编研成果来说，应该加强自身知识产权的保护意识。主要是因为电子信息，本身就易于流动传播，尤其在互联网上，更加容易被别人复制抄袭，所以在编研过程当中，对知识产权的保护应该加强，而且要对电子文件的传播方式进行限制，比如利用数字签名或者是文档水印以及指纹等技术，充分的保护编研成果，从而保证电子信息的完整。而且，国内颁布了档案法，在这部法律颁布执行后，不管是事业单位还是公司，对于档案的依法保护有了依靠，所以对此更加的重视。而且在编研资料的过程当中，还要遵守这部法律的内容，正规的进行编研。在网页的设计风格当中，也可以采用不同的设计，比如采用简约或者是个性化的设计。第二，在编研档案营销的过程当中，应该扩大范围。将库存的档案资料看成是原材料，然后将事业单位的各个部门看作是销售的市场，那编研成果就是销售的产品，在这个过程当中，应该将不同的产品投放到不同的部门，从而达到专项利用的效果。

2.2 创建与完善档案管控各项机制

保障所有类别档案的归档规范且完善，深化事业单位档案的基础业务运作。需要充分融合档案管控系统的实际运用工作，持续化健全以及调控已有的相关规章机制，特别是需要积极完善与创建档案信息化管控的相关机制。特别是在机制中需要充分明晰档案管理工作人员的工作开展职责、工作标准以及具体的操作流程等，全面考究档案管控系统运用与电子文件的规范化、安全管控的真实需求。

2.3 持续化提升档案工作人员的综合素质

整体化提升档案管控的信息化水准。为全面展现档案在事业单位日常经营运作中的关键价值，则需要有效消除档案资料的失真问题，这也需要广大的档案管控工作人员在日常的工作开展中不断增进自身的责任意识，保障档案信息录入的精准性。在档案管控系统的日常运用之中，也需要全面掌握档案工作的相关现代化技术与专业设施的操作与使用能力，同时在工作中也需要增强与信息管理人员的密切交流。

2.4 不断深化档案基础设施建设

有效改善档案的保存与管理条件。事业单位在档案设施运作环节，也需要持续健全电子文件与信息终端设施的保管条件，充分保证档案存储室的温度与湿度符合标准，规避产生存储介质磁化的情况。开展档案室、办公室的同步化管控，并且持续化完善档案的“八防”举措，增进基础设施建设，全面提升档案安全保持的基础条件。

3 结束语

总而言之，事业单位的电子档案不只是记录事业单位经营活动的一个记录册，他更是包含了对事业单位发展过程当中一些较为高的成就的记录。大力开展事业单位电子档案编研工作，并且对编研成果进行大力宣传，这些在事业单位的发展当中都具有重要的作用，他们既是事业单位生产经营的依靠，也是事业单位业务管理的依赖，他们还是事业单位进行文化建设的依据。总体来说，事业单位电子档案对于一个单位来说尤为重要，所以应该大力进行事业单位电子档案的编研。伴随着时代的不断发展，事业单位档案管控工作也面对着严峻的条件以及前所未有的发展机遇，档案信息化管控也成为档案管控不断革新的必然发展之路。针对事业单位档案信息化建设中存在的问题，也需要进一步地展开探究与改善，从而更好实现事业单位档案管控工作的高品质开展。