浅谈民政局档案管理工作存在的问题及对策

王亚爱

（福建省石狮市社会福利中心，福建 石狮 362700）

1 引言

民政局是政府主管涉及民生事务的重要部门，是公民许多重要信息档案的收存之地。此类档案涉及许多公民切身利益和隐私问题，有社会福利救助、公民的婚姻状态、各类社会组织登记管理工作、基层政权等等。一方面为保证公民信息的安全，另一方面为促进民政局充分发挥作用，为社会各界和民众提供更优质的服务，同时关系到民政局自身的常规工作，所以提升民政局对档案管理工作非常重要。笔者在民政部门工作多年，发现目前民政局档案管理工作仍存在较多问题，所以结合工作实际和调查了解结果提出相对对策，力求提升民政局档案管理工作质量。

2 民政局档案管理工作存在问题

1）缺乏对档案管理工作的重视。笔者在民政部门工作多年，通过自身体验和调查研究结果来看，很少有工作人员能够全面掌握档案管理工作的核心，尚未认识到档案管理工作的重要性。在调查了解的众多工作人员中，大多数人认为档案管理工作在民政局事务范围内为非核心工作，对新形势下的档案管理工作缺乏应有的开阔视野。在实际的档案管理工作中，更多的人仅仅做到了保证档案不被丢失，只是做好档案的保存工作，但是却没有真正发挥管理职能。经调查发现，有一部分民政局没有设专门的档案室，档案收存在相关业务股室；有的没有档案管理的专职工作人员，所有业务档案由相关业务股室负责；有的有专职的档案管理工作人员，但是没有专业知识；没有档案管理工作的相关制度，档案管理工作相对混乱。

2）缺乏先进的管理手段。先进的管理手段是科学开展档案管理工作的重要条件，结合电子科技、人工智能等信息化手段，可有效提高档案管理效率。但从目前来看，此类先进管理手段在大多数民政部门仍然处于缺失状态，在民政系统上下左右运用得不够。通过调查发现，因为没有把现代化技术运用到民政局的档案管理工作中，进而给民政局档案管理质量以及档案提供利用带来不利的影响。比如，2012年国家审计署对全国的城乡居民最低生活保障资金进行审计，民政局需向审计组提供了2005年1月1日至2011年12月31日所需的财务、业务等电子数据和相关资料，要有原始的纸质材料，还有各类电子数据，从2005年1月1日至2011年12月31日城乡居民最低生活保障对象的人员信息、家庭信息、发放金额等等，每个民政局都要提供几十万个甚至上百万个电子数据信息。档案提供利用关系到此次的审计进度、关系到此次审计的成效。所以随着信息技术的发展，亟需加快采用先进的管理方式与传统管理方式相结合，提高档案管理的质量，提升档案管理的效率。

3）工作人员专业素质较低。档案管理工作人员的工作能力也是影响档案管理工作效率的重要原因。全面的档案管理工作应当包含档案收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究、提供利用等几个方面，涉及很多领域，所以档案管理工作看似简单，但真要做好很难。比如，完成档案收集与整理等最基本的工作虽然人人可做，但是后面的档案价值鉴定、档案编目等向档案管理工作深入推进时，将面临各种各样的问题，这就不是人人可做到的，需要工作人员具有较强的专业能力。优秀的档案管理专员应当具备优良的文字表达能力、信息识别能力、科学知识以及管理能力。但从目前档案管理现状来看，有的民政局档案管理工作人员没有受过专业的培训，不具备专业的知识；有的民政局没有专职的档案管理工作人员。档案管理人员队伍建设相当薄弱，档案管理工作人员的专业素质亟需提高。

3 民政局档案管理工作问题的解决对策

1）提升民政局对档案管理工作的重视。领导层要高度重视，以上率下，适应新时代对档案工作的客观要求，更新观念，转变思维，把握新形势下档案管理工作的实质，增强对档案管理工作重要性的认识，督促下属工作人员做好档案管理工作，规范档案管理工作。笔者认为可以通过以下几种方式实现：第一，制定档案管理规章制度。无规矩不成方圆，建立健全档案管理制度，明确档案管理各项工作明细，具体工作流程及工作标准，促进工作人员全面依照档案管理条例执行档案管理工作。第二，制定全面的考核制度。对表现优秀的工作人员予以物质或精神奖励，对在档案管理中失职、失责行为予以问责、惩罚。第三，宣贯职业道德。在民政部门上下营造良好氛围，鼓励和支持工作人员对自己的工作岗位尽职尽责，坚守职业道德，做好本职工作。

2）采用先进信息化档案管理系统。先进的信息化管理系统可有效提高民政局档案管理效率。信息化系统的建立，一方面，可将各种信息档案存储于云端，避免档案存储于档案室而丢失或被损坏等情况发生；另一方面，可节约空间成本和时间成本，降低大量档案查找及维护时间。同时，信息化管理流程规范，用信息系统代替人力，可有效降低人力成本。因此综合考虑，信息系统的引入可在很大程度上降低人力成本、时间成本和空间成本，从总成本角度考虑，引入信息化档案管理系统非常有必要。民政部门要认识到引入信息化档案管理系统利大于弊，在资金分配上作出倾斜，引入信息化档案管理系统，提升档案管理质量。

3）提升工作人员专业素养。提升工作人员的专业素养是提升档案管理效果的重要途径，笔者认为可通过以下几个方面实现。第一，做好招聘要求把关。在笔试及面试过程中对面试者的文字表达能力、信息识别能力、信息系统驾驭能力、科学知识以及管理能力等进行全面考察，择优选择工作人员。第二，加强对档案管理专员的培训。培训可分为几个阶段：一是能力素质测评，作为培训项目选择的重要依据；二是制定培训计划；三是执行培训计划，基于岗位职责、工作要点及必备技能开展培训；四是培训评估，经过一段时间培训需对员工能力技能进行考核，根据考核结果评估培训是否有效；五是培训计划修正，以此形成闭环模式，真正提升工作人员的能力素质。同时，也可以定期让档案管理人员到档案馆进行跟班学习。第三，提高档案管理工作人员的福利待遇。用优良的福利待遇吸引更多优秀人员前来应聘，用感情留人，从源头上提升民政局档案管理工作人员的整体 素质。

4 结语

民政局事关民生大事，其档案管理直接关系到信息档案的安全与否，服务的便利与否。但是目前大多数民政局在档案管理方面仍存在许多问题，主要是缺乏对档案管理工作的重视，缺乏先进的管理手段，工作人员专业素质较低。基于问题及其原因，结合工作实践和专业知识，笔者认为可以重点通过提升民政局对档案管理工作的重视，采用先进信息化档案管理系统，提升工作人员专业素养等方面解决上述问题。期望通过本文研究，为提高民政局档案管理工作质量贡献微薄之力。