创新是档案发展的出路

李冬梅

（大庆油田有限责任公司第二采油厂信息中心档案室，黑龙江 大庆 163000）

1 增强档案工作整体创新意识

1.1 档案工作管理思路的创新

长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望。日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少，提供利用服务多少，而对于市场需要哪方面的档案材料，需要哪方面的编研材料等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，使形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。

1.2 档案工作管理模式的创新

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要。我们在立卷制度上有所更新，改变了以前繁琐、呆板的13道工序的立卷手段，实行了档案立卷装盒制。到目前为止，我们又把以卷为单位的立卷方式改为以件为单位的整理方式，这样既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序。计算机已应用于档案管理工作中，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如在计算机网络中进行查借阅档案等。无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。我们应该坚持科学发展观，要跳出档案“看”档案、贴近重点“活”档案、改革发展“兴”档案、以人为本“建”档案。

1.3 档案工作管理机制的创新

档案管理应当引进竞争激励机制，改变在“档案部门没有什么具体工作，只是保管借阅”的思想，从源头上解决创新的根本问题。对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2 档案工作应在创新特色上下功夫

2.1 体现档案工作收集、整理特色

在以往的档案收集工作中，是归档单位给什么，档案部门就收什么，工作缺乏积极主动性，而且不能掌控归档单位形成的资料，也没有风险的规避性。针对这种情况，我们实行了档案归档范围确认制和归档范围备案审批制。归档范围确认制就是档案部门经过认真分析各归档单位基本职能、主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容，再反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位负责人及档案人员签字确认后交档案部门存档。归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将已确认完善的归档范围逐级备案审批，作为档案收集是否齐全完整的依据。

在基建档案的收集中，我们通过参与基建项目验收，规定只有施工单位把资料存档后才能结算等措施，有效地控制了资料不存档、流失现象。

在以往的档案整理过程中，档案盒脊的档号是用粘贴粘到盒脊上，并用印章卡在粘贴上，由于项目多不容易对齐，不够美观、大方，粘贴也容易开，也不宜长久保存。针对这种情况，我们把档案盒脊需要印刷的项目录入电脑，用针式打印机打印在蜡纸上，按照档案盒脊项目进行裁剪，用小毛刷蘸油墨，按照盒脊项目刷在对应位置上。通过这种方式，有利于档案的长久保存，库房摆放整齐，查找所需档案一目了然，节省查找档案时间，提高工作效率。

2.2 体现档案工作服务特色

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅、利用本单位产生的档案方面，没有产生互动。我们可以利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。我们还拓展服务方式和服务领域，以前查借阅档案是档案利用者到档案部门，并通过手写目录查询，现在我们开辟了电话查询、网上查询功能，既省力又省时。我们还通过加工、处理档案资料，使其变成社会需要的优质“产品”—汇编。如：组织机构沿革、年鉴、大事记、干部任免汇编等，多方开辟档案服务的渠道，给查借阅档案带来方便。

2.3 体现档案工作管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一，档案工作技术手段和条件是提高档案工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。

2.4 体现档案工作的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，既不直观形象，也难引起人们的重视。针对这种情况，我们把各单位在档案利用上的一些实例，如通过利用档案所创造的价值、解决的困难编成小故事，通过这种宣传形式，其效果会更形象、更直观，更易于接受。使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

3 发挥档案人员的创新主体作用

档案人员应当重视观念更新，特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，档案人员有必要进行相应的调整和重新定位。

3.1 增强法制观念

档案事业管理长期以来都是依赖于行政手段进行的，虽说随着《档案法》的颁布实施，这一观念正在有所转变，但离依法治档的实现还有一定的距离。必须依法治档，可以说这是首要的基本条件。如不能真正将档案工作纳入法制的轨道，那么档案部门仍将感到步履 维艰。

3.2 确立效益观念

就档案工作来讲，其效益包括社会效益和经济效益两个方面，主要体现在档案案卷的利用上，这就需要档案人员要具有产出意识。具体来说，在接收时就要考虑何时何种情况下可能会有用，有产出的可能。另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

3.3 树立学习观念

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案人员提出了更高的要求。学习是知识积累的重要途径，只有通过学习，提高自身素质，提高对档案的认识，才能踏踏实实工作。

综上所述，只有不断地创新，档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。因此，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案工作常常变，时时新，这样才能使档案工作立于不衰之地。