街道办事处档案管理系统的设计与实现

赵美华

（山东省青岛胶州市胶西街道办事处，山东 胶州 266327）

档案管理是街道办事处管理中最重要的一个环节，想要对街道办事处的管理模式进行创新，就需要先对街道办事处内的档案管理模式进行创新，保证街道办事处的管理模式与时代发展相融合。街道办事处的档案管理工作与其他管理工作有一定的差异，档案管理总是涉及的方面较广，也不仅仅是档案工作人员的事情，需要街道办事处中各个部门相互协调，相互合作，在此过程中，各个部门增加交流，保障档案管理的严密性。街道办事处档案管理人员需要对管理方式进行创新，对档案的各项功能进行分类，合并等，最终以新的模式来对档案进行管理。

1 目前档案管理工作存在的问题

1）内容不完整、更新速度慢。目前，我国档案管理更加系统化，其建立和管理完善也更加细致。然而，我国街道办事处档案登记管理缺乏创新，不能随着国家档案政策的不断变化而改变。通常，档案管理系统中的档案数据基本上由政府一线档案工作人员长期在外实地测量调查获得的，其巨大的工作量，工作环境难免会造成资料管理的部分失真和不完整。尽管目前信息技术已普遍用于档案管理工作中，但海量数据的录入仍需要投入大量的人工技术，因此对档案数据信息的实时动态更新就会相对延迟，更新速度不能满足实际变化要求。2）档案管理信息化程度不高。目前我国的土地管理仍然采用传统的管理模式，随着信息技术的不断发展，管理信息系统中不断进行新技术应用，然而在档案管理中，为能实现系统化、数字化、计算机化。档案管理的信息化程度决定了整个街道办事处管理的发展。在多个管理技术融合的背景下，需要建立独立的档案管理系统，确保街道办事处管理的发展。

2 现代街道办事处当前档案管理模式形式

现代街道办事处档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息—体化管理模式三种模式。

1）档案分散管理模式。档案分散管理模式是把档案进行分类，各个部门中进行分散管理。这种管理模式下，档案没有固定统一的管理模式，各个部门有不同的管理方式。例如：财务档案在会计部门，人员档案管理在街道办事处的人力资源部等等。这种档案分散管理模式可以帮助街道办事处内部人们便利的找到所需要的信息，档案的分类信息也较为明确。但是由于这种管理方式没有统一的管理模式，街道办事处中的各个部门有不同的管理方式，当别的部门需要街道办事处档案时，就会产生一定的麻烦，不利于信息共享，查找档案的流程复杂，影响了档案的服务功能，不利于街道办事处内整体的工作效率[1]。2）档案集中管理模式。街道办事处中所有的档案由街道办事处专门的部门进行统一管理，保证了档案的集中性。但是每个部门的信息都不同，有些部门的信息较为复杂管理起来并不容易，而且档案室管理人员的知识并不涉及各个部门，对档案的分类也不利于部门人员进行查找。由于档案信息的复杂繁多，对于档案管理人员来说是一个较为困难的工作。3）档案信息一体化管理模式。档案信息一体化管理模式是充分的利用互联网技术，与传统的管理方式进行结合，综合的管理街道办事处整个档案信息。在现代化科技的帮助下，档案的信息管理得到了良好的改进。对街道办事处内部的信息进行合理划分，便于各部门人员进行查找，实现了各个部门之间的信息共享。这种管理模式对于人力资源管理来说是一种较好的方式，档案形成信息一体化，各个部门对于与自己相关的信息进行综合掌握。

3 档案管理信息化措施

1）完善资料管理体系。为了加快街道办事处的良好发展，需要对人员档案进行良好的管理，促使人员档案的街道办事处可以按照档案管理体系进行工作。完善资料过程中的安全责任，对资料进行明确规定与管理，提高档案质量。对于档案项目可以进行阶段性的验收审核，在档案进行到不同阶段时要对项目进行审核，审查合格之后才能进行下一阶段的资料。完善的档案管理体系能够使人员档案项目管理有所依据，使管理行为规范化进行。另外，明确人员档案项目资料的法律法规，对人员档案质量的标准进行不断完善，为人员档案管理工作打下基础。2）软件应用。在档案管理的过程中，需要积极的引入软件应用，提高资料保存的安全性。根据技术的难易程度进行分类，或者根据常用技术进行分类，充分利用档案数据库对技术信息进行整理。在建立档案数据管理系统时，需要积极的引入新技术，建立科学，信息化，智能化的资料管理，提高技术应用的同时保证资料保存的完整度。3）完善内部建设，形成规范化技术管理。加强对街道办事处文化的建设，保证他们思想政治上的进步，对他们进行管理，保证人员具有较强的团结意识，以及对技术等有学习的积极性。在街道办事处建设中，需要在资料过程中需要保证各个环节规范合理进行。完善街道办事处内部建设，辅助内部控制对街道办事处进行合理规划，需要加快建设街道办事处软件设施，建立安全责任制，保证每个人在工作中有安全防护意识。在实际工作中，需要不断的学习先进技术，加快与国际惯例接轨，最终实现内部控制与街道办事处资料管理共同进步。

4 系统内容

1）资料管理子系统。在街道办事处档案管理系统的建设中，需要收集项目资料，对项目的要求进行整理，从总体规划，对事件处理以及社区档案进行材料整理。在案卷管理系统中，需要对主要的案卷内容，审查，修改等功能进行设置，对文件的建立删除，修改，内容的录入等进行功能建设。2）编目整理子系统。在进行档案资料信息编目时，需要严格的按照规章制度进行划分，降低档案管理的风险，进行区域内的资料信息有效管理。在进行系统开发时，需要根据资料的特点，以及资料的使用便民程度进行子系统的编目。3）检索查询子系统。设定信息检索与查询平台，可以对档案资料区域进行全方位定位处理，提高资源开发与技术利用模式，促进区资源利用与建设的高效率发展。查询相关的规定，以及对结果，主题等进行查询时可以更快给出结果，设置相关的关键词，为系统查询提供帮助，同时设置截图，打印，排序等功能对建筑技术资料进行归纳。

4 结语

有效的资料管理不仅可以提高最终技术应用的质量，也可以确保街道办事处在人员档案项目中进行良好的发展。街道办事处想要在竞争中取得进步，需要加强对装修资料的管理，保证资料的真实性，促使资料的存储得到保证，以真实为目标的不断提高资料的质量。提高人员档案资料的管理，对资料管理人员进行监督管理，提高街道办事处竞争力，提高人员的自身能力。