新时期电力工程总承包项目档案管理分析

雷 蕾

（中国能源建设集团西北电力工程建设有限公司，陕西 西安 710032）

在电力企业的档案管理工作中，工作人员应通过采取科学、合理、正规的方式对企业的档案进行分类和整理，以此确保电力企业档案的规范性和完整性，只有这样，才能更加及时的发现问题和解决问题，有利于企业的健康、稳定发展。

1 电力工程总承包项目业主方的特性

1.1 业主方职责

电力工程总承包项目之中，业主的职责主要有项目总体原则的制订、项目的管控等，其需要对整个电力工程做出统筹安排，以确保承包方可以依据前期所设置的目标来完成建造工作，同时还需要对项目的进度以及品质做出监管，在项目完工之后，还应当细致的进行验收，并组织试运行工作，以确保项目没有缺陷。

1.2 业主方优势

一方面，在总承包的方式下，业主与承包方的合同关系更为简洁，不需要过度的将精力放到协调各项工作之中，而是将这项工作交由更为专业的总承包商来完成；另一方面，对于成本的管控也更为便捷，通常业主与承包方都是采取固定总金额的方式来签署承包合同，这样一来后续的项目变更等因素，也不会对业主的总投入成本形成 影响。

2 电力档案管理中存在的问题

2.1 档案管理网络未落实到位

由于电力事业的发展速度越来越快，所以对档案管理的要求也越来越高，为了满足这一要求，就需要企业的相关工作人员对电网公司档案工作评估办法、电网公司档案管理网络以及电网公司档案管理工作规定等各项制度进行完善和优化，需要全面加强企业档案管理人员的管理意识，进一步落实档案管理网络。

2.2 档案管理方法跟不上时代发展要求

在电力企业的档案管理工作中，大多数都是在档案资料形成后再对其进行统一收集，这样一来，就会使档案管理工作变得比较被动，经常会出现归档不够及时、归档资料不够完整的问题。由于档案材料的数量会随着电力企业生产经营和工程建设活动的增加而增加，所以，必须要对接收档案资料的模式进行优化，使得档案管理工作与业务发展之间相互同步，提高档案资料的完整程度，充分发挥出档案管理工作的价值，以此满足和适应时代发展的要求。

2.3 编研工作跟不上，档案利用率较低

档案编研作为档案利用的前提，有着较强的专业性，它涉及门类比较多，比如土建施工、设备安装和电气试验等等，并且是形成于不同的项目、阶段以及单位，具有时间跨度大、分布范围广和体系复杂的特点，所以，必须要确保编研工作的合理性，把档案资料中的价值充分展现出来，提升档案的利用效率。另外，编研工作还会受档案部门软、硬件条件和信息化水平的影响，会降低档案编研的层次，缩小档案覆盖的范围，很难使档案资料得到高效利用。

3 电力工程总承包企业物资供应商管理的改进措施

3.1 提升供应商管控能力，健全合作共赢的绿色供应链

制订相关的规章制度，规范供应商管理和评价：编制《货物供方管理程序》，建立分类分级供应商库。制订供应商考核办法，规范优胜劣汰机制，动态管理供应商。更新供应商履约评价表和年度项目履约能力汇总表，对供应商在合同签订、产品交付、资料交付、服务等方面进行全面考核打分。强化供应商分层分级分类管理，完善对供应商的履约评价和使用管理：依据不同的适用范围区分集团级、公司级、项目级供应商。项目级供应商可依据项目程序自行管理。按新的履约评价标准对公司级供应商进行全面履约评价，评价结果与供货业绩挂钩。控制使用供应商一般为6个月时期，6个月过后无问题可解除。黑名单供应商不再使用。年度被评为优秀供应商可采取激励措施：投标过程中免交投标保证金；采购时在同等条件下的优先选择权；新签署的采购合同可享有质量保证金降低，或以质保函替代质量保证金的优惠权。在合同履约过程中出现的问题享有优先解决权。通过激励措施，既有效激励了年度获得优秀供应商的单位，又传递了“诚信、共赢”合作理念，更好地提升了合作价值。建立供应商负面清单管理办法：按照负面清单的制订原则，要求各项目在月度报告中提供对工程、质量有影响的供应商清单，提出相应的整改措施和改进意见，并根据供应商的整改和改进情况进行持续关注。出现在负面清单中的供应商，若出现未完成整改并对工程和质量造成影响的供应商，将对其进行公布并作为年度考评的重要依据。

3.2 注重采购策划，提前进行供应商的收集和资格预审，满足采购的广泛性和多样性

物资管理的策划工作从传统“自下而上”的经验管理向“自上而下”的科学管理转变。通过超前策划将计划前置，项目开工之初就制订采购策划书，提前摸清项目所需要的物资供应商目录，若发现现有合格物资供应商目录不能满足某些采购需求则可以提前寻源，做好新增物资供应商的收集和资格预审，有利于缩短采购周期，提高采购效率；若采购物资类别已在合格供应商名录中则可以提前联系，掌握其最新的生产经营和产品生产情况。凡事预则立、不预则废，提前建好供应商目录会对项目物资采购工作起到事半功倍的效果。

3.3 增强兼容性，让集采平台助力供应商信息化管理需要

通过数据下行方式，把上级公司集采平台的供应商目录数据直接关联到电力工程总承包企业供应商管理模块，实现评审汇总、评价数据连续跟踪，多角度便捷统计、查询等功能。为更好地区分供应商，通过对供应商业绩量、评价数据的信息化统计实现分级管理，根据业绩量分为常用和备用供应商（零业绩），根据年度考核结果分为优、良、中、差供应商，根据年度考核、业绩量、历年考核等统计数据分为优秀、合格、控制使用、黑名单供应商。通过信息有效的纪录、采集、统计、分析，进而获得供应商管理过程中需要的管理和决策信息，大大提升供应商管理水平。

3.4 推行流程管理，规范档案工作

企业必须要提升档案管理的规范程度，确保管理体系的标准程度，加强重视档案管理工作的监督、考核以及验收环节。与此同时，还可以通过I8办公流程管理平台对档案管理流程进行优化和梳理。举一个简单的例子，在电力建设项目中，通过确定项目建设时间节点对归档节点进行总结和提炼，并上传至I8办公系统，这样就能明确各个节点项目参与者的任务要求，最终任务表单就会由此产生，岗位、流程以及任务都能全部对应起来，使档案管理人员可以通过流程图更加清楚地看到归档的移交人、内容、形式、时间以及档案接收人、验收标准等各方面的信息。

4 结语

总而言之，在电力工程建设行业中，这种总承包的方式已经被普遍运用，然而在这种模式之下，业主方的风险也是不容忽视的一项问题，所以就需要对其研究之后，采取相应的办法做出应对。业主方应该明晰，风险是一项动态的过程，其并不是一成不变的，如想要对其做出有效的管控，首先就需要明确其成因，因此，上文从多个角度对其探究，期望带来参考。