销售与收款循环内部控制研究

(景德镇陶瓷大学管理与经济学院 江西 景德镇 333000)

随着市场经济的不断改革和发展，企业之间的竞争变得更加激烈。而任何企业的经营都离不开销售与收款业务，企业为了提升自己的竞争力，抢占更多的市场份额，很多情况下不得不采用赊销的手段来维护客户，使销售额提高。赊销基于客户的信用进行销售，通过赊销政策能够使市场购买力增加，加快卖方企业的存货周转率，提升企业的销售额。然而赊销方式所基于的客户信用在客观上存在不确定性和不稳定性，这就导致赊销行为存在着重大的潜在风险—货款难以收回。因此，为了预防和应对赊销行为所带来的风险，企业必须加强销售与收款业务的内部控制，加速资金回笼，尽量将发生经济损失的可能性降到最低。我国公司若想抓住机遇实现发展，建立健全公司内部控制体系尤为重要，改进销售与收款业务内部控制势在必行。

一、我国销售与收款循环内部控制的现状

(一)销售与收款业务的业务流程

销售与收款环节对于我国公司来说非常重要，销售与收款业务流程包括销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、售后服务、会计系统控制八个步骤共同构成，八个步骤都非常重要，紧密结合[1]。而我国公司的情况是既有销售业务也有收款业务，但是我国公司销售与收款业务流程中普遍缺少一个十分重要的部分，在销售环节并没有对客户进行开发与信用管理，没有对不同信用的客户制定不同的信贷政策就直接订立了合同，这就不可避免的出现问题。而且，我国公司近年来为增加市场该份额，大多采用赊销的方式来提高销售业绩、盲目销售，基于此种情况，如果公司管理层不重视，信用管理缺失，很可能导致销售款项无法收回，甚至受到商业诈骗。

(二)销售与收款业务的应收账款管理

我国公司普遍存在未单独设立客户信用审批制度，虽然有助于推动企业客户拓展和销售业务的发展，增加收入水平和企业市场份额，但是会出现应收账款回收困难、资金流问题、经济损失和经营困难等问题，所以高效的应收款项催收体系是解决此类问题的关键。

(三)销售与收款业务的授权审批制度

销售与收款业务的授权审批制度应该明确规定公司各部门、各工作人员的职责权限，还要明确规定审批人员对授权的批准形式[2]，在销售与收款活动中关于价格金额的审批环节必须采用书面审批的形式[3]，除此之外还要禁止审批人员越权审批，而且应该严格命令禁止未经过授权的部门或者人员经手销售与收款中的各项业务，对于收款凭证必须加盖财务专用章并经过财务总监的审核签字[4]。然而目前了解到我国公司经常采用口头审批来替代书面审批，因此在部分需要审核的凭证上无法找到书面审批的痕迹。另外公司的权利较为集中，部分销售人员会出现越过销售主管直接去找总经理解决问题的情况，这种越权行为把销售主管的权力给架空了。

(四)销售与收款业务的岗位设置

对不相容岗位进行职责分离能有效的避免错误发生，在内部岗位和职员之间的内部牵制有利于公司的健康发展。但是通过对我国公司岗位进行调查发现了普遍现象是公司的销售人员同时兼任收款人员，并且在销售人员催款环节中，有的客户直接采用现金支付的形式支付给催款的销售人员。我国公司销售人员对自身职责认识不清，应当明确规定销售人员避免接触销货现款，销售与收款应是两个应该互相分离的岗位，但是却出现销售人员兼任收款人员的现象，不利于今后的发展。

二、我国销售与收款循环内部控制面临问题

(一)未设置客户信用管理部门

我国公司在销售环节采用赊销的模式销售货物，但并没有对客户进行信用管理，虽然有利于公司开发新客户、扩大销售量，提高营业收入，增加利润，但是会导致企业坏账增加，赊销会占用企业生产资金，导致多缴纳企业所得税，所以说对客户进行信用管理对于企业来说是十分重要的。我国未单独设立客户信用审批部门和信用审批负责人，而是由销售部负责销售额度的确认。但是销售部只是依据客户订单量的大小、销售人员与客户有无私人关系来确定客户的赊销额度，这会使公司难以收回货款，因此我国公司缺乏一套完整的信用评价体系。由于对客户信用状况、资金状况的分析和调查不足，销售人员对于客户的赊销额度没有一定标准，使公司应收款项坏账增加。

(二)未及时收回应收账款

我国公司出现应收账款催收方式单一，而没有采取其他的催收措施，所以说我国公司未对应收账款催收做出充足的准备工作和预防措施，尚未形成完善的应收账款追讨制度和书面文件，催款机制存在很多没有控制的漏洞，而且对“信用不良”客户催款没有明确的催款方式，其催收工作在执行中也存在较大的漏洞。此外对不良应收款项追责机制不完善，应收账款逾期时间越长，其风险越大回收难度越大，成为坏账的几率也就也高。如果一直这样下去会导致公司销售收入巨大，而出现应收账款占比高导致资金周转不通的问题，如果公司管理层不重视，信用管理缺失，很可能导致销售款项无法收回，给公司带来财务压力。

(三)授权审批制度不完善

通过检查我国销售与收款环节涉及的公司的凭证，发现经常采用口头审批来替代书面审批，所以在检查的过程中部分需要审核的凭证上无法找到书面审批的痕迹，因此应合理进行规避。另一个问题是出现了审批权限的不明确，比如说在收款环节，关于公司相关业务负责人的审批权限主要集中于总经理，对相关审批权限缺乏明确的界定，有的公司收款制度缺乏对各部门员工的权限划分，造成实际工作中主要依靠总经理，是很多审批都越过销售主管，这就影响了内部控制制度在权限方面对业务流程进行控制的整体性和系统性，使总经理的担子很重，造成了办事效率的降低。

(四)不相容职务未分离

我国公司普遍存在销售人员兼任收款人员的现象，不相容岗位未分离，主要是因为管理层风险意识薄弱导致的，管理层态度广泛影响着公司内部控制的各个方面，奠定了内部控制的基调。基层的销售人员在此影响下盲目追求业绩，不太重视其他环节中的风险。我国公司重销售轻风险以及对岗位职责认识不清的态度造成了不相容岗位职责不分离的问题，导致出现不利于公司的未来发展的阻碍因素，影响了公司运营的效率和效果。

三、销售与收款内部控制制度改进措施

(一)设立客户信用管理部门

对我国公司来说，客户的信用情况决定了赊销的额度，赊销的额度带来了坏账的风险。因此为提高销售与收款内部控制效率和效果，避免销售人员舞弊，公司需要建立单独的客户信用管理部门。首先，应该单独设置信用管理部门，其主要职责包括：首先，充分调查新客户信用状况、经营状况、资金状况，编制客户信息调研表。其次，根据客户信息调研表，确定新客户的信用等级和信用额度[5]。最后，完善信用审批体系，抑制坏账等事件发生的风险在和客户交易过程中，一旦发现客户的信用异常，应当立即采取货款催收和限制赊销购买等措施，并建立不诚信档案，对于信誉较差的客户，与其交易应谨慎。

(二)及时回收应收账款

通过对我国公司关于销售与收款循环控制活动方面的研究，发现在控制活动方面存在未能及时回收应收账款的问题，因此公司财务部应该定期分析赊销产生的应收账款，并及时制定应收账款回款情况明细表和账龄分析表。此外，公司财务部还应该与信用管理部、销售部加强合作和沟通，了解客户拖欠的背景，分析应收账款收回的可能性和困难度，同时协助分析债务人情况，帮助销售部人员催收逾期应收账款。销售部门在催收过程中应对预期应收款进行合理的分类，对不同级别的逾期应收账款和客户采用不同的追款措施，保护许昌博厦公司经济利益。另一方面，有针对性的货款催收模式可以保持与客户经常性的联系，维护公司与客户保持良好的合作关系[6]。

(三)完善授权审批制度

通过对我国公司关于销售与收款循环授权审批制度方面的研究，发现在授权审批制度方面存在口头审批来替代书面审批和权利集中于总经理职位上的问题。因此首先应该明确许昌博厦公司各部门、各工作人员的职责权限，还要明确审批人员对授权的批准形式，在销售与收款活动中关于价格金额的审批环节必须采用书面审批的形式。除此之外还要禁止审批人员越权审批，公司应该严格命令禁止未经过授权的部门或者人员经手销售与收款中的各项业务。还要对于授权审批进行监督，若发现公司存在缺漏审批和越权审批的现象，就要给予相关人员一定的惩罚政策。

(四)不相容岗位应职责分离

通过对我国公司关于销售与收款循环控制环境方面的研究，发现在控制环境方面存在不相容岗位职责并未进行分离的问题，因此首先内部审计机构要对不同岗位的职责执行情况进行定期检查，确保每个岗位的工作人员切实履行自身职责。在日常经营活动中，在职责权限内履行职务，避免舞弊越权现象发生。每个部门的负责人都应该对本部门的职权情况负责制定权利和职责，建立竞争机制并设立考核和奖励制度，提升工作积极性，保证企业整体权责明晰，上下级之间互相监督，创建制衡关系。另外，要定期召开内部会议，增强各岗位员工的责任意识，做好自己的本职工作，营造良好的公司氛围。

结语

销售与收款循环内部控制可以规避企业风险，对企业生产经营起着至关重要的作用。本文通过对我国公司进行研究，得出以下结论：首先，公司要想在如此激烈的行业得到持续发展，必须加强企业销售与收款循环内部控制的有效建设。希望能为企业今后的经营发展提供合理化建议。其次，许昌博厦公司存在未设置客户信用管理部门、未及时收回应收账款、授权审批制度不完善、不相容职务未分离的不足。针对该企业出现的问题进行分析找到相应的解决措施，比如设立客户信用管理部门、及时回收应收账款以及完善授权审批制度和不相容岗位应职责分离。希望本文的研究能有利于提高我国公司销售与收款循环内部控制的效率。