“互联网+ ”时代下档案利用影响因素研究

2020-02-24王向女户胜南

档案与建设 2020年1期

王向女户胜南

摘要：文章基于“互联网+”时代特点，从档案主体、客体、服务等方面初步构建了档案利用影响因素的假设模型，利用SPSS对问卷所收集的相关数据进行进一步分析，根据结果调整、验证初建的模型，得出“互联网+”时代档案利用影响因素主要表现在档案的服务、形式特征、价值实现条件和用户特征四方面。为了更好地适应新时代的发展，档案部门可以采取树立创新思维，优化档案服务；鼓励跨界融合，丰富档案形式；扩大开放范围，顺应结构重塑；坚持以人为本，注重用户特征等多种措施积极推动档案利用工作的开展。

关键词：互联网+；档案利用；用户；影响因素

分类号：G273.5

Research on the Influencing Factors of Archives Utilization in the"Internet +" Era

Wang Xiangnv，Hu Shengnan

（School of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：Based on the characteristics of the "Internet +" era， this paper initially constructs a hypothetical model of influencing factors of archives utilization from the aspects of archival subjects， objects and services. With the aid of SPSS， the data collected through questionnaires are further analyzed. According to the results， the newly built model is adjusted and verified. The conclusion is that the factors affecting the utilization of archives in the "Internet +" era are mainly manifested in four aspects： archives service， archives form characteristics， archives value realization conditions and archives user characteristics. In order to better adapt to the new era， the archives department can take a variety of measures to actively promote the development of archives utilization， such as establishing innovative thinking， optimizing archives service， encouraging cross-border integration， enriching archives forms， expanding the scope of opening up， conforming to the restructuring of the structure， adhering to people-oriented， focusing on user characteristics and so on.

Keywords：Internet +； Archives Utilization； Users； Influencing Factors

隨着互联网逐渐渗透到人们的生活领域，深刻影响着人们的生活方式，线上成为人们交流的重要途径。互联网与各行各业的融合已成为生活中的常态，成为新时代的一种时尚潮流和鲜明象征，人们已经步入到更加智能高效的“互联网+”时代。2015年国务院印发了关于“互联网+”的相关文件，指出“‘互联网+是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态”[1]，“互联网+”并不是简单把互联网应用到各行各业，它更加注重技术与行业的深层次的高度融合，具有跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性等特点，为人们带来了新的生机与活力。[2]档案相关部门应牢牢抓住“互联网+”时代带来的机遇，积极拥抱新思维，充分发挥专业优势服务社会。研究档案利用工作如何以一种合理方式应对动态发展的新时代要求对于促进档案行业的发展尤为重要。

笔者在中国知网以“‘互联网++档案利用”为主题进行检索，发现关于此主题的研究已有一些进展。例如，赵彦昌、陈海霞提出为了更好地适应“新时代”发展，档案公共服务可采取增长型、扭转型、多元化和防御型等应对措施[3]；马仁杰、凃有兵认为档案部门应该与时俱进，利用工作应该满足以人为本、提供个性化服务等时代要求[4]；黄霄羽、管清潆通过研究国外案例归纳出档案利用服务的特征[5]。但是目前还没有出现基于“互联网+”的档案利用影响因素的实证研究，而此研究不仅是档案部门顺应时代潮流的具体表现，同时也是吸引用户、提升档案部门服务形象的重要举措，所以对“互联网+”背景下影响档案利用的相关因素进行探析十分必要。本文从档案主体、客体、服务等方面初步构建了档案利用影响因素的假设模型，通过问卷调查完善研究数据，利用SPSS进行数据分析，并对初建的模型进行调整和验证，更为全面地探究了档案利用影响因素，以期为档案利用研究的发展提供一定程度上的借鉴与参考。

1“互联网+”时代下的档案利用影响因素提取

为了使提取的档案利用影响因素更为全面和广泛，笔者首先对档案利用影响因素相关文献进行研究，对已提出的相关影响因素进行汇总。由此发现，一些学者已从多种角度对影响档案利用的因素进行分析，如马仁杰、蔡璇等从档案资源等方面进行探讨[6]；段志飞从用户角度出发去探讨影响档案利用的因素[7]；罗吉鹏认为媒体宣传因素影响着潜在用户的转化[8]。还有一些学者通过实证研究以确定相关影响因素。例如，李倢、胡燕通过问卷调查发现用户的文化程度和职业特征影响其对于档案的利用[9]，基于调查数据的深入分析，胡燕发现档案需求与档案利用行为之间存在一种明显的相关关系[10]；陆伟华、邓素媛通过调研发现档案服务方式对于档案的利用有着重要影响[11]。总的来看，已有的档案利用研究多从档案服务和档案用户两方面出发探讨档案利用的影响因素，档案客体方面多以档案资源加以概括，没有对档案本身的影响因素如档案的完整程度、内容信息、形成时间、形成主体、种类、档案载体的形式等进行细化分析，而这些因素对于档案利用都有着直接或者间接的影响。处于“互联网+”时代的档案用户利用档案的需求层次更加丰富，对档案的需求无论是空间上还是时间上都有了延伸。[12]

笔者在对已有文献的影响因素进行汇总的基础上，将档案的相关因素纳入档案利用影响因素体系中，结合“互联网+”的特点，最终确定了18个影响因素（见表1第2行）。

2“互联网+”时代下的档案利用影响因素模型构建

2.1模型初建

笔者主要依据主体、客体以及档案服务等方面初步将档案利用影响因素划分为3个维度。每个维度下设若干个影响因素，如表1所示。此假设模型主要依据文献阅读和问卷调查，其合理性与有效性有待进一步验证。

2.2数据采集与描述性统计

（1）问卷设计与数据采集

对18个影响因素进行问卷设计，通过问卷星在网上进行发布与回收，收集的数据用于验证假设模型的合理性。问卷内容包括调查对象的基本信息和利用档案的影响因素两部分，观测变量采用李克特五分量表：从“1”到“5”，表示影响程度由很小到很大。共有274人进行填写，筛选后得到268个有效反馈，有效率为97.8%，符合预定样本规模。

（2）样本描述性统计

本研究样本没有特别限制条件，面向各行各业，研究对象具有一定的普遍性。具体情况如下：在268位调查者中，有99位男性、169位女性，男女比例为36.9%和63.1%；调查对象的年龄范围跨度较大，最小的不足20岁，最大的超过60岁，处于21—30年龄段的人居多，占总人数的48.88%；调查对象的受教育程度从初中及以下到博士各个阶段都有涉及，拥有本科及以上学历背景的人数占90%以上；调查对象的单位分布在党政机关、科研设计机关、教育单位、国企、民企、外企、个体等领域。这些基本信息表明被调查者的样本较为广泛，也有一定的代表性，由于被调查者的学历水平普遍较高，具有一定的信息素养，这也从一定程度上保证了调查数据的可靠性。

（3）观测变量分析

通过SPSS17.0对268份问卷进行分析，以观测变量的均值、标准差和方差来反映数据的整体情况，结果如表2所示。其中，均值反映用户对利用档案的影响因素的重视程度和认可程度。在18个观测变量里，均值最小值为2.82——用户的经济条件，说明用户利用档案的时候较少考虑自己的经济条件；均值最大值为4.17——档案的内容信息，表明用户利用档案较多注重档案内容信息。表内所有变量的标准差都小于1，表示数据呈现理想的稳定状态。

2.3数据分析与检验

利用探索性因子分析方法对档案利用影响因素假设模型进行检验，根据检验后的结果对原有模型进行适当修改，以得到更为完善的档案利用影响因素匹配集合。

（1）信度检验

本研究采用L.J.Cronbach所创的α系数进行可靠程度检测，若α> 0.9，则代表量表的设计较为合理，具有较强的说服力。[13]本次测量的Cronbachs Alpha值为0.904，基于标准化项的Cronbachs Alpha值为0.906，都>0.9，意味着该量表的内部数据有着很强的稳定性，得出的结果比较能让人信服。

（2）因子分析合理性监测

本研究通过KMO值和Bartlett球形检验来检测观测变量的合理程度。KMO与1的靠近程度与数据进行因子分析的合适程度成正相关，若Sig值<0.05，则代表变量之间存在相关关系[14]。本次得出的KMO值为0.878，与1较为靠近；Sig值为0.000，小于0.05，表示档案利用影响因素之间互为相关，满足因子分析的条件。

（3）主成分分析

基于以上结果，可知，本研究数据可以当做因子分析的内容。将数据导入SPSS17.0进行降维，按照主成分算法特征值>1的基准提取公共因子[15]，剔除最高载荷系数小于0.45的影响因子，以最大方差法正交旋转，最终提取4个因子作为核心因子，累计方差贡献率为64.850%。由于社会科学领域的精确度不如自然科学领域高，所萃取的累积解释量在50%以上结果便可以接受，因此本次提取的總体效果理想[16]。

2.4模型修正

为了更好地理解以上4个因子的含义，对他们进行较为准确的归纳概括，本研究采用具有Kaiser标准化的正交旋转法对研究样本进行进一步的探析。因子载荷不同反映了因子分析过程中信息的丢失程度，因子载荷越大，表明信息丢失越少，越有助于准确解释对应的影响因素[17]。

如表3所示，在因子1中，档案机构的位置、配置设施、利用途径、用户反馈机制、工作人员的专业素养和宣传力度载荷较大，这些变量从各个不同方面展现了档案服务，所以可以把这些因素归纳为档案机构服务因素；在因子2中，档案的完整程度、形成时间、形成主体、种类及载体的形式载荷较大，该因子完全从档案的一些形式特点出发，故可将因子2命名为档案形式特征；因子3对应6个变量，分别为用户的工作性质和利用需求，档案的完整程度、内容信息、开放范围和档案利用途径，其中有三个变量（档案的完整程度、档案利用途径和用户的工作性质）除了对于因子3有明显的贡献外，对于其他因子的载荷值也较为明显。由于档案的完整程度对于因子2和因子3都有贡献，但对于因子2的载荷值较大，而且归为因子2——档案形式特征，也符合逻辑和常识，所以将档案的完整程度归为因子2。同理可得，档案利用途径归为因子1。除去这两个变量外，因子3对应的变量还有用户的工作性质、用户的利用需求、档案的内容信息和档案的开放范围。用户的工作性质带有显著的用户特征，而因子4对应的是用户的文化水平、用户的工作性质、用户的兴趣爱好和用户的经济条件，可见因子4完全从用户的角度出发，故将用户的工作性质归入因子4，并将因子4命名为用户特征。最终，因子3对应的有3个变量，分别是用户的利用需求、档案的内容信息和档案的开放范围。这三个变量都是实现档案价值的重要因素，他们互为相关，有着密不可分的联系。用户的利用需求是档案价值实现的前提；档案内容信息是档案价值实现的基础；档案开放范围直接影响着档案价值的实现，决定着档案机构在特定时间段能够为人民提供哪些可利用的档案。故把因子3命名为档案价值的实现条件。

根据因子分析结果，原来的档案主体影响因素、档案客体影响因素以及档案服务影响因素的模型调整为以档案的机构服务、形式特征、价值实现条件和用户特征为主的模型。对调整后的模型的各个维度进行合理性检验，在得出的结果中，最小的α系数是0.727，最小的KMO是0.675，表示调整后的观测变量之间较为一致和稳定，能够比较清楚地反映因子特征，总体结果较为满意。

2.5确定影响因素

调整后的档案利用影响因素如图1所示，18个影响因素结构更为合理，逻辑更为清晰，覆盖的影响因素也更为全面，不仅考虑到档案用户特征、档案形式特征、档案机构服务，还考虑到档案价值的实现条件，能够让相关工作人员用一种更加全面的视野去分析实践中出现的利用问题。

3结论

从调整后的模型可知，“互联网+”时代下影响档案利用的因素主要体现在档案的机构服务、形式特征、价值实现条件和用户特征这四个方面。针对这几方面，结合时代特点，可以采取以下措施促进档案的利用。

3.1树立创新思维，优化档案服务

服务的优化是行业前进发展的必经之路。互联网等计算机技术的广泛应用为档案领域带来了巨大的发展前景，利用者从原先有特定查档需求的个体扩大至海量用户群体[18]。优化服务是把数量众多的档案用户转化为忠实粉丝的有效措施。档案服务涉及众多方面，如档案机构提供的利用途径、用户反馈机制、工作人员的专业素养、相关宣传等都是档案服务的具体表现。任何一方面的欠缺都会影响用户对于档案服务的满意程度，所以档案机构需要从多个方面采取措施不断完善优化档案服务。其中，创新思维的培养对于档案服务的完善起着关键的作用。创新驱动是“互联网+”的显著特征，档案人员只有树立创新意识，才能做到与时俱进，立于不败之地。档案机构可借助高新技术创新利用途径，呈现出更加丰富多元的服务渠道；要持续地维护和完善反馈机制，增强与社会公众的互动性；还要与高校、企业等单位合作培养创新性档案人才，以线上线下多种方式推动档案宣传等途径，将创新思维应用于日常的服务工作中去。

3.2鼓励跨界融合，丰富档案形式

“互联网+”时代，档案利用者利用档案不仅仅是出于凭证需要，出于教育和知识学习、休闲娱乐等目的而去利用档案的用户也越来越多。同时，档案用户对于档案的完整程度、形成时间、种类、载体的形式等形式特征也有着不同的要求。为了使用户的多元需求得到满足，一方面，档案机构之间可通过现代信息技术，整合馆藏档案，实现资源共享。另一方面，鼓励档案机构与其他行业进行跨界合作，共同进行档案的征集工作，以补充档案机构内的档案资源，向用户呈现形式多样的档案面貌。目前已有许多档案机构与别的行业进行跨界合作并取得较好成果的例子，如莱州市档案馆利用报刊、电视台等进行合作，发布征集公告，结合深入民间调查等途径，最终收获了一直处于空缺状态的民国时期的珍贵档案[19]。

3.3扩大开放范围，顺应结构重塑

“互联网+”时代正在悄然改变着人们的生产方式和话语体系，社会结构在时代推动下也在重新塑造[20]。政府的行为受到越来越多的监督，公民的需求得到前所未有的重视。随着人们档案意识的日益增强，社会公众不仅仅满足于已经公开的馆藏资源，对于未处于开放范围内的档案也产生了需求。面对档案用户日益增长的利用需求，档案相关部门应该抓住良好时机，在不损害国家、人民利益的基础上适当地扩大档案开放范围，满足人们的档案需求，实现档案价值。

档案开放范围的调整并不是一个独立的单元，而是处于一种不断发展的状态。我国开放制度建设处于粗放状态，存在档案开放的时限和范围缺乏具体标准，档案的解密、鉴定协作难以落实等情况[21]。针对这种情况，宏观层面档案机构需要从法律、制度等多方面采取措施不斷地对档案开放范围进行调整，微观层面实践部门在遵循相关法律法规的基础上结合实际情况制定符合自己的档案开放范围。

3.4坚持以人为本，注重用户特征

尊重人性是“互联网+”时代的显著特点，它要求我们要秉承以人为本的原则，注重用户特征，关注用户需求。档案用户的文化水平、工作性质、兴趣爱好、经济条件等不尽相同，他们对于档案有着复杂