人工智能嵌入档案管理的逻辑与特征

于英香 赵倩

摘要：近年来，人工智能成为档案领域的研究热点，且多集中于探讨人工智能如何应用于档案管理，却鲜有关于其何以成为热点的反思类研究。文章梳理人工智能的发展进程与国内外研究成果，从人工智能的价值属性符合档案管理主体的主观需求、信息技术进步夯实人工智能嵌入档案管理的基础、政策与实践的跟进推动人工智能嵌入档案管理的进程三个方面探讨人工智能嵌入档案管理的逻辑。在此基础上，从技术扩散呈现档案管理主体间性、技术革新凸显档案场景机器化、技术演进拓宽档案职业边界三个方面分析了人工智能嵌入档案管理的特征，通过对高热度研究背后的因果关系进行多维度的剖析，对档案管理智能化进行现象学的阐释，为人工智能嵌入档案管理提供理论张力。

关键词：人工智能；档案管理；技术哲学

分类号：G270

Logic and Characteristics of Artificial Intelligence Embedded in Archives Management

Yu Yingxiang1，2， Zhao Qian1

（1.School of Library， Information andArchives of Shanghai University， Shanghai， 200444； 2.Research Center for Electronic Records Management in Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract：In recent years， artificial intelligence has become a hot topic in the field of archives. Most attention has been focused on how artificial intelligence can be applied to archives management， but few reflective studies are related on the cause of this phenomenon. This paper reviews the development of artificial intelligence and the research results at home and abroad， probes into the logic of artificial intelligence embedded in archives management from three aspects：the value attribute of artificial intelligence according with the subjective demand of the subject of archives management， the progress of information technology ramming the foundation of artificial intelligence embedded in archives management， and the follow- up of policies and practices promoting the process of artificial intelligence embedded in archives management. On this basis， the paper analyzes the characteristics of it from three aspects：technology diffusion presents the intersubjectivity of archives management， technology innovation highlights the computerization of archives scene， and technology evolution broadens the professional boundary of archives. This paper analyzes the cause and effect of research hotspot from multi- dimension， explains the intellectualization of archives management from phenomenology， and provides the theory tension for the artificial intelligence to embed in the archives management.

Keywords：Artificial Intelligence； Archives Management； Technical Philosophy

从远古时期结绳记事技艺的使用到大数据时代云计算、区块链技术的应用，档案离开了没有技术的伊甸园，技术常常嵌入档案管理中，呈现出档案管理技术发展的恢弘图景。正如著名技术哲学家伊德所言：“我们已经离开伊甸园，栖居于尘世地球”。[1]

人工智能被称为“ABCD”（Artificial Intelligence，Block Cha- in，Cloud Computing，Big Data）信息生態环境[2]中的重要一环，作为一个总称性的概念，它可以细分为人工智能技术、人工智能应用等领域，主要包括自然语言处理、模式识别、专家系统、机器神经网络、深度学习、分布式人工智能等技术。[3]人工智能的快速发展得益于算法的不断演进、学习层级的不断增加、计算能力的提升、大数据的飞速发展等多种因素。有专家预测在接下来的几年里人工智能将在交通、智能家居、服务机器人、医疗健康、教育、安防、职业工作以及文娱产业等八个领域深刻影响公众的生活。[4]人工智能技术已经应用到档案管理中，也势必对档案管理产生深远的影响。

1国内外研究进展

1.1人工智能的概念

Russell等认为，对于什么是人工智能，不同的人在不同的目标下有不同的意义，智能主要与理性行动有关。[5]Nilsson认为人工智能是致力于使机器智能化的活动，而智能则是使实体能够在环境中适当地、预见地运行的活动。[6]斯坦福大学人工智能百年研究计划则认为人工智能是受到人类神经系统启发的一门科学以及一系列计算技术，并且通常与人们使用神经系统和身体进行感知、学习、推理的方式相差甚远。[7]一些国内学者认为，人工智能是在以往信息技术、网络技术、认知神经科学等一系列技术基础上创生而出的全新技术领域，是在计算机、信息论、数学、心理学等多种学科相互综合、相互渗透的基础上发展起来的一门新兴边缘学科。[8]从这些定义中可以看出，国内外学者普遍认同人工智能是新的技术、新的科学，而且对其未来巨大的发展潜力寄予了很大期望。

1.2人工智能在档案管理中的应用

国外的研究比较超前，且集中于将先进的AI技术应用于档案管理中。Esposito等人利用基于机器学习的WISDOM系统进行档案数字化、信息提取与档案自动分类工作。[9]Vellino等人分析了信息化语境下电子邮件的价值，将机器学习技术嵌入电子邮件管理系统，提出将档案管理专家的评估与自动分类相结合的创新方法。[10]爱尔兰的工业记忆项目利用文本嵌入、机器学习、自动分类等技术，对2009年爱尔兰政府披露的长达50万字的工业学校虐待报告进行了基于关系数据库的动态呈现，论证了机器学习应用于数据处理的先进性与准确性。[11]Rolan等人分析了专家系统、深度学习、统计模型嵌入档案管理的可行性，并通过应用机器学习软件对非结构化数据语料库进行分类的案例加以论证。[12]

国内档案学界与实践界早于20世纪90年代就开始对人工智能融入档案管理展开了理论分析与实践探索，这些探讨紧随自动化、现代化、信息化语境的变化而变化，研究主要集中于人工智能在档案管理领域的具体应用。朱久兰和孙淑扬基于自动化背景分析了档案自动化管理现状，提出了人工智能的智能检索特征。[13][14]在信息化背景下，国内学者对于人工智能的探讨更加广泛与深入。李子林与熊文景从管理理论创新、管理模式优化、管理人员变革三个维度探讨人工智能对档案工作的推动作用，[15]周枫与沙洲认为人工智能在档案工作中的应用主要包括智能收集、智能分类与检索、智能鉴定、智能保管与智能利用等场景，[16][17]薛四新等人则聚焦于人工智能背景下档案从业人员的发展趋向与能力要求。[18]

从档案学界的研究来看，学者们的研究大多集中于“AI+档案”具体解决方案和具体技术应用方面，忽略了人工智能为什么要嵌入档案管理以及嵌入之后会有哪些特征的思考。人工智能、大数据、区块链等新技术的发展促进了档案管理模式的转型，提升了档案管理的效益，树立了新时期我国档案服务的新形象，但随着新技术与档案管理的进一步融合发展，技术的异化和悖论也不可避免产生，因此对于技术的本质和逻辑的研究是消解和避免技术副作用的重要途径。在此背景下，本文不讨论人工智能在档案领域中的具体应用，而从人工智能嵌入档案管理的逻辑出发，对高热度讨论背后的因果关系进行多维度的剖析，思考人工智能嵌入档案管理的特征，对档案管理智能化进行现象学的阐释，为人工智能嵌入档案管理提供理论性的张力。

2人工智能嵌入档案管理的逻辑

分析人工智能嵌入档案管理的逻辑是人工智能技术能否在档案管理领域长久发展的基础。在档案学领域，人工智能嵌入档案管理的逻辑表现在以下三个方面。

2.1人工智能的价值属性符合档案管理主体的主观需求

人工智能是一种蕴含巨大能量与价值的技术工具，是技术世界中具有颠覆性功能的技术形态。马尔库塞和哈贝马斯反对技术价值中立论，认同技术负载价值论，伊德也认为技术在特定情境中的发挥带有文化诠释性，人工智能从属于这一范畴。从价值论的客体角度看，人工智能本身所固有的属性与功能成为人工智能嵌入档案管理有用性的客观基础。从价值论的主体角度看，人工智能作为客体具有满足档案管理主体需要的效用价值。

嵌入档案管理的人工智能不仅按照内部发展逻辑形成，而且受社会政治、经济与文化等多种因素的渗透影响，具有明显的社会形塑特征。[19]人工智能应用于档案管理的不同领域，借助于檔案管理主体的规定与衡量，呈现出不同的特点与价值。例如，科大讯飞的档案超脑平台基于档案管理的安全保密要求，内置了专业的语料库，形成了完全本地化保存的档案数据，保证了数据的安全可靠，这类应用满足了档案管理主体在档案安全方面的需求，提升了档案管理本身的效率和效果。又如，科大讯飞的语音识别技术针对口述档案的收集、管理与音视频档案数据化等工作内容进行了技术范式的适宜性调整，实现了口述文本与音视频档案的实时输出与自动化提取，[20]这类应用则满足了档案管理主体在档案管理智能化与信息开发利用等方面的需求。

2.2信息技术进步夯实人工智能嵌入档案管理的基础

人类社会经历了农业时代、工业时代、信息时代的时空位移，工具与技术的变革与创新时刻贯穿其中，历代技术成果的积累与应用构建了庞大的技术世界。[21]档案管理与技术世界并不是平行的两个系统，相反，技术世界与档案管理一直如影随形。科学动态的管理流程、高度凝结的精致技艺糅合在从古至今的档案管理中。20世纪中期以降，电子文件的快速发展为档案管理带来了机遇与挑战，计算机辅助管理成为档案管理自动化的重要推手。随着人工智能的发展，计算机智能化程度不断提高，人们对计算机的认识也在不断提升，计算机从依赖于人的工具变成人决策的可靠助手。[22]信息技术进步夯实了人工智能嵌入档案管理的基础。

如今，档案管理大有走向档案数据管理之势。大数据是引领人工智能发展的重要窗口，是人工智能发展的基石和助推剂，在此背景下，人工智能嵌入档案管理相得益彰。档案部门为人工智能嵌入档案管理发展提供了优良的数据与资源基础，体现在我国大部分地区的档案管理已经实现“存量数字化，增量电子化”的使命，这为人工智能的嵌入创造了条件。

2.3政策与实践的跟进推动人工智能嵌入档案管理的进程

在政策制定方面，国务院于2017年印发的《新一代人工智能发展规划》[23]对人工智能基础理论与关键共性技术进行了探讨，其中自然语言处理技术与跨媒体分析推理技术对档案数据的挖掘与分析、知识图谱的构建大有裨益。同年，英国国家档案馆发布的《数字战略》制定了大数据策略，通过机器学习技术开展数据收集工作。[24]芬兰国家档案馆签署人工智能合作协议，推动数据系统互操作性与开放性。[25]2018年4月，国家档案局与科大讯飞签署战略合作协议，在人工智能的规则制定方面寻求合作。[26]

在管理实践方面，江苏省档案学会积极探讨技术创新、管理创新和业态创新话题，寻求与智能企业的合作，探索档案管理的智慧实践。在人工智能嵌入档案管理的技术专利方面，基于人工智能的档案分类系统[27]、档案存取装置[28]与档案管理机器人[29]等专利相继公开。同时，上海浦东新区档案局将人工智能辅助竣工档案验收纳入工作范畴。专利的开放与实践的探索将助推档案管理智能化的进程。

3人工智能嵌入档案管理的特征

人工智能的兴起不仅是一场技术革命，更是带动了政府治理与决策革命。人工智能的嵌入体现为技术的扩散、技术的革新与技术的演进，它正开启一个全新的未知空间，影响着档案管理的转型与创新。人工智能嵌入档案管理的特征主要表现在以下三个方面：

3.1技术扩散呈现档案管理主体间性

技术扩散是人工智能嵌入档案管理的首要体现，呈现为一种技术抽身而去，另一种技术旋即在场的空间状态。技术扩散是指技术的传播，而主体间性是指从主体A到主体B的转变，即技术扩散的主体间性是主体到主体间技术范式格式塔的转换，若技术范式转换过程中发生黏滞则不利于技术扩散，若主体成功构建新的技术范式则利于技术扩散的顺利进行。[30]人工智能的嵌入将造成档案管理领域内技术规则、技术理论与工具的变化，因此，人工智能的嵌入有利于构建新的技术范式，以此推动档案管理的转型升级。

人工智能的嵌入使得档案管理主体更新技术范式，反思技术规则，重建人工智能嵌入下的档案管理本土化的技术图景，界定映射的人工智能语境边界。江苏省常州市顺应档案信息化发展趋势，推动技术融合与数据融合，实现档案馆（室）从手工管理到计算机智能管理的转变。首先，从创新档案管理思路出发，借助企业档案智能管理的先进经验，推动档案科技创新，为人工智能的嵌入拨开理念落后的“浓雾”。其次，通过建设智慧档案管理平台、智能档案管控平台、档案工作智能办公平台推动档案智能管理与业务协同合作，为人工智能嵌入档案管理提供实践基础。最后，以技术维度作为档案管理创新发展的重要支撑，推动人工智能技术与档案管理的深度融合，为人工智能的嵌入明确目标定位。[31]

3.2技术革新凸显档案场景机器化

技术革新是人工智能嵌入档案管理的重要体现，对于负载价值的人工智能来说，它的嵌入体现着一种管理场景的革新。首先，档案管理场景从计算机辅助向人机协作转场。其次，在档案管理图景中机器作为管理主体成为可能，即机器有能力、有权从事档案管理活动。最后，档案管理场景中技术的使用更加多元化，通过多元技术的融合与跨越机构的合作推动档案管理转型，构建人工智能大背景下的话语体系。

在实践层面上，国网江苏省电力公司档案智能管理中心于2019年10月正式投运，打造高度智能化的智慧馆库系统、建成“1+N”智能库房云体系、研发档案智能运维机器人，实现了人工智能技术在电力档案管理中的融合应用。[32]国泰君安证券公司利用语言处理和模式识别技术实现合同的签名比对与智能扫描工作，提升了签名比对的效率与扫描的准确度。另外，该公司还利用机器学习技术进行图片、视频档案的编研工作，实现对视频中重要人物进行人脸图像的智能聚合。在不远的未来，档案场景将呈现更加丰富多彩的技术图景。

3.3技术演进拓宽档案职业边界

技术演进是人工智能嵌入档案管理的时代体现，从技术发展的历时态来看，档案职业存在着一种边界，这种边界随着技术的演进不断拓宽。人工智能嵌入档案管理之后，档案工作者的再技能化特点显现，通过改变角色定位，升级职业技能来拓宽档案职业边界。智能只是人工智能时代最微不足道的特點，发人深省的往往是时代洪流下所引发的诸多社会影响。

人工智能给档案职业的重新定位带来的更多是春天般的机遇，它推动着档案职业边界的拓展。在档案职业培训方面，各省市都秉承“术业有专攻”的原则，通过交流见学、交叉任职、专家传授等方式，提升职业技能与技术水平。打造“高、精、尖”一流档案人才队伍。例如，北京市海淀区档案馆将技能型档案人才培养作为工作重点，积极开展校政合作，创新人才培养模式。[33]在档案专业教育方面，中国科学技术信息研究所成立人工智能前沿研究中心，开设人工智能相关课程。北卡罗来纳大学信息与图书馆科学学院、亚利桑那大学信息学院与康奈尔大学信息科学学院开设了算法、机器人伦理与人机交互设计等人工智能相关课程。人工智能环境下，档案工作者应主动适应业务电子化、档案数据化、管理智能化、服务个性化的新要求，做好角色定位与职能转型。

4结语

2020年，第十九届国际档案大会将“赋能知识社会”作为主题，其中人工智能成为热门议题。人工智能已经进入我们的视野，它将在未来几年内对我们的生活、工作环境产生广泛而深刻的影响。正如伊德所说，我们已经离开了没有技术的伊甸园，栖居于人工智能赋能下的尘世地球。

人工智能给我们提供了新的技术理念、管理模式与研究方法。作为档案学领域中的研究者与工作者，应在接纳新兴技术的同时打破传统桎梏，在保持专业敏感度的同时保持哲学思考，并在紧跟技术潮流中坚守传统与创新的二者统一。须知，栽好梧桐，自有凤凰来栖。

*本文系国家社科基金项目“大数据背景下档案数据管理理论构建、技术选优与实践创新研究”（项目编号：18BTQ092）阶段性研究成果。

注释与参考文献

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