试论信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理

【摘 要】随着信息化时代的快速发展与进步，社会各行业领域愈发重视信息化技术的有效应用，而事业单位的文书档案管理信息化建设不仅能整体提高档案管理的工作效率，在推动文书档案管理改革方面也具有积极意义。基于此，通过论述信息化背景下事业单位文书档案管理现状，探讨信息化背景下优化事业单位文书档案管理的策略，以期为事业单位文书档案管理工作的有序开展奠定良好基础，从整体上提升事业单位的综合管理水平。

【关键词】信息化背景;事业单位;文书档案管理

引言

档案作为社会公众在日常生活中产生的具有价值性和代表性的信息资源，对社会公众的个人发展有着关键性影响。其中文书档案作为事业单位日常生产经营活动的重要组成部分，综合涵盖了报道、决定、指示等内容，通过文字转换的方式有效实现了文书档案信息的存储与管理。基于信息化背景开展事业单位文书档案管理工作，不但可以减轻文书档案管理工作人员的负担，还能有效提高文书档案管理工作的效率，进一步推动事业单位可持续发展。

1 信息化背景下事业单位文书档案管理现状

1.1 文书档案管理机制尚不完善

由于部分事业单位的文书档案管理制度尚不完善，与其实际发展经营情况不符，无法保障事业单位文书档案管理工作开展的实效性，也无法满足事业单位的实际发展需求，不仅对事业单位文书档案的规范化管理造成了不同程度的影响，还加大了文书档案管理工作的查找、翻阅难度。与此同时，事业单位的文书档案管理工作还存在管理机制不完善的问题，无法真正将文书档案管理机制的具体内容真正落实到具体的部门责任人，未能充分发挥文书档案管理工作对相关管理人员的指导职能，导致文书档案管理人员无法严格按照文书档案管理机制约束自身工作行为。

1.2 文书档案管理人员的专业素养不足

当前事业单位的文书档案管理工作人员多为兼职，并且专业文书档案管理人员较为稀缺，导致文书档案管理工作在实际开展过程中，相关管理人员的知识储备与专业化素养严重不足，并且部分文书档案管理人员对档案管理机制的了解与认知也仅停留在表面层次。除此之外，事业单位也未曾组织现有文书档案管理人员参与专门的培训活动，导致文书档案管理人员严重缺乏現代化文书档案管理必须掌握的知识储备与基本技能，无法真正为文书档案管理工作的科学性和可靠性提供基本保障。

1.3 文书档案管理理念较为落后

信息化背景下的事业单位文书档案管理工作仍存在各种问题，尤其体现在部分事业单位领导者未及时转变传统文书档案管理理念等方面，甚至过度重视纸质版文书档案文件的归类与整理，对图片、视频、影像等电子版文书档案资料的储存归档未引起足够重视，从而导致事业单位的文书档案资料收集不全面，未能为日后文书档案资料的重塑和编排提供可靠参考价值。另一方面，部分文书档案管理人员存在对事业单位档案资料存储不规范的现象，严重缺乏社会意识与管理意识，对相关文书档案管理资料也未及时进行归纳与整理，致使大量文书档案资料丢失、损坏，为后续事业单位文书档案管理工作的开展造成严重阻碍。

2 信息化背景下优化事业单位文书档案管理的策略

2.1 构建完善的文书档案管理机制

在信息化背景下，事业单位应结合信息化建设体系，构建完善的文书档案管理机制。事业单位日常需要处理大量文书档案信息，必须通过健全的文书档案管理机制不断规范与管理多元化文书档案信息，以此为文书档案管理工作的实效性提供基本保障。在文书档案管理过程中强化信息化建设，不仅有助于推动事业单位朝着智能化方向改革，还能在积累丰富档案管理经验的同时优化与完善文书档案管理标准和要求。与此同时，事业单位还可以根据自身经济管理现状和经营管理情况制定切合社会公众实际需求的文书档案管理机制，并基于宏观角度为不同阶段的文书档案管理工作设计科学有效的管理方案，真正将电子文书档案管理机制落实到具体工作流程，更深层次地推动事业单位的文书档案管理工作有序开展。

2.2 创新与优化文书档案管理理念

为了确保事业单位的文书档案管理工作能与时俱进，相关领导者应及时摒弃传统文书档案管理理念，积极实行新型信息化档案管理理念。这种理念不但有助于提升文书档案管理人员的工作效率，还能在完善事业单位经济建设的基础上有效减轻文书档案管理人员的工作负担，从根本上降低文书档案管理工作的难度。在此基础上，事业单位应充分落实文书档案管理信息化建设，不但要注重纸质版文书档案的存储和保护，还应将视频、影像等电子版文书档案资料实时进行归档储存，同时严格规范文书档案存储方式，通过定期开展文书档案巡查工作，确保文书档案储存环境的安全性。

2.3 强化文书档案管理信息化建设

强化文书档案管理信息化建设的首要目标在于提升信息检索效率，减轻人工检索信息的负担，真正为文书档案管理工作的开展提供良好的便利条件。因此，事业单位在文书档案管理信息化建设过程中，应督促相关机构加大文书档案管理信息化宣传力度，从根本上提高档案信息化建设在单位内部基层员工中的影响力。另外，事业单位还应积极向其他经验丰富的优秀单位学习文书档案管理信息化建设的方法和策略，在提升信息化平台利用率的基础上推动文书档案管理工作实现数字化升级转型。

2.4 加大基础设备的投入力度

在信息化背景下优化事业单位文书档案管理时，相关政府部门应在资金允许的前提下积极配备经济适用的软硬件设施。开展文书档案管理工作的根本目的在于保证档案信息资源的完整性，从源头上避免文书档案资料受损，以此提高档案信息资料的真实性与可靠性。因此，事业单位必须意识到软硬件设备的重要作用，在保证其质量的基础上选取具有统一功能的基础设备，避免软硬件设施出现数据不兼容、无法识别信息、数据转换故障、无法自行检索信息等不良现象。针对于此，事业单位在采购软硬件设备时，应尽可能选取型号规模一致的基础设施，从而充分发挥软硬件设备应有的实用性价值。此外，事业单位还应积极与其他单位进行沟通交流，在软硬件设施配备方面尽可能采取统一标准，构建符合事业单位实际需求的文书档案管理信息化平台，从而为单位文书档案管理工作的顺利开展提供便利。

结语

在信息化背景下，文书档案管理工作逐渐在事业单位中占据着至关重要的地位，并且实现文书档案信息化建设已成为顺应新时代发展趋势的必然结果。但当前事业单位在开展文书档案管理工作时仍存在亟待解决的问题，这就需要事业单位在文书档案管理信息化建设过程中，积极构建完善的文书档案管理机制、创新与优化文书档案管理理念、强化文书档案管理信息化建设、加大基础设备的投入力度，从整体上提升文书档案管理工作的效率和水平。

参考文献：

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[2]胡蓉.探讨事业单位文书档案管理及发展趋势[J]. 智库时代. 2019（13）

[3]刘春雪.信息化背景下文书档案管理工作的创新路径[J]. 科技资讯. 2020（21）

[4]徐娜.信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理[J]. 办公室业务. 2020（11）

作者简介：

王小艳，1971年3月出生，女，土家族，重庆酉阳，大学专科，档案馆员，研究方向：事业单位档案管理。

（作者单位：酉阳土家族苗族自治县规划和自然资源局）