从财务角度浅析商业物资采购——以烟草商业物资为例

四川省烟草公司德阳市公司 周勤学

1 当前物资采购的现状及原因分析

1.1 供需双方素质参差不齐

当某物资采购业务需要询价时，询价小组人员经常被临时组织参与，对需询价采购的物资类别(福利项目或非福利项目)，对供应方的资质(一般纳税人或小规模纳税人)要求不熟悉，就算是其中的财务人员也有可能不是从事税收板块的工作因而对税收政策不熟悉，甚至自身财务业务能力欠缺，缺乏为企业降本增效的敏锐性等，就会导致在询价过程中无法有效的参与意见。某些供应商报价人员对自身企业资质属于不明确，自身企业能否开具专票或普票不清楚，企业承担的税负不明，甚至不会计算不含税价，不论询价小组是询含税价还是不含税价，对方报出的价格与招标方的需求存在一定的偏差。

1.2 招标文件编制不严谨

当有小规模纳税人和一般纳税人同时参与投标时，没有考虑到如何比价，以采购非职工福利项目时举例，如果笼统的都以不含税价进行比价，招标文件未强制规定小规模纳税人必须出具专票，将有两种情况出现：一是小规模纳税人如果以不含税价中标，开具普票来结算，企业可能会承担小规模纳税人普票上的不含税价和税金，导致企业成本不可控增加；二是如果要求小规模纳税人必须出具专票，由于小规模纳税人无论自行开具专票或请税务代开专票，都需要承担相应的税金。在目前的税收政策下，如果小规模纳税人月销售额未超过10万元(以1个季度为1个纳税期的，季度销售额未超过30万元)时，可以免征增值税，那小规模纳税人就不能享受国家税收优惠带来的红利，这在一定程度上会制约小规模纳税人参与竞标的热情，无形之中会对企业招标结果是否最理想增加不确性。

1.3 合同签订存在风险

一是当某招标项目以含税总价中标并签订合同，没有在合同中明确不含税的单价、总价和税率，当遇增值税税率下调时，企业按含税总价继续付款，企业可能会存在多承担费用的风险；二是笔者曾遇到的情况，某小规模纳税人以不含税价中标了一项非福利项目时，合同中都未约定开具专票还是普票，导致小规模纳税人开具普票来收款，收款金额包括中标的不含税价+税金，财务发现这一情况时与招标部门沟通，招标部门以为无论对方开专票还是普票的不含税价就是企业承担的成本费用，而不知普票的税金不能抵扣，招标方当即要求此小规模纳税人换票，以普票上的价税合计作为付款金额，这其实与签订的合同存在争议，如果小规模纳税人不愿换票，坚持用中标的不含税价+税金以普票结算，招标部门是没有办法且必须履行合同的。鉴于招标方相对较为强势，加之标的不大，所以最终小规模纳税人重新进行了换票处理。但由于合同签订考虑不周产生的瑕疵引发的供需双方矛盾，确实需要规避。

1.4 以不含税价作为限价进行职工福利项目招标的弊端

当中标供应方是一般纳税人，开具的增值税专用发票税金不能抵扣；如果是小规模纳税人以不含税价中标，不论开具普票还是专票税金均不可抵扣，那企业想以不含税价作为控制成本费用的方式就不可取，出现这样的情况一是会让企业的成本费用由于中标方的不同变得不可控，二是一般纳税人以低于小规模纳税人的不含税价中标而企业承担的成本反而更高。而这两种情况都是招标企业不愿也不可能接受的，这与招标方的初衷相背离。所以对于职工福利项目的采购，用不含税价来进行招标是不太科学的。笔者单位曾经出现过招某福利项目时，以不含税价作为限价来组织竞争性谈判时，由于品类较多、单价较低，应标方无法报出不含税价进行比价时(因为要以下浮比例来确定供应商)，现场不得不将不含税限价改为含税限价才让招标流程得以继续，这虽然取得了所有投标人的认可，但就物资采购的规范性和严谨性来说是存在问题的。

通过对以上出现的几种情况进行分析，笔者认为存在参与物资采购整个流程的人员专业素质参差不齐，培训不足，一些采购部门的计划性不强，重视度不够等都一定程度制约了物资采购的规范性和严谨性、效益性，这确实需要在以后的物资采购工作中加以注意和提升改进的方面。

2 加强物资采购过程中的财务前置作用

2.1 加强物资采购专业培训

一是物资采购归口管理部门组织相关人员对物资采购相关制度的培训学习；二是财务部门组织部门人员针对物资采购中涉及税收政策、发票类别、合同签订条款中关于税金及价款的约定等培训。

2.2 物资采购归口部门加强招标采购的计划性

采购归口部门在组织询价前，应先将采购事项提前一段时间告知询价小组的组员，特别是财务人员必须充分了解采购事项，通过小组人员充分沟通商定后确定询价方法、途径、如何确定最高限价才会更加科学。

2.3 参与物资采购人员相对固定

由于询价、评审等人员分属不同部门工作均属兼职，人员经验的积累显得尤为重要，如果人员不相对固定，仓促参与询价、评审，无法提出科学的意见建议，对物资采购制定限价及后续招标过程均会产生一定的影响。

2.4 针对不同类别的物资采购事项建议

(1)采购事项属于职工集体福利，建议询含税价作为招标限价，在招标文件中明确不论是一般纳税人还是小规模纳税人来应标，均用含税价进行比价，如果是一般纳税人中标，合同签订中应要求对方开具专票，虽然税金不能抵扣，但必须考虑到如果增值税税率下调会让本单位有降低成本的可能性，在合同中应增加增值税税率下调时供货方减少的税金相应减少采购方付款金额的条款；如果是小规模纳税人中标，在签订合同时约定对方开具普票结算，在合同中同样增加增值税税率下调时供货方减少的税金相应减少采购方付款金额的条款。

(2)非福利事项中的采购批量的办公类、消耗类、包装物资等，当投标方可以是一般纳税人和小规模纳税人时，在确定招标限价时要建议询一般纳税人的不含税价和小规模纳税人的含税价来确定招标限价，但考虑到后续招标可能会出现两种情况，一种是招标文件标明一般纳税人和小规模纳税人都采用不含税价进行比价，无论是谁中标合同签订必须要求提供增值税专用发票；另一种是招标文件中明确如果是一般纳税人用不含税价来比价，一般纳税人中标在签订合同时明确必须开具专票；如果是小规模纳税人就用含税价来比价，小规模纳税人中标在签订合同时明确可开具普票。

非福利事项中采购批量的办公类、消耗物资、包装物资等，当要求供应商必须是一般纳税人时，就直接询一般纳税人的不含税单价来确定最高限价，在招标文件中明确用不含税价进行比价，那签订合同时必须要求中标方提供增值税专用发票来进行结算，税率在合同中明确，不含税价是多少要写明，还要增加若遇增值税税率下调，由合同中标明的不含税价加上下调后的增值税税率计算的税金作为合同执行的付款金额。

(3)工程项目和大型设备投资安装项目等，由于采购方要求的供应商资质较高，一般要求一般纳税人参与时，这时的招标限价建议询含税总价来进行确定，招标文件中可采用总价进行招标，合同签订时必须要求中标方提供增值税专用发票来进行结算，且将中标时工程项目的综合单价和大型设备投资需安装项目总价计算为不含税价进行明确，还要增加若遇国家增值税税率下调，由合同中标明的不含税价加上下调后的增值税税率计算税金作为合同执行的付款金额条款。

(4)针对特别小额的零星维修、小额绿化项目采购等，鉴于采购体量小且较灵活的服务，可选择的范围较窄，供应商多为小微企业或个体工商户，对方素质普遍较低且无法自行开票，建议在询价和比价时均采用含税价，且在合同签订时要与对方充分沟通，因为不论对方是自行开具还是税务局代开专票，就意味着供应方会因为承担税金减少自己的实际所得，这是供应方不能接受的；不论对方是自行开具还是税务局代开普票，一定额度内是不用交税的，供应方的实际所得就能得到保障，所以双方都必须明白这个道理再进行合同约定，采购方不要一味地要求对方开具专票，不然会给后续的执行带来麻烦甚至会扯皮。此外，当这种情况的投标人出现一般纳税人时，就可参考上述第(2)种情况进行比价和合同的约定。

3 结语

一个单位物资采购涉及物资采购预算、某些资产单价控制标准，还有一些特殊行业税率多样性和综合不确定性等，本文只是笔者站在财务的角度对本单位曾经出现的一些现象进行分析并所作粗浅的建议，笔者想说明的是不论什么类别的采购物资事项，物资采购归口管理部门应该组织相关部门特别是财务人员充分沟通，发挥财务在确定最高限价、招标文件的编制、合同签订等方面的前置作用，这将会对企业的物资采购流程高效有序、降本增效、避免纠纷等有所帮助。