刍议信息化技术在基层运管系统内部控制管理中的应用——以预算控制和支出控制为例

吴 丽

（长沙市道路运输管理处，湖南 长沙 410001）

一、内部控制建设背景

内部控制既是行政事业单位一项重要的管理活动，又是一项重要的制度安排，更是单位履行职责、全面完成各项任务的重要保障，它对提高行政事业单位的经济活动绩效、保障资产安全、强化廉政风险防控机制建设具有十分重要的意义。

《行政事业单位内部控制规范（试行）》自2014年1月1日起正式实施，该规范以预算管理为主线，以资金管控为核心，以科学的风险评估为基础，以流程梳理与机制建设为重点，通过制定制度、实施措施和执行程序，实现对行政事业单位经济活动各种风险的防范和管控。长沙市道路运输管理处自2016年8月成立，2017年4月正式启动内部控制建设。财务科通过开展内控培训，实施全面动员；梳理业务流程，分析经济活动的关键风险点；完善相关制度，规范经济活动的关键控制点；强化固定资产管理，开展全面清理工作等措施，建立健全了该处的内部控制制度，提高了内部管理水平。

二、内部控制建设中存在的突出问题

（一）预算业务控制不准

实施全面预算管理一直是长沙市道路运输管理处财务工作的重点，从其内控工作实施前的情况看，存在一些问题，主要表现在：

一是各科室在申报预算项目时，金额测算不准确，编制质量不高，且各科室手工录入，财务科审核汇总需要耗费大量人力物力，预算编制结果主观性较强；

二是预算指标执行与支出审核脱节，即在预算执行过程中，人工审核会出现漏审预算指标的情况；

三是对预算执行无法进行实时动态跟踪，预算执行进度不均衡，“前松后紧”的现象一直存在；

四是预算分析能力薄弱，各业务科室及单位领导不能及时掌握预算数据分析情况，不利于做出下一阶段预算执行决策。

（二）支出业务程序节点不清

根据该处财务制度，支出业务需要科室报账员经办—科室负责人审核—分管领导审核—会计初审—财务科长审核—出纳报账—分管财务领导审批—处长审批等程序。由于程序较多，科室报账员无法清晰知道报销票据处于哪个审批节点，且票据保管责任不清。

三、信息化技术引入内部控制建设的意义

鉴于上述问题，将信息化技术与该处内部控制建设相结合已势在必行，其主要意义表现在：

一是消除人为控制因素。《行政事业单位内部控制规范（试行）》对行政事业单位内部控制信息化建设的规范化、标准化及精细化提出了更高的要求。在实施经济活动管理信息化过程中，将相关管控制度嵌入内部控制信息化平台，以减少或消除人为因素，确保日常经济活动管控的主观性。

二是实现对经济业务的全方位信息化管控。通过信息化技术，将该处经济业务中的预算流程、支出流程、查询及分析流程有机结合，将预算管理和支出管理融为一体，提高了数据分析和服务决策等功能的应用程度。

三是建立了预算执行监管体系。通过建立预算申报、预算下达、预算执行控制、跟踪反馈、分析评价的预算管理和支出管理体系，可以确保预算执行进度，提高其执行效率。

四、内部控制建设信息化运用

2017年3月，该处内部控制建设信息化系统正式投入运行。该系统分为七个模块，主要包括：

一是费用报销模块：费用报销列表，费用报销查询，费用报销审批，新增费用报销，审批状态系统提醒；

二是资金使用计划模块；资金使用计划列表，资金使用计划查询，资金使用计划审批，新增资金使用计划，审批状态系统提醒；

三是财务预算管理模块：财务预算列表，财务预算记录查询，新增财务预算，财务预算审批，审批状态系统提醒；

四是报表管理模块：费用报销报表，资金计划报表，预算资金管理报表，部门项目用款计划表，四费公开报表；

五是预警提醒模块：资金使用提醒，项目进度预警；

六是基础数据管理：费用类别管理，部门项目管理，科室项目管理；

七是权限管理模块：用户管理，组织机构管理，角色分配。

该系统具有的主要特点及优势主要包括：

（一）实现了内控信息化平台与单位OA办公系统的整合与数据连接

OA办公系统是该处的数据中枢，能够把很多与经济活动相关的业务、流程和环节关联在一起，且使用率非常高。内控信息化平台作为OA平台的一部分，可以方便单位人员使用及查询，达到真正的协同管理。

（二）实现了预算控制与支出控制的紧密结合

通过内控信息系统的实施，来实现全处年度预算项目的监管（如从预算项目审批—资金使用计划的申报与审批—资金使用与报销—资金使用计划的落实与提醒—项目进度的跟踪与预警等全流程信息化监管）。此信息系统的实施不仅提高了该处财务工作的效率，还有效提升了该处对于各科室预算项目执行情况的监管能力，通过提升资金使用效率来推动全处工作的开展。

1.设置角色控制

角色分为报账员、科长、会计、出纳、财务科长、分管领导、分管财务领导、处长，每个角色均有对应的数据权限。角色分配清晰，有效的保障了数据的安全性（见图1）。

2.预算业务控制

（1）预算编制纳入项目库管理

科室在申报时，必须通过信息化系统进行申报。新增项目在申报时需细化测算依据（如人数、标准等），且系统自动进行复核，有文件依据的项目需将电子文档上传系统。分管领导初审、财务科长复审后，项目自动进入项目库中，并汇总生成预算编制汇总表（见图2）。

（2）预算指标自动下达

预算编制方案经处党委集体研究通过后，由信息系统自动给各科室下达预算指标，角色为报账员和科室负责人的使用人可以查询到本科室的预算项目；角色为分管领导的使用人可以查询到分管科室的预算项目；角色为财务科负责人、分管财务的领导和处长的使用人可以查询到所有的预算项目。

（3）预算执行动态跟踪

在预算执行环节，系统严格按照批复后的预算支出执行。如支出申请中存在无预算或超预算支出等现象，系统将会出现提示；如科室月度执行情况没有按照预算进行，系统会在首页进行红色提示（见图3）。

（4）服务业务科室，面向领导决策。

该信息系统通过预算编制在线申报、预算指标在线下达、支出在线审批、预算执行实时分析、支出进度实时查询等功能，实时监控单位预算执行情况，确保预算执行效率和资金安全，实现了科室项目立项、预算执行进度分析、收支滚动分析的一体化管理。月末系统自动出具预算执行情况分析表，月初自动出具预算执行预警信息，有利于财务科对支出与预算不一致的问题进行归纳总结，为处领导下一阶段预算执行政策的调整提供依据（见图4）。

图1

图2

图3

图4

图5

3.支出业务控制

科室报账员上传费用报销录入单，科室负责人初审后财务人员（包括会计与财务负责人）在线审核“内容是否完整、使用是否准确、是否符合预算”。纸质票据经领导会签后，出纳人员再次审核电子费用报销单的完整性。报账后，支付流程形成闭环。每一个环节节点，各个角色均能查询。这样的流程设计，让不相容岗位职责更加清晰；分岗设权和分级授权，防止了授权不当、越权办事（见图5）。

通过两年的运行，该处内控制度依托信息化平台的管理，减少了人为因素的干预，提高了单位财务工作的效率和财务管理水平，确保了经济业务按流程办事，按制度管理，有效的防范了单位的廉政风险，提高了经济活动的绩效。