信息时代工程设计院档案管理创新相关策略

（成都建筑材料工业设计研究院有限公司，四川 成都 610051）

1 工程设计院开展档案管理工作的重要性

传统档案管理方式具备种类多、规模大的特征，在管理过程中需要耗费一定的空间和成本，而实施数字化后能够有效解决文件储存查询难、管理成本高等问题。以工程建设类工程设计院为例，工程设计院负责保管的设计档案文件包括建设批文、委托合同、施工图纸、工程造价资料、竣工报告等。通过对设计档案的信息化管理，能够确保各项资料文件数据的完整性和稳定性，也能够提升档案管理工作的执行效率。

2 工程设计院档案管理现代化发展趋势

2.1 从内容多元化向数字网络化转变

由于工程设计院在管理施工图纸、技术文件等档案时，主要以纸质文件保管为主要方式，在后续存储和维护方面存在困难。但信息技术的应用与发展，能够使部分工程建设类工程设计院利用CAD 技术出图，并逐渐向三维协同设计模式转变；同时，信息技术应用的优势还包括：运用计算机编排功能可以实现对设计文件及工程图纸的自动归档、设计档案自动编号分类、在工程设计院局域网内进行文件数据检索和浏览等。电子文件逐步渗透到档案管理工作中，不仅可以解决检索困难、管理难度大以及档案利用率低等问题，还能推进工程设计院档案管理工作向数字化和智能化发展。

2.2 从纸质载体向数字化储存转变

工程设计院传统档案管理模式包括档案卷宗、硫酸底图和设计蓝图等，信息技术的应用让工程设计院大部分纸质档案文件转变为数字化档案信息，并通过光盘、磁盘等方式储存，工程设计院各层级部门人员也可以依据自身的职能权限，通过计算机系统登录查询需求文件与资料；同时，借助信息技术辅助档案管理工作，也能够使得档案管理部门人员将更多的精力放在质量监管、工程参考、成本费用归集等专题层面，提升档案管理工作效率。

2.3 从常规保管模式向专业型管理模式转变

由于以纸质载体开展设计档案管理工作，需要投入人力成本实行手工操作，但对相关人员的素质要求较低。而信息化时代下，档案管理部门人员需要符合复合型人才要求，不仅要不断更新自身的档案业务管理知识，还要具备计算机操作技能，满足设计档案信息化管理对高素质人才的需求。档案管理人员在业务培训与能力提升过程中，可以以文献检索方式、科技情报调查、专利知识等，做为专业培训内容，推进档案管理工作从常规型向专业型转变[1]。

3 信息时代下工程设计院档案管理创新策略分析

3.1 健全数字化档案管理规范体系

档案管理数字化推进过程中，需要制定严格的规章制度和基本流程，指导档案管理工作规范开展。首先，工程设计院要设置档案登记制度，联系企业标准，将建筑工程相关的数据、照片以及录像等文件信息纳入编目归档要求之中；同时，成立专门的档案管理室，依据各全院各部门的工作职能逐层开放档案查询权利，提升档案接收、归档及管理环节的规范性。但也要注意，纸质文件与数字化文件必须要同步归档，确保信息数据传输口径的一致性。其次，工程设计院需要明确电子档案接收数据格式，开发工程设计院档案服务系统，加强档案形成方、档案应用方、档案保管方和档案管理方之间的联系，畅通档案信息对接渠道，保证勘定、引用和保存信息的真实性与完整性；为了方便信息查询，工程设计院还可以对已经开发完成的档案服务系统分别建立档案数据库和档案三级编目系统，以建筑工程项目为编目核心，并采用层次编目法，在检索的过程中只需要输入工程名称或案卷编号就能查询到文件内容，全面直观地反映出工程项目文件原始信息与图纸原貌。最后，工程设计院还需要依据国家规定完善档案管理制度，包括文档一体化制度、档案信息备份制度以及数字档案鉴定制度等，尤其要注意物理储存管理问题和系统安全问题，避免信息被非法篡改或信息丢失等现象。此外，在档案管理过程中还要重视档案管理流程，在项目建设前期，高阶段设计档案由工程设计院保存；随着项目进展，施工图纸及施工文件等由项目部自行保存；在竣工阶段，竣工图纸由工程设计院保存。同时，工程设计院还要注意档案保管方式，例如：在管理技术档案时，底图保存方式为硫酸纸卷装；蓝图保存方式为纸质袋装。

3.2 实现档案管理系统与其他软件系统的端口对接

软件与系统一体化是开展档案信息化管理的前提和依据，通过联系不同系统或软件之间的测试环境、数据口径、数据库表结构等因素，对档案管理信息系统与工程设计院其他管理系统和专业软件进行端口对接，解决不同系统之间组织机构与用户协调统一、数据集成等问题，也能够降低档案管理成本。例如：单位目前采用IBM Notes 软件系统进行电子档案的归档和查阅,档案利用速度是以前实物借阅的10-20 倍,档案管理人员由以前10 多人减至一人，有效控制了档案管理成本费用。档案信息化过程中，工程设计院建立的数字档案管理系统必须要以国家档案管理标准为依据，在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，确保各系统、模块与软件多元化应用[2]。在这一过程中，工程设计院方要加大资金投入，实现档案管理系用与其他应用软件的端口对接，并建立综合图文管理系统，该系统具备信息采集、发布、分类、管理、检索和输出等基本功能，还能够在统一平台开展图文在线浏览、共享以及保密等工作。举例来说，当前大部分工程设计院主要采用AutoCAD 软件，文档资料系统就必须要支持R2000-201X 或AutoCADR14 等软件，并配备DG加密系统等，既能够实现专业软件与办公系统对接，还可以确保在办公过程中所涉及的电子文件及电子图纸都能够自动归档；同时，生产管理系统中的文件可以自动归档到档案管理系统当中，用户在生产管理系统中也可以直接办理资料借阅程序，提升信息获取效率。通过对应用系统的优化升级，各项档案信息也能够更具备指导性和价值性，为工程设计院后续业务活动提供决策支持。

3.3 发挥B IM 技术的管理作用

近年来，BIM 技术已经逐渐在建筑施工设计行业普及。具体来说，BIM 就是建筑信息模型，它具有较强的数据整合能力，可以将工程设计、项目预算、招投标、物资采购、施工过程以及工艺流程等信息数据进行集成管理，为数据需求方提供实时信息。BIM 技术具有协调数据、实物可视、3D 模拟、方案优化等优势，可以实现建筑项目运营全过程的数字化管理。在实际应用中，BIM 技术可以加强项目建设各方在同一网络背景下协同工作，开展约定洽谈、技术沟通、流程协调、责任商定等，还能够对施工过程的成本支出、实施进度以及工程质量等进行监督管理；项目参与主体，包括业主、施工单位、设计单位、顾问公司、施工承包商、施工分包商以及材料设备供应商等，都能够在同一平台上共享数据、交流沟通；同时，利用BIM 技术的模拟再造功能，可以通过采集具体的地基、设备、管网等相关数据，在该平台上再现施工建造过程，不用再经过勘查、测绘等环节进行监督检查。此外，BIM 技术的应用还可以缩短信息获取流程，信息需求人员在查询相关信息时，不需要追溯原始信息，可以通过BIM 平台直接查询到项目施工某一阶段的结果[3]。总的来说，BIM 技术的引入将会使得工程设计院的档案管理系统更加智能化，档案管理部门也不再是一个简单的资料储存仓库。

3.4 完善工程设计院档案信息数据库

工程设计档案能够全面反映某一建设领域的建设成果和城市发展现状，作为高价值的信息资源，建立相应的设计档案信息数据库极为重要。工程设计院需要从各管理模块和应用系统当中采集规整相应的档案资料，在数据库当中建立多个子文件，依据项目类型、使用频率等维度进行档案分类，方便后续使用和查询；同时，完善数据库的查询功能，用户不仅可以通过关键字、编号等查询相关信息，还可以将查询结构自动生成数据报表或办公文件。此外，数据库的应用必然会给档案管理工作带来一定的风险，这就需要工程设计院采取档案管理风险防范措施，对于工程设计院参与重大项目所涉及的资料、图纸、文件等及时备份，并建立数字档案备份中心，或通过限制登录权限等方式，避免档案数据被篡改或数据丢失等风险，保证数据库运营安全稳定。

4 结语

建筑行业在发展过程中，信息化应用和普及有效降低了档案管理工作的成本。在档案对接、共享、使用及管理过程中，工程设计院必须要充分认识到信息技术应用的优势作用，以发展的眼光看待档案管理信息化推进。同时，工程设计院也要不断创新档案管理手段，例如：通过对图档资料的编研工作，可以实现工程设计院档案、图书以及情报管理一体化；或者，工程设计院也可以建立特色档案信息化管理系统，以技术项目作为核心，提升档案管理的层次性。只有适应现代化档案管理要求，才能推进工程设计院长足发展。