办公室精细化行政管理的有效措施

张树兵

【摘要】精细化管理是根据社会经济实际发展而出现的一种特殊管理模式，主要旨在使制度精细化、目的具体化，从而确保每个工作环节的正常运行。办公室管理人员在具体实施时，除了需要自身具有良好的职业素养和较高的职业技能，还需要其对企业运行具有一个全面的认识，然后根据实际情况制定相应的制度体系，从而提高办公室工作质量，促进国有企业竞争力的提高。

【关键词】办公室  行政  精细化管理

“精细化”管理不仅是现代管理的最新风向标，同时它也是未来办公室行政管理工作的终极发展目标，其特点主要是通过科学有效的管理作为执行依据，通过准确、严格、精细的管理来最大程度上节约成本，还能够全面提升企业管理的水平与效率。在市场经济全面快速发展的今天，企业在经营与发展的过程中，面临着激烈的竞争，企业必须注重企业管理质量，优化企业管理成效。办公室行政管理是企业管理的基础，只有实行精细化管理，才能从源头上优化企业管理成效，确保企业各个部门衔接有序，推动企业健康可持续发展。

一、概述

精细化管理是常规管理的深入化发展。对于现代化的企业而言，大力推动办公室行政管理工作的精细化发展进程是尤为重要的，是企业内部管理工作的必然发展方向。办公室行政管理精细化就是将科学管理的理念和精细化管理的思想充分融入企業的各个环节之中的管理模式。办公室行政管理精细化的本质就是将相关的管理工作做精、做细，以此来有效提升企业的整体管理水平。通过办公室行政管理精细化的有效实施，不但能够有效提升办公室行政管理工作的效率，还能够逐步降低企业的管理成本，因此，办公室行政管理精细化是促进企业可持续发展的重要保障。

二、我国办公室行政管理的现状

在我国现代办公室管理体系中，一直沿用传统经验式管理模式，管理内容、形式及方法一成不变，难以有效推进行政主体对适应新形势下的行政管理工作的进程，不利于行政主体的健康发展，极大降低行政管理质量及效用，分化各部门间的权利及责任，为未来管理工作埋下诸多隐患。以管理内容及形式层面上进行分析，主要有以下问题： 首先是制度不完善。管理制度是行政管理关键组成部分，是通过行政化手段，以利用静态措施规范人员行为及言谈。管理制度不完善特别在职责划分层面、绩效评估层面，无法构建完善的管理制度，将导致部门职责划分模糊，处理关键事务时，部门间或人员间会存在相互推诿拖沓的问题，不利于上级任务及指示的有效落实，为行政主体管理工作带来沉重负担。而面临重大问题时，又无法有效追责部门或人员，对行政主体威信产生严重影响。甚至促使其他相关管理制度流为形式，增加办公室行政管理负担。最后是办公室行政管理员工或人员专业化水平低下、管理意识匮乏、职业素养不高、行政管理质量及效率有限等。办公室人员是办公室行政管理的主体，相关工作人员不能拥有良好的职业意识及能力，将限制行政管理工作推进行政主体机构发展的步伐。

三、办公室精细化行政管理措施

（1）构建完善的规章制度体系。企业要实现办公室行政管理工作的精细化，就要构建出完善的规章制度体系，以此来为精细化管理提供有效的依据，促进精细化管理方案的顺利实施。首先，要结合办公室行政管理工作的具体内容来制定出相应的规章管理制度。在此过程中，首先要构建出完善的责任体系，明确各个工作岗位的工作职责和工作标准，确保权力和责任能够保持一致。然后要对办公室行政管理工作的流程实施相应的优化，将现代化管理的理念融入各项工作流程中，确保各项工作都能够严格地按照流程运行。其次，要对企业各项工作制度的执行情况进行有效的监督管理，制定出行之有效的监督管理制度，以此来有效加强企业各项规章管理制度的执行力度，促进精细化管理的贯彻落实。最后，充分利用各种现代化信息技术手段来构建出完善的行政办公信息系统，以此来有效推动办公室行政管理工作的信息化发展进程，为精细化管理的顺利实施提供强大助力。

（2）加强企业文化的建设。对于现代化的企业而言，企业文化是尤为重要的。通过企业文化的建设，不但能够有效提升企业员工的综合素质水平，还能够有效提升企业员工对于企业的归属感和责任感，使其能够全身心地融入企业的发展过程中，进而促进其工作质量和工作效率的提升。精细化管理其实就是一种企业文化的体现，因此，企业要实现办公室精细化行政管理，就一定要将企业文化建设融入精细化管理的实施过程中。首先，企业在开展办公室行政管理工作的过程中，要遵循放大抓小的管理原则，从细节方面来推动精细化管理的逐步深入，放手让员工去做起其职责范围内的事情，领导只需要负责监督管理即可。其次，企业在开展企业文化建设的过程中，首先要不断加强办公室文化环境的建设，为企业员工营造出良好的工作氛围，然后要不断加强企业精神的建设。在这种情况之下，既可以加强企业文化建设，又可以促进精细化管理的顺利实施。

（3）提升员工的综合素质水平。企业要确保精细化管理的顺利实施，就要不断提升企业员工的综合素质水平。首先，要定期组织员工开展相关的培训教育工作，以此来有效提升企业员工的职业技能和职业素质;其次，结合员工的工作内容制定出相应的工作目标，促使其逐步养成良好的工作习惯;其次，培养员工的经济化意识，从而有效地为企业节约不必要的成本支出，促进精细化管理的顺利实施。

在现代社会发展过程中，办公室行政管理实现精细化管理，可以有效解决办公室行政管理工作中存在的一些混乱情况，有效的匹配行政管理工作岗位、职责和人员，实现管理成本的节约及管理效率的提高，为办公室各项工作的有序开展奠定良好的基础。在实际工作中，还要强化制度建设，并对岗位职责进行细化和明确，全面提高办公室人员的综合素质，确保办公室行政管理精细化水平全面提升。

参考文献：

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[3] 彭少辉. 论国有企业办公室行政精细化管理[J]. 环球市场信息导报，2017，（14）.