探究新时期工程档案管理信息化建设

周晓慧

摘要：文章对于档案的管理重要性进行了介绍，结合实际工作中出现的弊端和原因进行了详细的阐述。并且最后提出了针对于档案信息化措施提出了一定的解决办法。通过总结得出，当前档案管理工作需要突破传统的工作模式，架构信息化档案管理体系，保证企业档案的安全完整，并且具有系统性，增加档案安全的科学安全系统特点。

关键词：档案管理;安全管理;信息化;规范化

一、前言

对于档案的管理并不仅仅是存储档案的这一项工作。档案的管理有着极大的系统性，逻辑性，需要进行一系列的科学完整有规律可循的管理办法。对于档案的管理，具有一定的保密规则和安全管理办法。并且对于机密档案需要经过多方的配合共同进行认证备份。另外档案安全涉及到实体档案安全、档案信息的保密以及突发事件中档案的管理和维护。另外档案日常的查阅与利用，也需要对于不同时期的档案进行保护，保证档案的连续性，同时也需要具有一定程度的管理方法和规定。总而言之档案的管理要秉承以下的特点：保密性，完整性，时效性。

二、当前档案安全体系建设中存在的问题

档案信息化的推广，使档案管理工作呈现出了模式多元化和内容多样化，推进了企业档案馆管理工作的发展进程，同时也带来了诸多不安全因素。主要体现在以下几点：

（1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。分局各部门未严格执行声像档案管理制度，没有制定部门内部相应的管理规定，处于无章可循的自由管理状态。声像档案的管理主要是各科室分散保管或个人保存，声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度。

（2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片、光盘需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，今后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。目前各科室有积存照片没归档，且多数照片、底片、光碟没有文字说明。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

（3）保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备防光、防磁、温湿度控制等保存要求 ，不利于声像档案的长久保存和利用。

（4）收集渠道不畅，声像档案室藏匮乏，声像档案流失严重

分局综合档案室目前室藏声像档案极为匮乏。基层部门中有大量的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。分析原因：一是多个部门同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，管理档案材料缺乏协调性，这就导致了档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有提出归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

三、提升档案安全体系的管理措施

在档案管理过程中，架设安全管理体系的着手点通过以下几个方面：提升档案管理人员的管理意识、提升档案管理制度，制定档案管理应急预案。

3.1提升档案管理人员的责任意识

目前很多机构的档案管理人员往往缺乏专业的安全培训。认为档案管理仅仅是做好文本的存储工作。而对于档案的管理，需要提高人员对于档案的管理意识，保证档案储存过程中不被存储在恶劣的外部环境，同时提升人员的保密意识，对于档案的借阅归还需要严格的记录。同时对于重要的档案进行电子备份。提高人员对于档案管理的认知和理解。

3.2制定档案管理应急预案

由于档案存储涉及到大量文本，纸张等。因此对于档案管理需要制定相应的应急预案和危机管理。因此当发生火灾或者其他危机情况过程中。能够对于档案有着保护措施，如针对档案室的火灾管理需要不定期进行演习，或者突发演习，通过不停的应急演练来验证管理工作应急预案是否存在疏漏。另外对于年久档案，为了避免文本的损坏需要进行电子备份，如原件的扫描存档。或者文本信息的电子录入，以保证信息的完整。

3.3加强对数据安全性的保护措施

开发软件时，必须建立网络间的安全屏障，做好会计监控方面的技术工作。进行信息化管理要在安全的环境，用户的权限要设定好，以及对密码的管制要严格，只有网络环境的安全性可靠，财务信息化的内部控制才能完成，建立健全的安全体系，多方面的保障财务信息化的进行，对网络数据的各方面，以及软件硬件的管理都要到位，每一项都不可忽视，数据信息一定要保护好，如果发现对财务信息化有破坏或影响的行为绝对不能放过，及时想办法阻止。控制信息化的内部需要多个部分，也就需要多个人和分工，多方面很有效抵制破坏和窃取。设置密码要认真，太简单很容易破解，尽量复杂一点，密码的管理也需要分组，还要特别对重要的文件进行加密，定期改变一下密码。这样多层保护，信息会更安全。

3.4提升企业档案管理工作者的职业素养。

针对电子档案的管理，需要确定电子存储的方式。由于档案具有大量的性质。往往不能单独存储在独立设备种。那么对于电子档案的云存储，如何保证安全，如何进行系统收录。都需要档案管理人员具有一定的专业知识才能妥善处理。

另外档案管理人员的工作岗位职责需要进行划分，对于管理责任需要分摊到个人头上。不同的管理人员负责档案管理的不同环节，如录入、查阅、分类需要有专门的负责人员。同时对于部分大型机构的存储还需要有技术人员对于云端存储设备的维护监管。

因此当前的档案管理已经和以往有了极大的分别，在实际工作过程中对于档案人员的技能培训，建立相關的管理考核评估，对于档案的分类，存储安全都需要有着良好的培训。另外例如安全维护等专业性较强的岗位需要引进专业的技术人才。

3.5开展档案管理宣传培训。

为了调动工作人员的积极性，可以采用奖罚机制。企业还要定期考查一下员工的水平，较优秀员工可以获得适当的奖励，作为榜样，还可以带动其他员工的激情和状态。企业还要发现人才，对于员工要进行全面的培训。如技术部门对于档案资料的依赖程度较大。那么针对使用频率较高的部门则需要有针对性的培训（如档案的查阅守则）则是及其必要的额。另外机构的管理人员也需要提高对于档案管理的认知程度，做到档案管理一视同仁，所有工作人员都需要按照规章守则进行查阅，浏览调用等行为。

四、总结

本文根据工作经验，对于档案管理工作中存在的一些问题进行了描述，并且提出了个人的理解和解决思路。对于档案管理人员，需要做的不仅仅是做好当前的工作，还应当对于当前的工作模式不断思考探索，提高从业人员对于档案管理的重要程度的认知。同时借助高新技术对于档案进行信息化收录管理，做好档案备份和应急预案。做到有据可查，同时对于档案的整理要用心，到档案收录具有系统性，逻辑性，科学性保证档案的完整，便利，安全，保密性质。

参考文献

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