浅析大数据时代背景下的城建档案利用统计工作

苏榆茵

摘要：随着我国现代化信息技术发展速度加快，大数据已经成为人类社会生产发展不可缺少的组成部分。各行业也开始加强对数据共享速度以及数据的使用率。本文将结合大数据对城建档案管理工作的意义，讨论建立大数据库、完善管理体系、提高档案利用率等城建档案管理工作策略，为技术人员开展相关工作提供参考。

关键词：大数据;城建档案;档案管理

引言：近几年我国城市建设速度不断加快，为保障城市建设工作的顺利进行，相关工作人员就要对建设过程中产生的各类资料文件进行合理管理与统计。城市建设档案是对城市自然面貌、市内建筑物、构筑物、各线上线下管线情况的真实记录，是城市发展过程中累计的宝贵资料，因此工作人员要加强对档案的利用率。

一、大数据时代对城建档案利用统计工作的意义

档案是对人类社会发展情况的真实记录，而城建档案也就是城市建设档案，是在城市进行规划、建设、管理过程中形成的重要资料，其中包括：建筑物项目实施资料、地上地下管线数据、有关城市规划建设的政策法规、城市历史风貌等等。在我国城市建设过程中，档案利用与统计工作已经逐渐由不规范管理转变为规范化管理，这种良性发展也一定程度上依靠着大数据技术。相比较于传统的人工管理模式，大数据管理模式的执行速度更快，管理效率更高，而且电子档案容易保存，不受外界环境的干扰，能长久应用。当前城市化建设速度不断加快，传统的人工管理方式已经不能满足城建要求，因此使用信息化技术也成为城建档案管理的必然选择。对城建档案进行统计可以让工作人员及时了解到档案的实际利用情况，例如：档案有规定保管期，分为永久、长期、短期三类，当档案到达规定保管期限时，就要对档案信息进行统计，核对是否需要延长保管时间或销毁档案。利用大数据开展档案统计工作可以加快统计质量，实现统计数据共享，进而增强档案的利用率，最大程度开发档案价值，通过分析社会调查情况进一步了解城建利用需求，提高档案服务质量，为城市建设工作提供坚实帮助[1]。

二、大数据时代背景下的城建档案利用统计工作

（一）建立档案大数据库

2019年国务院发布了《关于在线政务服务的若干规定》，其中明确表示“除法律另有规定外，电子文件不再用纸质形式歸档和移交，且满足档案管理要求的电子档案和纸质档案具有相同法律效力”由此可见，电子档案已经成为档案管理工作的必然发展趋势，相比较于传统的纸质文件来说，电子档案的保存速度更快、保存年限更长、占用空间更小。为落实电子档案管理工作，管理部门需要尽快结合城建发展形式，建立城建档案大数据库，因为城市建设工作多种多样，所以产生的档案也具有很强的多元性，包括了自然资源规划、环保项目管理、工程设计监理数据、施工材料供应商资料等等，而且此类档案形成周期较长，输入成电子版后，文件形态也多有不同，如：照片、文字、影音等等，所以在建立档案大数据库，。要根据行业要求、发展方向、法律法规分类保存，提高资源的管理效率。

（二）完善档案管理体系

城建档案信息内容较为复杂，涉及面广，所以在进行管理与利用时，需要投入大量人力资源、时间精力。因此需要尽快完善档案管理体系，提高软件资源整合效率，根据信息化应用的现存问题，做好信息共享与平台联络，确保人员、部门之间沟通质量，并对现有档案管理内容进行科学化的处理。明确城建档案管理工作责任分工，建立健全城建档案管理的上下统一工作机制，确定具体的档案管理岗位职责，在定岗定编的基础上推动基层城建档案管理工作的顺序有效实施，扎实地建设好基层城建档案管理体系。

（三）提高档案开发利用率

很多档案资料在收集起来后，就被统一存放到指定位置，由于存放时间较长或其他原因，档案的使用效率较低，很多资料信息的潜在价值未能被充分开发出来，降低了档案资料的开发效率。因此，在开展城建档案利用工作时，需要侧重改变这一现象。首先，可以通过城市信息服务平台来收集城市建设信息，然后对现有信息进行深层次的挖掘，并根据信息类型向社会各部门行业输出，为其提供科学化、专业化的数据资源供给。然后不断完善现有信息服务平台。其次，要根据用户需求提高数据平台的检索效率，以信息化管理为目标，不断为用户提供高质量的资源服务，并根据目标不断展开后续的档案开发利用工作，转变传统档案管理模式，加强对现代化城市建设发展的认知，例如：重点开发数据共享相关技术，促进城市之间、行业之间、社会部门之间的信息交互，让档案资料的潜在价值可以被最大程度开发出来，以满足不同类型受众的需求。最后，要完善档案建设标准，确保档案开发利用效果，从归档、入档、管理、调用、查阅等多个环节进行统一化、标准化约束，确保档案管理效率，以免发生不必要的人力、物力资源浪费。打破传统档案管理模式的制约，并不断探索出最科学合理的档案利用体系，为城市建设提供更多帮助[2]。

（四）维护系统运行安全

众所周知，网络平台的信息交互速度更快，门槛更低，只需要简单的操作就可以完成点对点的信息共享，但正是因为这种便捷性，网络安全问题才会出现，城建档案具有重要价值，需要技术人员提高对系统运行安全性的重视，并对系统平台以及软硬件设备进行必要的安全防护，例如：对重要档案文件采取加密处理，给计算机安全防火墙等等，确保档案资料在存储、传输等操作过程中的安全性，为城建档案的使用提供更可靠的外部环境。另外，管理人员还要强化电子档案管理意识，以电子档案归档机制为根本，不断规范各类型档案的操作行为，并积极引进专业的信息技术设备，基于云存储、大数据管理应用引进专业的档案管理设备，提高设备的更新频率。

结论：综上所述，大数据时代已经来临，以计算机为载体的各种现代化信息技术开始改变着人们的生活与生产方式。城市建设档案对城市规划与城市管理有不可小觑的作用，需要提高档案管理效率，加强档案的利用率，确保信息资料的安全性、准确性和可靠性，这样才能为后期应用提供坚实的数据支持。

参考文献

[1]谭永红.加强住房和城乡建设项目资料与工程文件管理——评《城建档案管理员专业管理实务》[J].林产工业，2020，57（06）：123.

[2]陈秋玲.大数据时代城建档案信息资源开发利用面临的挑战及对策研究[J].城建档案，2020（05）：51-53.