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电力行业EPC项目档案管理探讨

2020-01-28于慧敏

锦绣·下旬刊 2020年9期
关键词:电力行业档案管理

于慧敏

摘要:本文以电力风电EPC项目为研究对象,立足档案管理工作,从监督机制、数字化建设、管理模式以及质量控制四个方面入手,详细探讨风电EPC项目档案管理,助力清洁能源行业更好发展,同时也为同行提供参考借鉴。

关键词:电力行业;风电EPC项目;档案管理

作为我国国民经济的基础产业,电力行业的重要性不言而喻,在维护社会和谐稳定、推动国家能源安全发展等方面意义重大。EPC项目是当前国际上通用的一种工程管理模式,电力行业风电EPC项目参建单位较多,整个项目工期长,必定会产生大量的数据资料,这些资料真实客观记录了项目建设各个阶段的具体情况,如何做好档案管理是亟待思考的重要问题。对于档案管理工作而言,应谨记“真实、规范、标准、高效”的原则,建立健全的档案监管机制,构建高效管理模式,加强档案质量控制,切实提高管理效率。

一、建立健全的档案监管机制

一是完善管理组织体系架构。制定《电力EPC项目档案管理条例》,完善档案管理的组织架构,明确管理原则及岗位权责,将档案管理纳入企业年度战略体系中,结合各职能部门工作内容,将档案管理融入其中,并将档案管理纳入部门绩效考核范畴。二是出台风电项目档案管理流程,以《风力发电场建设项目档案管理规范》及国家相关档案管理要求为参考,制定贯穿于项目全过程中的档案管理实施细则,明确项目建设方、监理方、总承包方各自在档案管理中应尽职责,明确项目文件、竣工图编制的相关要求,对当前档案管理进行流程再造,制定严格的档案归档、借阅、移交制度,并在实践中不断调整和优化[1]

二、加快项目档案数字化建设进程

随着信息化时代的来临,档案数字化管理成为大趋势,但当前依旧以纸质文档和电子文档“双轨制”为主,数字平台的建设使得原有的档案存储和利用方式逐渐发生改变,以风电EPC项目档案为例,其竣工阶段所开展的移交工作,不仅要向建设单位移交项目过程中所有纸质档案的原件,同时还需要将档案数字化同步到相关文档管理系统之中。再加之竣工阶段文件、资料数量较多,这也给数字化录入工作带来了较大工作量,对数字化系统要求较高。对此,必须要加快数字化建设进程,提高档案数字化管理成效,研发以提高工作效率为目的档案管理系统,并与项目工程管理系统进行无缝对接,实现档案线上签批流转,即线上完成签批流转后,项目部可立即开展工作,而线下则进行纸质文档的签批流转,线上线下同步进行,确保项目管理信息共享,使得档案查询、调阅更加便捷。同时,还应以数字档案为主导,建立信息收编整理平台,实现在线归档、整理及审核工作,切实提高档案管理工作效率。

三、构建四位于一体的档案管理模式

结合风电项目特点,推行行业主统筹规划、总承包全程参与、监理监督核查、施工单位落实执行的四位于一体档案管理模式。一是建立四位于一体档案管理体系程序,实施风电项目档案程序化、标准化管理;制定《档案全过程管理制度》,明确四方权责,落实责任机制,哪个环节出现问题就追究对应方的责任,严格执行惩罚机制,提高各方对档案管理的重视度。明确规定档案收集、整理、归档、调阅等流程。二是构建统一的风电EPC项目文件编号体系。项目所涉及的资料、文件等一律采用统一的编码,编码制定应涉及项目全部文件类别,确保每一位档案编码规范,从而提高档案利用率。三是制定标准清单。风电项目涉及领域较多,如土建、电气等,专业技术要求高,通过对整个项目清单和表格进行编制,一旦出现新的技术标准和要求,及时进行更新,也便于技术人员掌握新技术和新标准。

四、严把项目档案质量控制关

一是建立竣工档案信用评价机制。对项目参建单位档案管理工作进行科学评价,从各单位所提交的竣工档案质量为出发点,将考核结果作为评价其今后是否具有承建资格的重要依据,这样不仅有利于总承包方利益的保障,同时也能提高各方对档案管理的重视度。二是加强档案质量过程控制,加大档案管理的监督和考核力度。档案管理部门应定期对档案工作存在的问题进行梳理,制定常见问题清单,根据问题清单逐一进行检查;召开档案整改专题例会,及时催报,确保档案可控可调[2];实行档案管理激励机制,由总承包方全权负责,组织施工单位开展档案评选工作,对档案管理成效好、质量高、有创新性的予以鼓励,从而激励各参建单位积极参与档案管理,激发档案管理人员工作积极性,同时对检查过程中发现的问题予以通报批评,督促各单位限时整改。

结语

对于风电EPC项目而言,档案管理必须要以“创建国家一流档案管理”为核心目标,秉承高標准、严要求的工作精神,做好项目档案管理工作,构建四位于一体的管理体系,加快推进信息化建设进程,严把质量关。

参考文献

[1]代志芳.电力工程建设EPC项目档案管理[J].建筑工程技术与设计,2018,000(031):2559.

[2]梁碧珍.风力发电项目档案管理现状及改善措施[J].卷宗,2019,009(036):44.

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