行政事业国有资产“三步基础管理工作法”解析

明恒阳

摘要：行政事业国有资产管理信息化建设步伐加快，规范性制度越来越细化，但在基层单位资产管理工作 中并未能得到很好的落实，本文剖析根源，创新提出简便易操作的“三步基础管理工作法”，旨在夯实国有资产基 础管理工作，呼吁行业管理部门和基层单位注重科学的基础性管理，进而上升为制度性管理，更好地实现国有资 产管理先进理念设想和现实的管理目标。

关键词：行政事業单位;国有资产管理;工作模式

—、“三步基础管理工作法”的产生背景

随着近几年行政事业单位资产管理信息化建设的 发展，特别是资产信息管理系统的应用以及资产卡片式 管理，传统的管理方式巳跟不上新形势的步伐，突出表 现在三个方面：一是资产管理理念在不同地区、不同部 门间都出现偏差，甚至行业资产管理部门内部也不统一， 导致管理方式差异性很大;二是资产管理规章制度出台 越来越多，越来越细化，但基层单位并未能规范落实;三 是资产管理信息化程度不断提高，相应的信息化管理方 面的制度并未及时出台，信息化建设不断出现新问题。

资产管理工作在行业管理层出现重制度化设计，轻 落实性设计，要求单位做到的多，惩处多，而帮扶基层贯 彻执行的办法少。面对一系列的改革和足够多的规范 文件，基层单位如何顺利地一一落实执行，进而提高资 产管理水平，成为阻碍当下资产管理事业发展的新难 题，迫切需要一种新办法解决困扰行政事业国有资产管 理不到位的问题。通过多年的基层调查和实践，我们创 新设计了一套“三步基础管理工作法”.旨在解决基层资 产管理工作中面临的难点和低水平管理问题。

二、“三步基础管理工作法”的执行程序

该工作法设计的核心理念在于做好资产管理基础 信息规范化，以小博大，化繁为简，傻瓜式操作，以最简 便的方法解决困扰多年的账外资产形成根源、资产信息 不完整、资产变动信息反馈跟进不及时、账实不符、日常 使用与财务监督脱节、防范资产流失等一系列管理问 题。可以应用于固定资产、在建工程、无形资产、公共基 础设施资产、长期投资、存货等多项资产的管理中。

三步简单归纳为：第一步办理资产出人库;第二步 资产实名登记;第三步资产档案归集。“三步基础管理 工作法”看似简单，没有什么高明之处，其实这种设计 理念本身就是要简便化，易操作，高效率地解决问题， 重点在于运用。

1.第一步——办理资产出入库

国有资产管理第一道防线就是财务记账，虽然是 基础，却是后面一切管理工作的前提，所以这个基础显 得尤为重要，因为管理工作中出现的问题往往都可以 追溯到这个基础问题上。如何才能让会计人员记好资 产账，传统记账一般是凭发票及清单，或者附上合同， 但这些只解决了资金支出的证明，并没有把资产的信 息反映出来，特别是固定资产，仅有金额和数量或者有 规格型号是远远不够的，诸如资产的去向，谁使用，谁 管理，资产卡片信息等并没有解决。所以在会计记账 的第一步，就没有为今后的管理奠定好基础。那么完 工的在建工程、无偿取得的资产又能不能在第一时间 记账呢，仅靠会计人员主动性是无法保障的，显然传统 记账模式巳经满足不了管理的需要了。

“资产出人库单”的设计，便能够很好地解决这些 问题，出人库在企业中是普遍使用的方法，但在行政事 业单位似乎不习惯这样做，资产管理工作进展到现阶 段，的确很有必要推行这一方法。但运用起来和企业 是不一样的，企业旨在稽核，我们旨在管理。在这一步 骤设计中，首先，不管资产的来源出处，经手人必须到 财务科或资产管理员处办理人库手续，填制人库单，并 提供所需的各类信息资料，主要包括：发票、清单、合同 协议、划拨文件等，资产使用人（或领用人）办理出库手 续，填制出库单，也可以设计出人库一体单。因为行政 事业单位配置资产多数情况下都是不需要人库保管的， 来了就直接分配到使用部门，出人库只是一种工作程 序。假如上级配发了资产，经办人直接就安排使用部 门领用了，又不需要报销，谁来告知财务记账呢，所以 资产出人库手续必须办理。

在这个过程中一次性解决了资产信息的所有问题， 资产来源、资产分类、资产品牌规格型号、出厂信息、价值 数量、使用部门、使用人、管理负责（部门）人、存放地点、 资产相关档案证明（合同、权属证等）。财务既能够按权 责发生制第一时间人账，又彻底搞清了资产信息，资产信息管理系统得到了很好的应用，并且是一站解决。但起 初执行起来还是有难度的，因为让我们广大干部职工配 合，会有习惯上的不适应，那就想办法让所有人从慢慢适 应到养成习惯，由此第二步便解决职工责任心的问题。

2.第二步——资产实名登记

资产实名登记，就是为了加强资产使用人的管理 责任心，让所有职工都共同参与国有资产管理，不再是 无责任心式的使用，认为反正是国有资产，损坏了，由 单位配置新的。实名登记分两步，一是把存量资产通 过清查落实到每个责任人名下，签字登记;二是新增资 产在办理出库时，便巳经实名登记（领用签字）。登记 后还要张贴，可以采用资产条形码形式或表格形式，登 记张贴的信息不用太多，只需要能区分其他资产就可 以。目的在于提高管理人和使用人的主人翁意识，对 国有资产的责任感和态度，做到群体监督、社会监督， 重点还是为了日常维护管理。因为资产管理的中心环 节不是配置和处置，而是日常使用，日常使用的效率和 节约是资产管理最大的成就，物尽其用，是对节约财政 资金的最大贡献，而这恰恰是财务监督很难做到的。资 产配置不能是坏了就换新的那么简单，完全可以结合 存量资产使用情况和限额两重标准制定配置计划。

实名登记还能很好地解决目前比较普遍的一个问 题，就是资产交接，因为人事、机构的变动或资产使用的 变动，引发了资产信息变动跟进不及时，资产不交接也 是造成账实不符和盘亏的很大因素。如果没有实名登 记，也没人会告诉你资产使用人巳经在几个月前发生变 动了，或者某项资产巳经被调配到其他部门使用了，那 么资产管理员掌管的资产信息就会经常出现混乱，与实 际不符。而实名登记就要求资产使用人或管理人，在资 产发生变动时，要在资产管理员处办理注销或交接，否 则责任仍是原来的使用人或管理人。本来交接制度也 需要单独规范，实名登记如果运用得好，便可轻松完结。

3.第三步——资产档案归集

第三步必须做好资产档案归集管理， 需要归集范围

大致包括：购建类合同、转让协议、划转文件、房屋土地 车辆权属证明、设备相关的资料、投资协议、出租出借协 议等。为什么管理资产要归集这些档案，一是大宗资产 的长期存在，二是需要长期保存完整的资产信息。在建 工程能不能在交付使用当月转固定资产，取决于财务对 工程信息资料的掌控程度，特别是集中采购合同。之前 很多工程是依靠多年后的审计决算报告记账的，造成大 宗资产多年未记账。在清产核资工作中，那么多的盘盈 资产，又经过评估才记账，这评估费支出较为浪费，本来 购建资产巳经花费了大量财政资金，因为各种原因没记 账，还要再花一笔评估费才记账。公务车处理时车辆登 记证丢失时有发生，还要再补证，车辆信息在报表中也出现了编造车架号的现象。另外还有房产土地产权纠 纷、出租出借纠纷等问题。究其原因，是多方面造成的， 而资产档案资料的缺失，是财务监督不到位的根源。解 决的办法，必须让财务科或资产管理员归集这些与资产 来源相关的档案资料，据以记账，据以管理。

这“三步基础工作法”，要合理运用，灵活运用，相 互关联，缺一不可。在基层单位实施过程中，出库单、 人库单、出人库一体单现在都出现了，而单据的设计内 容也越来越多，几乎涵盖了资产卡片的全部信息。在 人库时连同资产的购建合同等一同索要，可能会形成 账外的无偿资产会由经手人主动申办人库，出库领用 时由使用人签字，相当于实名登記，办理注销交接也是 实名登记的延伸，而交接后资产信息保持有序的动态 变化，不再混乱。资产相关档案没有原件就要复印件， 总之要掌握，有了合同，不再担心无法转固定资产问题， 出租出借的资产也有了时间和空间定位，有了权属证 就会第一时间做好处置，防止事后知晓，资产流失。这 三项工作特别是在新增资产时，几乎是一并完成的，为 今后的资产管理夯实了坚定的基础。

三、“三步基础管理法”的实践作用及推行契机

为什么说资产管理“三步基础管理法”是傻瓜式操 作，这些手续并不需要管理人员太多的专业知识，也不复 杂，资产管理员都可以轻松学会，无论人员怎么变动，只 需要做好交接就可以c “三步基础工作法”在实践中发挥 了极大的作用，从应用效果上来看，贯穿了资产管理的各 个环节，从配置、日常使用到调拨、出租出借、报废处置; 涵盖了资产信息化管理的全过程，资产配置离不开完整 准确的存量资产信息，资产日常管理责任到人到部门，资 产出租出借、建造成本实现了完全掌控，大宗资产产权清 晰，得到长期有效的保障。资产处置巳经不再是难管问 题，并且随着管理水平的提高，处置二手现象会越来越 少，报废回收现象会增多。资产变动信息得到及时反馈， 及时跟进，真正实现了资产的信息化、科学化、动态化管 理;国有资产的安全完整防流失真正实现，这让管理制度 的设计目标得到了最好的印证。> 以“基础”来实现以小博 大，应当规范执行的繁杂制度得以简单化解。

如果配合清查工作，推行“三步基础管理工作法” 将是最佳契机。“三步基础管理工作法”虽然通俗易懂， 但仅仅依靠基层单位资产管理员自发推行，还是效率 不高，也有单位因为管理体制的原因半途而废，所以资 产管理部门如果能够把这一工作方法提升到制度的高 度来全面推广，效果会更好一些，总比频繁地搞清查、 检查、督促整改、评比、处罚等措施要效果好。基础打 得牢了，方法又科学严谨，只需做好日常监督岂不是更 轻松。认同者不妨一试！ 。

责任编辑：兰卡）