云办公视角下高校线上管理体系构建研究

陈雪梅,周 斌

(1.西安科技大学马克思主义学院, 西安710054； 2.西安科技大学高新学院,西安710109)

随着互联网技术的深入发展，尤其是现阶段情况下大众对于云办公技术的重视和实际应用，促使高校线上管理体系建设工作得到更进一步的重视。但是在现阶段高校云办公技术应用并不成熟的情况下，如何利用高校原有的管理体系，加强信息技术的应用，促进高校实现线上管理体系的构建变得至关重要。

一、高校教育管理体系存在的主要问题

(一) 管理需求与封闭性平台不对称

管理需求与封闭性平台不对称是现阶段高校教育资源管理体系存在的主要问题之一。一方面，教育资源系统的专属性使得其管理过程中必然具有封闭性，这在很大程度上限制了高校教育资源的有效推广和应用。另一方面，由于资源管理系统建设的差异性较大，导致各高校之间开发出了各具特色的教学资源，并且教学管理系统只针对内部管理人员开放操作权限，限制了系统内部教育资源的有效增长，因此封闭度较高的平台，限制了教学资源系统在教学工作中的实际效用，大大压缩了高校教育资源系统的实际开发价值，不利于管理体系的提升。

(二) 高校课程资源呈重复投资局面

由于高校教学资源建设工作通常需要依靠多所高校共同完成，这就导致高校在课程资源开发过程当中出现了严重的盲目性和杂乱性，导致高校课程资源建设的重复投资，浪费教育资源。在实际课程资源建设过程当中，由于缺乏明确的规划和统筹，各高校之间的课程资源建设投资存在较为明显的重复和交叉，导致部分课程资源重复开发，而部分冷门课程资源无人开发的不良情况，不利于学科的正向发展和学生自主学习。同时，缺乏规划的课程资源建设投资还容易造成资源的浪费，严重阻碍了教育资源开发效率。

(三) 高校管理价值未能充分展现

由于高校教学资源库的建设要求和管理要求都比较高，对高校内部的管理系统、网络系统、信息处理系统都提出了较高的要求和挑战，但是在实际的管理过程当中，学校教学资源库的管理还没有形成统一的标准和规范，这就导致部分高校教学资源库的建设和管理存在高度不协调的状况，没有办法充分发挥高校教学资源库的实际作用，导致高校在教学资源库管理当中的实际价值无法有效体现，在一定程度上限制了教学资源库的价值利用最大化。

二、云办公应用于高校管理体系的优势

(一) 规模化：降低高校管理成本

云办公应用于高校管理体系有助于高校实现规模化办公，降低管理成本。一方面，云办公技术的应用能够帮助高校在实际办公过程当中，应用现代化的智能设备实现网络沟通，大大降低了沟通所必须的时间和交通成本，同时也方便了高校人员组织和管理，节约人员管理的相关支出。另一方面，以互联网为载体的云办公，能够帮助工作人员之间互相通过线上传输的方式进行资料的交换，大大提升了沟通效率，与此同时，有利于无纸化办公的有效推进，大大降低了纸张等办公资源的损耗。

(二) 专业化：提高高校管理质量

云办公的应用还有利于帮助高校建立专业化的管理体系，提升高校管理质量。云办公技术在高校的应用，能够帮助高校加强对学校办公人员的掌控力度，通过云办公所生成的相关数据信息，加强教务人员的实际办公效率，提升办公人员的考核力度。与此同时，高校管理部门可以利用云办公技术所提供的数据收集和分析功能，建立起更加专业化的绩效考核体系和人员管理体系，通过多方面的管理机制协调，帮助高校建设起专业化的战略体系，切实提升高校管理质量。

(三) 精细化：提供个性化服务选择

云办公的应用还有助于提升高校管理的精细化水平，为高校相关工作人员提供更加个性化的服务选择。云办公能够给高校相关人员提供更加多样化的办公选择，大大降低了因空间限制而带来的工作不便，让高校工作人员在一定程度上突破了办公的空间限制，避免了传统办公模式所带来的不便。与此同时，云办公技术能够给教务人员提供更加多样化的手段选择，相关工作人员在教务工作进行过程中，根据自身工作特点，选择最为便利性的办公模式，通过个性化的服务选择，提升办公效率，从而能够最大限度地增强教学效果。

(四) 自助化：激活高校用户热情

云办公能够在高校管理过程当中建立自助化的办公模式，通过新颖独特的办公管理模式提升高校办公用户好奇心，激活高校用户的热情。语音办公模式下高校管理系统可以根据不同用户的实际需要，实现不同用户之间的数据共享和信息互通，拓展了高校用户通过云办公平台获取相关教学资源的渠道和权利，使得高校用户教学资源和办公资源的获取实现较高程度的自助化，在一定程度上方便了高校用户工作的有效开展，摆脱了传统办公模式下对于其他信息系统以及其他工作人员的依赖程度，高度的自助化对于激活用户热情作用十分明显。

三、云办公视角下高校线上管理体系的要点

(一) 解决资源共享与封闭性平台间矛盾

解决资源共享与封闭性平台之间的矛盾，是云办公视角下高校线上管理体系的建设要点之一。为了确保教学工作的顺利进行，加强对于教学资源的管理和建设，高校在管理过程当中，需要对教学资源进行综合整合，最大限度地保证教学资源的规范化管理。但在实际操作过程当中，不同学校的网络平台具有较高的封闭性，使得教学资源只能在高校内部流通和使用，大大降低了教育资源在不同高校之间的共享性和流通性，不利于教育资源发挥出其应有的价值，导致资源的利用效率普遍比较低下。

(二) 建立高校管理的云存储数据中心

云办公视角下高校线上管理体系的建设还应该着重建立云储存数据中心。云存储数据中心是高校线上管理有效开展的基础保障，通过搭建起高校自主的云存储数据中心，能够帮助高校在线上办公体系收集高校用户在云办公过程中形成的数据信息。通过对数据信息的深入分析，一方面能够为线上管理体系的优化提供必要的数据支持；另一方面，能够为高校的管理决策提供较为充足的基础数据支持。同时自有的云存储数据库还能最大限度保证高校云办公数据的安全性和可靠性，避免因数据泄露和数据损坏而带来的不便。

(三) 搭建高校管理资源共享的云平台

搭建高校管理资源共享的云平台，同样是云办公视角下高校线上管理体系建设的要点所在。传统高校管理模式下由于教学资源的封闭性，加剧了高校之间的教学资源交流的困境，不利于教学资源的价值最大化。因此高校可以通过搭建资源共享云平台的方式，将高校教育资源通过一定的技术手段进行云存储，并且通过内部加密和权限划分的方式来进行教育资源的有效管理，避免资源外泄的同时使得内部人员可以通过该云平台十分便捷地获取相应的教学资源，大大提高教育资源的共享性，提高教育资源的实际利用价值。

四、云办公视角下高校线上管理战略体系的具体设计

(一) 高校线上管理战略体系的构建思路

云办公视角下高校在进行线上管理体系构建过程当中，务必要实现管理平台的数字化、开放化和可塑化，最大限度地保障线上管理平台的资源共享性和信息安全性。首先，为了切实方便高校之间的信息交流和业务协调，应该建立起数字化的信息系统，建立数字化流程，提升协作便利性。其次，线上管理平台在构建过程当中应该注重平台的开放性，通过开放化的设计，满足不同高校对于线上管理内容的多样化要求，做到实时调整。最后，重视高校线上管理的多业务、多层级管理特征，利用相关技术手段促进管理流程的重构，提升可塑性。

(二) 高校线上管理平台的整体设计

高校线上管理平台在进行整体设计过程中，应充分考虑高校现实管理系统当中所涉及到的部门、科室以及岗位特征，同时还应该充分考虑到高校管理服务平台所面向的主要用户类型，应该根据不同的用户类型设计和搭建不同的应用平台和应用功能。考虑到高校往往都是由各二级学院组成，因此线上管理平台在整体设计过程当中应该在建立服务系统的同时，开发出多个业务子系统，将子系统的管理权限下放到各级学院，并且在管理平台系统当中预留子系统的接入端口，促进系统的整体协调性，方便高校管理工作的全面性。

(三) 高校线上管理体系的流程协同

云办公视角下高校在进行线上管理体系构建过程中，应该加强管理体系的流程协同。线上管理体系搭建的过程中，高校应该对自身内部的工作业务流程进行详细梳理，尽可能地保证业务流程的简化和规范化，确保各业务流程与流程之间保持高度的紧密性和关联性，避免因为工作流程的缺失而导致业务的完整性无法保证。与此同时，高校管理流程的规范化同样重要，通过规范化的流程设置，可以减免信息系统的复杂性，降低系统开发的工作难度，同时也能确保系统运行过程当中的稳定程度。最后，通过流程化设计，将高校的常规工作流程进行梳理，使得高校日后办公可以根据系统中的规范流程进行流水操作，提高办公效率。

(四) 高校线上管理体系的环境支持

高校线上管理体系建设过程中还应该着重把控高校环境支持。管理体系的建设离不开网络系统和网络技术的支持，必须利用高校现阶段所拥有的互联网云服务技术，构建高校日常管理当中所涉及的人、事、物数据中心，通过数据中心所搭建的云服务环境保证高校在日后的管理，即使出现用户和业务量的增加，同样能够保证有效的资源配置和相应的管理效率。并且，高校还有必要搭建起完善的保密和防火墙保护环境，切实保障高校用户的信息安全以及云服务系统的资源安全。