关于高校业务层面内部控制存在的问题及对策研究

卢建貌 浙江工贸职业技术学院

随着高等教育的积极发展，中国的高等教育进入了发展和质量提高的新境，迫切需要改革有关的管理制度和资源分配机制。内部控制的建设将促进现代高校的建设。高校制度完善了治理结构，规范了权力运行，提高了高校的风险防范和控制能力，并为高校的全面改革保驾护航。

一、高校运营层面的内部控制问题

（一）预算控制力弱

首先，在预算编制中缺乏科学的分析。在预算方面，高校面临着诸如参考信息不完整，论据不足和缺乏科学分析之类的问题。这些问题造成了预算数据与高校实际实施数据之间的重大差异。指标类型较多，内容广泛，财务支出详细预算的准备程度不高。在预算控制方面，高校尚未建立评估预算绩效的机制，因此一些部门一直在盲目地研究预算金额，未能提高预算增长的效率。

第二，预算不准确。调查显示，高校业务层面的项目经理很少是经济学专业的，并且缺乏基本的预算知识。高校业务层面的管理者，缺少预算管理一定的专业知识，预算编制基于经验或想象。如果查看高校的预算，会发现高校的预算可以节省人力资源和时间，但它不仅是年度准备计划和实施的基础，而且是高校发展计划的补充。高校各部门存在财务预算意识模糊的现状，普遍认为，财务预算只和财务部门有关系，是财务部门的一项工作，与自身没有关系，从而出现了业务层面的财务预算编制脱节，导致高校业务财务预算不合理，高校难以进一步发展。

（二）采购系统不完善，采购效率低下

首先，采购方法是传统的，透明度较低。采购的透明度低，因为采购操作采用人工方法。相关部门无法实时掌握采购批准和采购进度，无法跟踪采购进度和采购绩效，无法及时查询采购合同的A/S条款。其次，采购种类繁多，采购周期长。高校承担着教育和科学研究的多项任务，因此对设备的需求是多种多样的，面对许多采购项目，人工采购方法往往采购周期长，效率低。

（三）收支业务风险防控建设薄弱

第一，收入业务没有集中财务部门的收款和集中核算。由于高校的收入业务种类繁多，有些部门在进行业务活动时收取的赞助费和创收费，不在学校财务账上进行统一会计处理，从而形成“账外账户”；第二，缺乏对所交付资金完整性的监督。例如，通过使用固定的增值税发票（如停车费，新搜索费，博物馆门票等）收取现金，很容易出现虚假的高校收入，应收账款和私人“小金库”的风险；最后，虽然科研副产品加工所得很少转嫁给高校，但生产过程中产生的成本却由高校承担，给高校造成了经济损失。

（四）固定资产利用率低下

首先，固定资产信息系统尚未建立，固定资产的业务流程没有得到动态管理，因此无法及时获得准确的信息；其次，需要建立一种资源共享机制。高校固定资产类型多，数量多，价值高，部门多，固定资产的管理和使用缺乏集中化，导致固定资产重复购买和闲置；最后，有必要建立一种固定资产库存损失的赔偿责任机制。存在资产无法计量和资产损坏等现象，未能建立资产库存损失赔偿责任的赔偿责任机制并不能帮助履行资产管理职责，高校可能会不正确地使用和维护资产。

（五）合同管理混乱

首先，缺乏信息共享，人工管理很难满足高校合同管理的需求。目前，高校正在通过OA系统执行合同审批流程，但是合同管理部门和财务部门无法共享诸如合同编号和合同明细表之类的信息，并且合同付款确认信息是手动处理的。其次，进度管理很困难。手动管理对充分掌握合同的进度和履行，合同变更或终止的记录不完整以及对合同收支进度的不便构成了重大障碍。最后，档案管理很复杂。纸质合同不适合存储，合同档案难以收集，合同档案管理职责不明，并且难以快速找到。

（六）建设项目管理不严

首先，我们需要改进项目分类账和变更管理分类账。这利于工程项目的综合管理和搜索，也有助于对高校项目管理的全面控制。由于缺少有关已更改项目的统计信息，因此很难全面了解项目更改；其次，需要改善项目档案管理。由于缺乏具有专业的档案管理知识的人员进行收集和管理，难以及时对项目档案进行跟踪和归档，因此可能会丢失部分档案，从而无法保证项目档案管理的质量；第三，归档不及时，不完整工程项目的数据存储，以及工程项目文件数据不足，可能会导致项目无法及时完成资产的购置和转让；第四，项目管理信息系统尚未建立。每个基础架构项目都会生成大量文档和数据。大多数文档以纸质格式存储，因此检索和存储不便，这不利于高校及时了解动态数据并分析目标成本和实际成本。

二、在高校运营水平上优化内部控制措施

（一）建立良好的内控环境

一是加强对预算管理重要性的宣传，改善预算管理。为了增加对每个部门员工预算管理系统的了解，定期组织有关预算管理的专门培训，并指定每个部门的预算管理员，以便每个部门可以更好地了解预算项目的内容和确定的金额。二是对高校财务预算进行信息化处理，实时动态监督预算执行情况，以财物部门的执行操作为系统监测中心，创造一个完善的预算监督、执行环境，加强预算执行情况反馈，以便及时掌握预算执行的实际情况，及时发现并纠正问题，发布预算后不能随意调整。如果需要增加资金，则必须填写申请。只有在申请被领导批准后，预算工作被会议批准之后，才可以调整额外的预算支出，并且在年底应分析和总结预算执行的结果。

（二）加强采购信息化建设进程

首先，通过建立完整的功能，资源共享，标准化，透明，安全有效的采购管理信息系统，相关部门可以跟踪采购的整个过程的各个方面，并在线申报，批准，执行，监督，监察，实现统计等信息管理；其次，信息管理系统取代了传统的人工方法，在简化采购环节和程序，节省采购时间，提高采购效率，提高采购服务质量方面发挥着重要作用。

（三）增强高校内控执行力

首先，实行统一的会计模式，其中所有高校收入都由财政部管理。其他部门和员工不得擅自从事收入业务，也严禁建立“账外账户”；其次，开放在线支付方式并取消现金收支，以避免资金安全风险；第三，合理分工。票据管理，开票，收款，会计等职位是分开的，核心岗位和重要岗位应选择具有良好职业道德和专业技能的人才；第四，建立监督检查和处罚机制。高校纪检部门定期检查收入的完整性，以预防和控制收入执行者的完整性风险。如果发现自己的资金被盗并私下建立了“小额存货”，则将在收取和支付资金后立即对相关负责人员进行调查和处罚；第五，建立科研副产品管理系统，建立科研副产品库存账户。科研副产品收入应包括在高校的总收入中，并应进行收入的集中管理，账单管理和合同管理。

（四）强化风险意识，加强风险评估，集中处理

首先，建立固定资产信息管理系统。进行固定资产的动态管理和监视，加速固定资产系统和财务系统之间的无缝连接，并使用该系统来实现资产会计；二是科学配置资源，实现资源共享。开放共享机制，建立共享平台，有效提高高校大规模使用设备的效率。为实现机器维护目的而提供的共享服务可能会收取某些费用；第三，激活闲置的固定资产。鼓励各个部门实施内部固定资产配置，并使用共享平台公开闲置的固定资产信息，以使需求方和闲置的一方都可以快速分配材料并充分利用。第四，建立固定资产损坏和损失赔偿制度，切实履行对所有相关部门和个人的资产管理职责。第五，定期对高校资产进行全面盘点，以使固定资产账目保持一致。

（五）强化校内外监督机制，完善合同管理

首先，合同信息系统的建立要及时，并将整个合同流程融入管理系统中，实现合同管理部门与财务部门之间的合同数据信息共享，准确了解合同支付情况，防范合同风险。其次，合同管理信息系统的建设可以及时跟踪合同履行进度，实现对合同履行全过程的监控和评估。第三，合同管理信息系统的建设可以加强合同登记备案管理，并定期进行合同统计，分类，提交和编号，以方便今后的监督检查。

（六）完善项目档案管理系统建设

首先，建立项目管理分类账和项目变更分类账，做好项目管理和统计分析，优化相应的控制措施，不断提高项目管理水平。第二，提高对文件管理职责的认识。施工部门必须有专门的人员负责从项目申请到项目验收和结算完成的有关文件和资料，并且必须精通档案管理。提高档案信息安全管理的效率和水平。第三，建设项目的档案管理必须与建设项目的进度同步。建立项目后，应开始做好相关文件、资料的收集、整理并进行分类。建设项目档案的归档应当与建设项目同步进行，建设项目实体完成后统一由管理部门归档保管。第四，促进建设项目档案信息化。基于信息的建设项目档案的收集和管理，实现对已归档纸质文件的数字化，有效保护纸质档案免遭重复使用折叠，方便打印，检索和访问项目档案所造成的损害。

三、总结

综上所述，高校业务繁杂多样，在高校业务层面缺少系统控制和集中管理，通过控制好高校的业务，促进高校的繁荣发展。