大数据时代下高校教学秘书的工作现状和发展策略

大数据是近年来的热门词汇，随着现代社会的不断发展，在人们日常生活中积累了海量的数据，而这样一个海量数据的时代就被称为大数据时代。现代高校由于各种信息技术的应用，在教学常规管理中也产生了海量的大数据，如何在海量的文件和数据中获取有效信息，提高教学管理水平，是所有高校教学秘书所面临的共同挑战。

一、高校教学秘书在大数据时代下的工作现状

高校教学秘书是联系学校教务处、二级学院院领导、任课老师以及学生的桥梁，是保证高校能够顺利开展教学工作的关键。高校教学秘书工作活动范围宽广，涉及事务繁杂琐碎，在工作过程中必须认真细心，稍有疏漏就可能酿成教学事故，严重影响教学秩序，造成不良后果。

（一）高校教学秘书的工作内容

1.常规工作：协助抓好院系各专业教学计划的实施，做好教学组织、课务安排、教学质量管理等方面的工作，维护教学秩序的正常运行。协助院系领导进行教学计划管理，并依据教学计划制定教学任务；做好教学实践环节的落实与管理，做好教材建设安排，组织在校生参加各级各类考试。2.学籍管理工作：按规定办理本系学生的休学、退学、复学、转学手续，并将材料归档；协助院系领导做好新生入学、毕业生离校工作，并及时向教务处上报学生异动情况。3.教学质量管理工作：参与组织各专业教研会；协助院系领导组织召开学习委员座谈会；定期组织各年级的评教工作，将评价结果汇总发给相关领导和任课教师，促进教学质量的提升。4.毕业生工作：开展毕业生顶岗实习动员大会；对毕业生的就业三方协议进行资格审查，收集每位毕业生的调查报告、实习鉴定等材料，并将所有学生实习成绩汇总并上报学院。5.教学档案管理及其它临时交办的事项。

（二）大数据时代下高校教学秘书工作的困境

1.常规事物繁杂，不利于职业专业化发展

高校教学秘书受制于目前高校二级管理体制，受到学校教务处等职能部门和所在学院系部的双重领导。因此教学秘书除了要完成学校教务处安排的方方面面的工作。还要身兼系部科研秘书和行政秘书等多职，因此高校教学秘书被常规性工作占据了大量时间。对于很多高校教学秘书而言，甚至接待学生和老师的咨询也是日常工作的重要内容。因此很难在有限的时间里去处理专业性强的工作，疲于应付是工作的常态，更不用说抽时间提升专业技能或者进行科研课题的研究。

2.缺乏大数据管理、分析、处理能力

现在各高校信息化程度逐渐升高，各种软件种类繁多。虽然这些软件提高了高校无纸化办公率，但是高校教学秘书更多的是这些软件的被动操作者，没有主动的去管理、分析、处理这些软件所产生的大数据。究其原因一部分是因为部分高校教学秘书计算机使用能力弱，更多则是因为高校教学秘书在管理理念和管理方式上没有转变思想，没有将管理实体对象转化为以大数据为核心的虚拟对象。在工作中没有将教学常规活动中产生的各种数据进行有效的抓取、分类和动态监测，没有去分析数据背后的原因。大多数高校教学秘书仍然停留在简单的软件应用，工作中只有单纯的使用和输入，重复性机械性的劳动既增加了高校教学秘书的疲惫感，又无法提高教学秘书职业专业化水平，还影响了高校教学管理水平的提高。

3.专业技术水平不够，职业认同感不足

近年来虽然各高校招聘教学秘书的学历层次有较大幅度的提高，但是专业要求不够，只有少部分高校在招聘教学秘书岗时要求专业对口，这就导致了大部分高校教学秘书其实是专业不对口，半路出家，缺乏相应的专业知识。入职后对教学秘书的相关培训也不像专任教师那里有针对性，更多的是以德育为主，以公文写作和礼仪培训为辅，没有系统专业的培训现代信息技术知识和大数据处理能力，这就进一步的导致了高校教学秘书专业技术水平不够高。

同时一些高校自身也认为高校教学秘书岗位专业性不强，对教学秘书群体的重视程度不够，对教学秘书科研进修的支持力度小。高校教学秘书接受的更多的是事务性工作，所做的工作差异性小，基本没有科研课题和专业研究，缺乏晋升通道和自我价值的体现。容易产生职业倦怠，缺乏职业认同，也就没有自我学习进步的动力。

二、大数据时代下高校教学秘书提高工作能力的策略

（一）依托教学管理平台，创建教学数据库，提高数据分析和研究能力

高校教学秘书的常规性事物比较多，应该依托学校的教学管理平台将事务性工作与专业性工作分离开。学生可以依托相应的软件尽量在网上完成选修课，学籍注册，打印成绩，教学质量评价等工作。教师则可以完成课表查询，调课申请，教学工作计划，工作量统计，阅卷成绩分析、查询会议通知等常规教学事物。这样既为学生和教师办理常规教学事务提供了便利快捷的方式，也能把自己从繁杂的常规教学事务工作中解放出来，提高工作效率。同时高校教学秘书作为专业的管理人员可以通过现代信息技术动态的发送消息，分类处理学生和教师的各种问题，并将以上各部分所产生的教学常规大数据进行收集和分析，形成学校教学数据库。通过对数据库中大数据的分析和处理可由更有效的制定教学计划、学生培养计划、进行教学评估、辅助学科专业发展等。通过以上手段高校教学秘书不仅减轻了自身工作的负担还可以对教学常规进行更加科学有效的管理，提升学校育人质量。

（二）提升自身能力，积极主动加强教学秘书专业化建设

在大数据时代下高校教学秘书除了要掌握原有教学秘书的基本技能之外，还要熟练的掌握计算机技术和网络信息技术，还要能够处理和加工各种软件所产生的大数据并通过科学有效的分析，得到学校教学运转的真实情况。然教学秘书要具备以上的能力就必须主动学习，主动转变思想，把教学管理当做专业的事来做，积极组织参与科研活动，及时固化成果。同时也需要高校提高对教学秘书的重视程度，针对专业技术知识不足的问题采取请进来，送出去的政策。首先定期开展集中学习，针对信息化不足和大数据理解处理能力不够的问题邀请专家学者开展主题培训。其次高校应该定期的安排教学秘书到大数据处理能力强的学校进行轮训和跟班学习，开拓眼界，提升能力，使教学管理工作更加系统和专业。出台相应政策鼓励高校教学秘书开展科研活动提高专业知识和职业认同感。最后要长远发展，高校还应鼓励教学秘书继续深造学习，通过攻读硕士或博士，提升自己学历层次和专业能力。

综上所述，大数据时代对高校教学秘书的专业能力和综合素质提出了新的挑战，高校教学秘书只有主动作为，以大数据时代为契机，突破现有专业发展困境，实现管理理念和技术的全面升级，才能帮助高校提高教学管理水平和育人质量，才能在未来社会的发展中得到更好的机会，实现自身的价值。