饲料企业生产管理中电子档案的应用

刘惠梅

（烟台职业学院招生与就业处，山东烟台 264670）

从计算机技术和网络技术出现在身边，到现在计算机、笔记本电脑的广泛应用，计算机、网络科技的迅速发展乃至大众普及不过短短20 年左右。随着节约资源和现代化办公的需要，电子文件的应用范围已涵盖了各个领域、各个部门。电子文件在集信息技术、网络技术、现代管理技术为一体，经归档处理后成为电子档案。事实表明，饲料企业对数据、文件档案管理的信息化水平已成为提升饲料企业在行业内的生产力和竞争力的关键。企业制作电子档案不是只以保管为目的，其最终目的是为了企业利用档案。实体档案如此，电子档案亦是如此（周妍，2018）。但就目前的情况来看，在饲料企业电子档案应用中存在一些问题需要完善。本文就饲料企业生产管理过程中电子档案的应用情况、此过程中发现的问题及相应对策做一简单的阐述，为饲料行业生产管理中对电子档案的应用提出一些建议。

1 电子档案

1.1 电子档案的概念和内容 当前使用计算机办公的人们都会应用办公软件技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库、多媒体技术、存储技术，一种新型档案信息形态应运而生，数字化的档案信息存储形式有效记录了现存于各类载体上的档案资源，网络化的互联形式通过计算机系统实现管理，以此形成一个资源共享型、即时利用型、结构有序型的档案信息库，这就是电子档案。电子档案是利用计算机磁盘实现存储信息的目的，其工作过程依赖于计算机系统，电子档案与纸质档案相对应又相关联，是一种电子图像文件的集合体，具有原始文件的记录性和信息再现性，通常以案卷为单位。作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程才能称之为电子档案，否则称为电子文件（狄强军，2018）。

1.2 电子档案的特点 电子档案与纸质档案最大的区别在于信息载体，纸质文件以纸张为载体，所有信息均在空间中展示，电子档案则是将大量信息存储于小小的硬盘上，直观上看不到档案内容，要通过计算机或其他设施显现出来。

电子档案主要有以下特点：纸质文件若想修改可能需要将整页、整本重新印刷，此时电子档案则显出优势；电子档案删除方便，只需要有查看文件和更改文件的操作权限即可，若这一特点被人恶意利用，可能会造成重大损失（陈源，2014）；电子档案的复制操作简单，人们可以迅速、便捷的进行信息共享；电子档案可能会因为硬件老旧、管理人员错误操作或非法篡改，电脑病毒破坏正常程序及不可控因素（如火灾，大雨，地震等）而损坏，且大多数的电子档案损坏都是由于人为原因。

1.3 电子档案的优势 电子档案利用计算机和网络科技可以实现数据文件的批量上传、在线检索、在线浏览、批量下载等功能。电子档案具有以下几点优势：（1）资料的快速分享性，电子档案可以在短时间内实现大范围、远距离的阅读共享，与纸质文件相比具有节省时间和承载材料的特点；（2）信息存储的高密度性，可以同时储存庞大的档案内容，分类明确，查找方便；在缩小占用空间的同时也节省了资源。（3）及时更改性，若需要更改文件资料，不必将原文件全部重新整理，只需更改部分内容后保存即可；（4）内容的形式多样性，电子档案可以通过视频、动画等科技手段将资料保存，且不会因阅读次数增加和时间流逝而使资料有所损毁。

2 饲料企业生产管理中电子档案的应用

2.1 饲料企业生产管理过程中电子档案的应用范围 饲料企业的电子档案可以看做是饲料企业的信息资源汇总。饲料企业的生产管理大致可分为以下几方面：企业员工的管理，饲料生产的管理，检验化验的管理，安全卫生的管理，采购、销售的管理。如饲料企业年度、月度市场调查资料；每日原料使用情况，原料质量，使用数量的记录；饲料企业研发部门对企业各产品、各饲料配方的资料文件；生产安排及在生产过程中的日/ 周生产计划表、库存报表、原料使用报表等文件的流动，文件经各部门流动时应做到各部门、各操作人员认真记录管理，做到过手即负责；饲料产品的质量检验报告；厂房设备运转情况，例行检查记录，检修情况，时间、人员记录及人事档案，财务档案等。

2.2 Excel 在饲料生产管理环节中的应用 对于饲料行业来说，表格的使用尤其常见，原料的采购清单，成本预算，配方设计，客户信息，销售额度汇总都离不开Excel 的使用。饲料生产管理环节包括原始数据录入，原料入库、出库数据，原料统计报表，成品统计报表，成本核算统计报表等都需用表格预览、筛查、计算（许腾，2007）。

大型饲料企业都有下属牧场，以牛场为例，要采集牛的采食量、日增重、体尺测量、宰前活重、胴体重，母牛的泌乳量等经济性状，通过这些数据来分析当前的饲料效益，以此来调整饲粮结构或产品配方。牧场数据每月、每项都会产生数以千计或数以万计的新数据需要统计分析。

3 饲料企业生产管理过程中应用电子档案表现出来的问题

3.1 重视程度不足 中小型饲料企业由于生产规模的限制，管理人员、专业技术人员不如大型饲料企业充足，经常出现有生产但无相应资料的现象。可能发生从饲料厂领导到下属都没有足够认识到企业生产管理过程中形成电子档案的重要性，如具有保存价值的饲料原辅料质量、价格记录，若当时采购的原料质量不够品级，下次更换其他原料，但并没有对此种情况进行记录并加以分析，以规避再次采购到不良原料。其二是易出现归档范围不明确，档案资料杂乱的情况，中小型饲料企业的档案管理人员可能生产经理、销售经理，最终档案资料汇总于企业经营者手中，但由于并未掌握过专业的档案归档整理技能，档案的管理办法不够明确，全凭个人习惯分类整理，不能清晰地使档案再次被利用。饲料企业在生产管理过程中产生的表格类数据文件尤其多，包括饲料原料的进厂、原料消耗、成品出厂统计及销售统计，有时为了方便会以手工计算，虽然解决了临时问题，但不易被整理归档且容易出错。又如作为法律依据的电子信息（表证单书），经营者可能会妥善保管其纸质文件，但若不经过扫描或拍照留电子版备份，常会出现因多次翻阅而损毁或水、火意外及遗失等情况，造成重大损失。

一些年纪较大的人认为，看档案不一定非要使用电脑，用纸张、书册就很好。不可否认，纸质文件阅读时视觉上要比电子文件更舒服，有时还会随手拿笔画一画、折一页，这都是生活中常见的习惯（周妍，2018）。这种想法是由多年习惯养成的，几十年前电脑的应用远不如现在普及，人们使用的绝大多数都是纸质文件，但当下社会环境、大数据时代依然保持老想法只会制约企业对档案信息的再利用。

3.2 收集档案资料而不处理，没有专业的档案管理手段 企业档案管理工作在收集资料后没有形成全文数据库，档案员在查阅档案时需要检索计算机内所有信息，然后将这些文件调出，下次还是如此，现用现找，每次都能找到一堆文件，再从这些文件中筛选需要用到的文件，难以充分使用档案管理系统功能，是造成浪费的主要原因之一（周妍，2018）。

饲料企业的诸多数据表格采集后如不及时处理，将会给后续的数据分析带来困难，不利于饲料企业对当月饲料效益的评估，隐藏问题得不到及时有效的处理。所谓存档便是为了再次进行利用，若不能按照方便使用来整理档案，不能根据实际需求将档案整理储存，会是档案管理失去意义。

3.3 制度不完善，没有相应的电子档案管理制度科学合理的电子档案安全管理规范可以为电子档案安全管理工作提供制度支持（康旭冉，2014）。目前较为重要的就是缺乏科学完善的电子档案安全管理标准规范，尤其是专门适用于饲料企业的电子档案管理制度。

很多企业未建立自己公司内部的具有一定规范化的电子档案管理制度模型，导致企业对电子档案的管理混乱，有价值的电子文件得不到细致整理（周妍，2018）。对于那些没有采用电子档案管理工作的中小型饲料企业来说，随着时间流逝和频繁翻阅等因素影响，纸质档案使用寿命大大降低。如合同等具有一定法律效益的文件会发生字体模糊、纸张脆弱甚至破损，一旦遇到法律活动，无法利用的档案会造成麻烦。

3.4 收集、整理，但不予利用 还有一种情况是企业很重视电子档案管理工作，为此作出了很大投入，形成了数量可观的电子档案资源（周妍，2018）。但在利用时常以安全保密、级别不够等理由禁止员工查阅档案，将这些电子档案资源束之高阁，非领导或指定事由接触不到，使档案形成了信息孤岛，减小了档案资料在存储后的使用机会，但智慧往往是群策群力的，往年资料经常与新出现的资料信息相对比才会有助于饲料行业中原料比较，变化规律的总结以及行情走势的推断。电子档案信息资料未被最大化利用会造成企业投入的浪费。

3.5 电子档案信息安全管理存在的问题 电子档案以网络为主要载体，在电脑和网络上实现电子档案新建、档案应用和传输、云端或线下数据处理、电子文档储存等。由于计算机和网络系统自身存在一定的不安全性，如遭遇黑客攻击、网络病毒的传播等都会影响电子档案的安全。由于电子档案可以通过网络随意复制和传播，导致很难确定哪个是原始文件（林钦，2018）。因此，电子档案信息的安全性受网络信息系统的安全、稳定决定。

计算机工作环境温度过高时会对系统运行造成影响，导致系统瘫痪，潮湿还可以损坏电路、记忆芯片等电子设备。人为的不规范操作也会导致电子档案库中资料的泄露、丢失、损毁。技术安全问题主要体现黑客攻击、电脑病毒感染，或企业管理电子档案的计算机安全等级不够，大大增加了电子档案系统的安全隐患（刘晓慧，2019）。

4 应对饲料企业的电子档案应用过程中出现的问题的建议和对策

4.1 提高电子档案管理工作人员的思想意识 提高档案管理工作人员在工作中的责任感。饲料企业的一些书面材料仍以纸质文档出现，管理人员未对纸质档案及时纳入电子档案管理体系，或对电子档案管理缺乏安全意识（宫玉英，2012）。同时，部分档案管理人员安全意识淡薄，不了解计算机网络系统环境下潜在的安全风险，缺乏安全防范措施，一旦发生档案泄密、丢失等事故，将无法及时补救，并造成严重损失。

4.2 加强电子档案管理人员的技能培训，提升工作能力 档案的收集、整理工作是档案工作的基础和起点（宫玉英，2012）。由于饲料企业的特性，不同地区有不同的业务经理负责，这就导致了不同地区的文件资料都分散在不同人员手中，这给资料收集工作带来了一定难度。要定期培训电子档案管理人员，加强其对电子档案收集、分类、汇总、归档、管理等工作内容的技术能力，并且提高档案管理人员的电子档案安全防范意识（肖晏夏，2019）。还可以通过多方渠道进行人才引进，引进专业技术过硬、管理能力出色的人才（吕艳兵，2019）。

4.3 加强饲料企业电子档案的规范化管理 电子档案的管理不仅是管理档案电子信息，还有关于实体档案信息化，以及统筹协调管理电子信息与实体档案互联互通。对电子档案的管理应形成一个有利于不同时间、不同部门、跨地域的零散资料收集、分类、汇总的操作流程，更好的发挥档案的再利用作用。为支撑管理、研发、生产、销售等各部门业务所涉及虚实档案文件存管，饲料企业应构建一个具备公共性、独立性、应用性特征的电子档案管理信息化平台（李秀花，2020）。管理应遵循一定的原则，原则条理清晰，使档案工作的各方面问题都有例可循，有原则可依，不应按照个人偏好进行管理或杂乱无章的存档。

4.4 建立饲料企业内部电子档案的信息化平台针对饲料企业内部的资料，应建立一个专门适用于饲料企业的电子档案管理信息化平台，实现档案管理层面上的纸质档案信息化、电子信息档案化。同时，构建完善的电子档案管理支撑环境，让各类档案能在统一的公共平台上采集、管理、查询、加载及展现（张震宁，2017），该平台能保障电子档案在传输途中、归档整理及应用环节中的信息安全。

4.5 加强饲料企业电子档案信息化平台的安全管理 如今，国家网络监管日趋完善，饲料企业的电子档案安全方面也应日趋成熟。电子档案依附于计算机与网络系统，但计算机系统运行过程中也会面临一系列问题，一旦出现问题会影响档案信息的安全性、完整性。应建立健全电子档案信息安全管理应急预案，使该预案与可能发生的安全风险相匹配。所建立的应急预案要与饲料厂的实际情况相适应；电子档案管理技术和安全管理系统应保持不断更新与优化，并做好电子档案备份。

应确保企业存放电子档案的环境温度、湿度合理，防火、防盗工作稳妥，选择高质量的软件、硬件电子设备（刘晓慧，2019）。制定完整的责任落实制度，将每天的工作责任落实到个人，一旦遇到问题则有责追责，不放过有问题的部分，及时解决有问题的人员或系统。对电子档案实行数字签名技术和加密技术，在档案信息传送、阅读过程中对电子档案内容进行保护。

5 小结

综上所述，当前饲料企业生产管理中电子档案的应用虽然存在一些问题，导致电子档案工作未被顺利执行，电子档案管理不够规范、制度不够完善，使电子档案在饲料企业实际应用中还有很大的提升空间，但可以看出，针对各个问题的改进对策难度并不是很大，可以在日常工作中逐渐形成好的工作习惯和方式，企业投入更有效的管理人员和措施，完善电子档案管理，有利于企业工作、企业管理、企业经营和企业文化。