高校人事档案管理工作的挑战与创新

2020-01-17李晶

呼伦贝尔学院学报 2020年4期

李晶

(呼伦贝尔学院内蒙古海拉尔 021008)

高校人事档案是高校档案管理工作的重要组成部分。基于我国政治体制改革和高校人事制度的深化变革，我国对高校人事档案管理提出了全新的建设性的要求。随着信息化时代的到来，人事档案管理工作也面临着较多问题急需解决。如何加快高校人事档案管理改革的步伐，提升高校跨越式发展已经成为权衡高校现代化管理建设质量与综合实力的重要标志。结合现代高校人事制度改革现状，不难看出无论是内部信息管理、教学资源，还是制度建设都存在明显的差距。为了适应更新更高的要求，实现高校档案建设的综合化、一体化管理，作者从人事档案工作的专业度与特殊性入手，对高校的宏观管理影响因素及深化制度改革和创新高校档案建设方面的工作出发，针对高校人事档案管理工作存在的问题进行研究和分析，并提出相应的改进设想和措施[1]。

一、高校人事档案管理工作的重要价值

高校人事档案工作是高校管理工作的重要组成部分，是人才队伍建设和岗位管理的依据。干部的培养是改革的重要历程，也是人才成长，校内人员队伍建设的真实记录。随着现代高校人事管理和建设的不断发展，人事档案的管理工作面临着改革带来的新挑战，无论是管理方面还是内容方面都更加的具体和详实。高校档案管理工作的发展过程中，人事档案管理的方式也在不断地更新。为了促进高校综合性建设，高校人事档案管理能够适应新形势下大学对其提出的要求，人事档案管理与建设已经成为高校发展不可忽略的重要内容[2]。

二、我国高校人事档案管理工作中存在的问题

(一)人才竞争激烈，档案分类不规范

高校人事档案管理中，经常出现“人档分离”的现象。从建设价值和内涵来看，根据政府上级主要部门的要求，经过“三龄一历”，全面审核认证工作，无论在档案内容和材料补充及详实方面都作了大量的工作。在进行人事档案管理的过程中，多存在相互对应、依存的关系，但仍存在一些漏洞，存在少部分难以沟通和补充的问题[3]。

随着经济建设的迅速发展，我国现代经济市场体制不断完善，人才竞争日益激烈，高校的人事制度改革和管理方式也有明显变化，人才流动现象也愈加显著。在现代教学背景下，高校和科研人员之间的人才竞争愈加激烈，且高学历高职称的人才流动问题较为普遍。部分高校为了提高办学层次，提升内部人才质量，多引进高学历、高层次的专业人才，为了赢得人才资源，往往存在“阴阳合同”的现象。这种不基于院校实际办事流程签订的劳务合同存在较多的不足之处，档案管理很难做到规范化。此外，高校为了自身利益，对于一些流动性大的部门，通常不会与员工签订符合法律法规的聘用合同，或者是员工离职、职位调动过程中，不为其办理离职、职务变更等相关手续，导致员工的档案信息不真实，漏掉相关重要的信息，这些问题已经严重影响到高校人事档案管理的质量[4-5]。

(二)档案资料整理不规范

在高校发展迅速的同时，高校的人事制度也在不断的改革，并且开始紧抓校内人才队伍的建设。很多高校为社会中高学历、高职称的人才提供了更为广阔的发展平台。实际上，有部分高校在人才引进的过程中，对人事档案的管理存在较多的不规范之处。如，年度工作考核材料缺失、职称变动材料失真、专业职务申请表以及入党(入团)信息缺乏等，聘用人员与档案人员存在独罚经办等严重的问题，这些行为严重影响了高校的人事档案质量，危及到了高校的人才公平性管理的科学性[6]。此外，传统的档案管理多是纸质管理，收集信息的方式也有所不同，经常会因为收集方式以及操作方式造成资料不全，信息不准确等问题的出现，严重影响了高校档案信息内容的完整性。

(三)材料标准不统一

结合《干部档案工作条例》规定，高校档案信息管理需要依照相应的管理规范和整理条例。在现代化信息管理建设下，传统的纸质管理模式与现代化信息管理模式并行，而且管理的质量也有所提升[7]。但是，信息化管理中的格式和现行管理标准中存在一定的偏差，以往的带章文件都需要进行重复的扫描与记录，这极大的增加了档案管理的难度。此外，在档案管理中，高校职工档案信息前后不一致现象十分常见。因为对于高校档案管理人员，一般都不是专业化的管理人员，而且大多数都是年龄较大或者是其他部门工作的兼职管理人员，所以缺乏相关的专业管理技能，更谈不上专业化的培训，所以经常会出现一些不必要的错误。人事档案中人员的信息不能够及时的进行变更，如，在入职之前是未婚，入职较多年之后，并未改成已婚；年龄也是并未及时的更改；参加工作时间填写的不准确；同一事件登记过程中出现时间前后不一致；或者是名字的更改没有正规的手续也没有相关的备注或者说明。这些现象不仅严重影响了档案质量，也给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘，职务晋升等工作带来了许多困难[8]。档案中，年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务是进行档案管理和建设的重要依据，需要以历史材料为标准，对照政策进行核对，不能由本人随意填写或者更改。但是，在此过程中，仍然存在一定的规范问题：第一，需入档材料太多，档案用纸规格不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格(文字)超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量；第二，对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性；第三，因为各部门在进行档案管理过程中，存在不一致的现象，而且也因为不同管理部门的不同人员能力水平的影响及纸张、书写等多方面的因素影响，造成格式问题的出现，给整改和查阅造成了较大的困难。而且这些部门在进行整理和规范的过程中存在将错就错的现象。为了全面加强档案信息的规范统一管理，建议高校做到以下几点：第一，针对国家要求，出台对应的管理措施和文档整理条例；第二，提高人员管理的专业度和规范化程度；第三，对人事档案管理流程进行详细规范和制定，以此来优化人事档案管理质量[9-10]。

(四)管理手段需要提升

随着现代高校人事档案管理建设不断深入，各高校也纷纷借鉴现代化的档案信息数据库来减少人工操作。基于计算机网络信息技术可以有效提升人事档案管理质量，促进档案现代化建设发展。但是通过调查的结果表明，目前大多数高校人事档案管理工作依旧是以纸质、手写为主，并且这些高校认为采用手写文件可以保证档案的绝对真实性。实际上，传统的手工档案管理难度大，且后期检查、检索效率低，不建议进行推广[11]。很多高校都针对院校学生的综合化档案管理构建了档案信息化网络管理平台，并针对院校内的资源设立了对应的档案网站和主页。在信息化建设环境之下，可以实现档案的全文录入和扫描，对于储存信息资源十分有利。一些高校并未建立起档案信息数据库，其信息化管理比较落后，导致档案管理效率低、工作质量差。在非网络环境中查找一个特殊文件，翻阅实体档案的效率与信息化档案管理相比明显较低。

综上所述，随着档案信息化建设改革，很多高校都尝试采用信息化的方式代替传统的纸质媒体档案管理方式，为了在目前信息化改革的环境中，提升档案管理质量，减少人事档案资源信息不当、信息泄露等问题，需要从以下几个方面进行改进。

三、提升高校人事档案管理水平的建议

(一)建立严格的管理制度

在现代高校人事档案管理工作中，为了进一步提升高校人事档案管理质量，应对现有的档案管理制度进行不断的完善，按照国家法律法规条例要求，结合实际的人事档案管理工作进行管理，建议针对现有的管理制度进行优化，做好档案管理、借阅管理等相关方面的工作，高校档案信息化建设与管理是一项长期、系统的工作，需要高校各部门、各单位调整数字资源，进行信息资源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系统。本着从全局的战略角度出发，改变以往各自为政、信息难以共享的现象，通过校园网、校园一卡通等集成，形成人力资源信息共享与交换系统，人员进校、离校的服务系统，人才的招聘、录用、考核、评价系统，人才的待遇信息系统，财务系统综合信息系统等，提高数据和系统质量，实现高校人事档案管理质量水平的提高[12]。

(二)提高对人事档案工作重要性的认识

为了做好高校人事档案管理工作，积极发挥信息资源管理工作，建议针对高校整体管理工作，基于现有的人事工作要点，提升基层领导对档案管理的重要性认识。建议更新现代管理工作规范，在高校整体管理工作中要积极做好档案工作管理，加强人力、财力和物力方面工作的支持力度，将人事档案管理逐步的纳入到高校整体管理以及考核的工作当中。如上海工程技术大学，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办理》和《干部人事档案材料归档规定》等国家相关的人事档案管理办法，并结合本学校的实际情况，制定了有关人事档案管理的重要办法以及将人事档案的管理纳入到高校工作考核当中，取得了良好的成效。不仅如此，还受到了学生以及老师的肯定，提升人事档案工作质量的同时也为人事档案管理工作建设奠定了坚实的基础，所以各大高校应该借鉴上海工程技术大型的人事档案管理办法，真正意义上提升管理的质量[13]。

(三)转变高校人事档案管理模式

建议高校改变现代人事档案管理模式，基于现有的资源管理，分析其中存在的问题，制定出有针对性的人事管理措施。首先，在高校人事档案管理的方式上，需要积极的引进先进的高效化的信息技术手段，对现有的信息化的管理模式进一步的作出调整与完善，逐步的实现档案的信息化管理，不断的减轻档案管理人员的压力，从而能够更好的确保档案的完整性与真实性；其次，在高校人事档案的管理模式方面，需要进行集中式的管理，对其建立相应的管理部门和管理岗位，实现责任和职能的细分，运用综合管理的方式逐步实现集中式的档案管理模式，不断的增强管理的质量与效率，并迅速的将档案信息资源的利用率提升；最后，建议提升信息的管理理念，创新管理方法，但是在实际的引进过程中应当结合实际的工作情况，针对其中存在的问题进行改进，做好对应的处理工作，不断改进管理模式，以此来实现科学管理的目标[14]。如南京大学，这一点就做的很好，南京大学能够提供相应的网上检索功能，能够检索南大的学籍、校友档案、职称论文以及各项重要的研究成果等。不仅实现了高效化的人事档案管理信息化管理模式，还能够公开、透明、适当地对社会公信的个人平台信息开放和共享，这样的创新方式值得学习和借鉴。

(四)提高工作人员的专业素养

建议高校人事档案管理中加强工作人员专业能力和综合素质的培养。首先，相关工作人员要以人事档案管理工作为主，在实际的工作中，要建立和岗位相符合的管理工作，并且需要加强档案管理专业方面的学习，不断提升自身的素质和业务能力；其次，要任才为用，控制工作人员的数量，按需分配工作量和任务，并且在进行档案管理的过程中，更进一步地进行人力资源的优化配置，减轻人事管理档案管理工作者的压力；最后，加强工作培训和指导管理，并将对工作人员与领导干部的档案管理工作迅速的纳入到工作的重点，制定相应的措施，积极开展各项档案管理的综合性或者专题性的培训，不断提升工作人员的业务能力。在强调本职工作的同时，积极引进专业型人才管理，而且需要充分地将培训的知识应用到实践过程中，培养敢于实践和善于实践的人才，以此来优化高素质人才档案管理队伍质量，促进人事档案工作进一步发展。