事业单位档案管理创新探究

刘焱华

（黑河市工业信息科技发展服务中心，黑龙江 黑河164399）

一、事业单位档案管理改革必要性

（一）顺应信息化发展趋势

随着上世纪九十年代电脑及网络技术的不断普及，信息化的概念逐步席卷世界各行各业。在这样的大背景下，事业单位档案管理也应随着时代的步伐前进，因此，实现事业单位档案管理信息化迫在眉睫。所谓的事业单位档案管理信息化是指打破以往的纸质档案管理，运用网络技术信息平台，实现档案管理数字化与信息化。可以说，在这个高速发展的时代，以往的事业单位档案管理模式已经难以适应社会发展，因此，实现事业单位档案管理的信息化是一个必然的过程。

（二）档案使用方式多样化

目前我国事业单位正在处于深入改革阶段，事业单位不仅仅是党和政府各项公益事业的主要承担者，更肩负着搜集社会相关信息以及有效服务于人民群众的重要职能。随着我国公共事业的迅速发展，社会公众对于事业单位的档案资源方面也提出更高的要求，不仅仅政府的相关决策要调用事业单位的档案资源，人民群众的生产生活也需要事业单位定期公布相关社会公益事业的信息。并且随着互联网时代的到来，人民群众对事业单位公布档案信息的形式也有了更高的要求，对其形式、样式以及途径的要求也随之提高，对事业单位档案的准确性、实时性也有了新的期待。因此，只有事业单位加强信息的保存与高效的使用能力才可以更好的满足社会的需求。

二、事业单位档案管理信息化的优势分析

如今，事业单位档案管理信息化的实现可以说是大势所需，具有无可取代的优势。档案管理信息化的优势主要有四方面——数字化、体系化、自动化、互动化，从而实现与现代社会的完美对接。

（一）数字化

事业单位档案数字化就是通过如今的一些技术，比如扫描技术、网络技术以及身份确认技术等实现将传统的档案文字逐步转化为数字电子资料进行储存，然后通过信息数字化充分实现事业单位档案管理的系统化。可以说，档案是单位的无形资产，数字化将这些资产重新结合，从而确保这笔资产能够被高效利用。比如说，清晰的呈现出档案的储存日期、档案的存量以及目录信息等等。

（二）体系化

体系化是管理信息化的一大职能，也是其优点，正因为体系化的存在可以让事业单位档案管理不再被孤立。我国事业单位传统的档案管理模式很难做到体系化，因为传统的纸质档案容易发生信息交叉出现的情况。比如说，档案就可能出现两个甚至以上的事业脉络或者体系框架，这为以后的查阅资料带来很大的困扰，导致档案难以归类的现象发生。但是档案管理信息化后便会形成一个清晰的体系，从而实现完整的档案信息体系以及信息的共享。

（三）自动化

传统的档案管理是一个相对复杂的过程，但是实现档案管理信息化后，就可以在很大程度上降低事业单位的工作难度，进而降低人力资本。若实现管理信息化，信息就可以自动进行检索、自动搜集，甚至可以提取关键词自动筛选和自动处理，可以在很大程度上简化档案管理等工作过程，使之更加具有准确性。比如粮油质检方面的工作，可以充分保证粮食质量，运用自动化的优势使得粮食质监部门在人事以及技术档案管理方面更加规范，更有助于统一化的管理。

（四）互动性

我国事业单位的传统档案管理仅仅能实现一对一的需求，从而难以使得信息利用率达到最大，并且纸质档案也仅仅能够提供阅读需要，难以实现进一步的服务需求，一直是我国事业单位档案管理的一大局限性。而信息化的互动性恰巧能够改变这个不利的现状，比如说，通过网络技术平台，能够充分的满足档案管理信息化高效运作的同时，也优化了管理信息化的服务职能。

三、事业单位档案管理改革的建议

现如今，我国事业单位档案管理相对于过去已经步入一个新阶段，但是依旧不能满足当下需求，存在很多问题。许多事业单位管理层都认为，档案管理需要几个人整理便可以，实际则不然。实质上档案管理是一项非常严谨的工作，若在管理上松懈，便会导致档案丢失与失误，从而影响事业单位管理的改革。综上所述，档案管理改革的目的就是充分实现高效的运作系统，使之更加简易，因此，管理信息化是未来发展的必然。

事业单位档案管理改革的几点建议：

（一）重新构建档案管理业务流程

首先，需要优化业务流程，需要对事业单位部门的环节流程进行梳理，充分清理好档案部门和其他部门之间的往来，然后对事业单位全体成员对于档案信息的录入、编制以及对信息的检索、利用、处理等各个流程做出具有针对性的设计和职业规划。第二，通过制度的方式将事业单位业务流程标准化，重新对流程规划以及未来发展进行审视。最后，将电脑技术充分纳入人员的考核标准，使得事业单位的工作人员能够更充分的了解流程的运作。

（二）充分提高档案管理服务能力

档案管理的本质就是服务，因此，需要提升其服务能力。以往的档案管理仅仅重视职能，在新形势下的改革需要让服务“动”起来，拓展档案管理等服务职能。比如，通过互联网技术充分实现信息、数据的自动检索、自动归类、自动分析以及自动筛选等，从而完善事业单位内部信息服务。

（三）建立档案管理信息化平台

事业单位可以开发一个系统且与之相对独立的平台，从而实现档案管理的信息化。将整个档案管理工作纳入这个平台，同时也可以借助这个平台让档案管理信息化发挥最大的功效。

（四）重新组建档案管理组织的架构

通过以上的讨论得知，若想充分实现事业单位档案管理方面的改革，就需要在它组织框架上大下功夫。对于事业单位档案管理的本身，可以借助网络技术平台实现管理的信息化，对于组织结构的改革，可以通过网络技术人才归入到管理组织的结构中。然后大力培养专业人才、现代的网络技术人才与档案管理人才，从而达到双管齐下的目的。要不断的引进新技术，吸引大量人才，进而充分实现改革创新。比如，单位需要积极引进新型人才，注重管理团队的同时，要对档案管理工作人员的职业技能进行考核，从而对职业技能不达标的员工进行培训，从本质上提高档案管理服务的工作质量。除此之外，需要事业单位有意识的培养员工的创新性思维，改变以往的定型思路，从而让员工积极的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，为档案管理模式的平稳过渡提供有力的保障。■