新时代档案工作改革创新初探

孙 波

（中共黑河市委讲师团，黑龙江 黑河164399）

社会在发展和进步，信息化的新形势更是以迅猛之势占据了大部分行业，这其中档案管理工作也义加入到更新换代的行列中，信息化可以让档案工作更好地发展，提升工作效率，更快速科学有效的进行档案管理和使用。在一段时间内，档案工作的信息化已经取得部分成效，提高了档案工作效率，但是在更替过程中，也发现了潜在的问题，需要专业人员从各方面进行分析并且提出有效可行的解决方案，让新形势下的档案工作更好的向前发展。

一、新形势下档案工作的意义和目的

（一）提升工作效率

过去的档案管理方式，人力占据了档案工作几乎全部的内容，从档案的整理、归档到档案的调取、使用，都离不开人工的帮助，工作内容繁多复杂，需要消耗大量的时间和精力，效率低下的同时压力也随之增加。信息化档案并非直接摒弃人力工作，而是通过信息化技术手段进行管理，从收集整理的录入过程开始转变，后期在查询工作中可以直接使用，可以极大的减少工作人员的压力和工作时间，大幅度提升工作效率。

（二）优化档案完整

传统的档案资源管理中，档案的保存形式多为纸质、光盘等媒介，保管时很容易受到外界的影响，要注意的因素很多，温度、湿度都要进行监控，除客观因素外，在档案查询使用时也会对纸质档案造成不可避免的磨损，后期很难进行保养和修复。信息化手段可以从存储开始就对档案进行保护，不再轻易被外界环境影响，查询时也不需要人工翻阅，大大提升了档案保存管理的完整度。

（三）加强档案利用

过去，档案资源一直有不易传递和共享的特点，造成资源的浪费，运用信息化管理后，可以提高档案资源的利用率，在查找和使用资料时更加方便快捷，不需要浪费时间在查找上，使用中也可以更加方便调取，还可以建立档案信息平台，让有需求的用户在规定范围内自行检索和使用。

（四）提高档案安全

档案管理，最重要的是档案的安全性如何保障。过去会发生文件在传递过程中丢失的情况，信息化管理提高了档案的安全度，从保管手段上极大地提高了档案的安全性，让档案不再容易被人为因素导致缺失。

二、新形势下档案工作的现状以及潜在的问题

档案工作发展前景很大，遇到的问题也很多，需要经常分析档案管理的现状，从而总结出潜在的问题，对问题进行深入的分析，了解在发展过程中出现问题的原因，制定解决方案，更新管理方法，更好地跟上社会的脚步。

（一）信息化设施落后

信息化发展中，首要保证的是信息化设施，但是由于更新换代速度快，信息化设施还没有大规模普及，从归档需要的扫描仪、打印机，到后期管理需要的计算机、硬盘，以及查阅时所需要的软件设施、建立数据库等技术手段，各方面都离不开信息化设施，现阶段许多高校的软硬件设施都达不到标准，工作期间会遇到问题，例如硬件出现问题、存储失灵等情况，在档案工作更新换代的发展中造成了阻力，无法顺利进行。

（二）管理制度不完善

旧有的管理手段中，工作流程已经在时间的推移下变得相当完善，但过去的工作流程以人工为主，并不适合现今的技术手段，所以在技术更新的同时，也要对管理流程重新进行制定，将信息化技术手段等融入进去。虽然信息化档案已经在全国档案管理中初见端倪，但应用范围过短，普及范围较小，相关的制度并不完善，管理流程也不成熟，在工作期间很容易进入误区，造成文件的损坏和丢失。

（三）管理意识偏薄弱

信息化档案管理不仅是对技术层面的一次更新，也是对档案管理人员的一次挑战，信息化管理需要切实掌握档案相关软件的运用，操作上需要的耐心和细节不低于传统管理方式，在专业管理人才的需求度上提高了很多。目前档案专业人员的信息化管理意识有待提高，在管理的技术手段使用上也需要进一步提升。

（四）档案管理的安全性

与传统的管理形式对比来说，信息化管理的安全性大幅提高，把档案从过去的如何保存好纸质档案中解脱出来，将档案变为可便携、便于移动、便于交流的电子信息。信息化管理手法是将文件存储在硬盘里，但是在计算机或服务器硬盘里也并非万无一失，容易被黑客攻击和窃取，造成档案信息的丢失，目前在数据安全方面还有很大的缺陷，无法切实保证档案的安全性。

三、新形势下档案工作的完善方案

档案信息化是档案的重点发展内容，从分析现状中提出问题，对问题进行深入分析探讨并对问题提出解决方案，尽快落实解决方案，让信息化档案在大趋势下继续发展。

（一）制定适应环境的管理制度

要按部就班的发展档案信息化管理，需要优先制定适合现今发展环境的管理制度，我国档案管理时间较短，国内并没有统一的制度和标准，各单位可以根据自身情况制定适合单位发展的制度，规定详细的操作流程，形成逻辑链，在归档、整理过程中避免出现混乱或者职责不清的情况，分工明确，在使用档案和查询过程中也会起到事半功倍的效果。

规范档案管理工作的同时，也要对档案工作人员进行规范化管理，进行职责细分，各个部门负责档案对接的人员也要对任务明确分配，并且严格按照规章制度工作，在管理过程中才不会出现“踢皮球”、某一项目没有人员管理等情况。

（二）建立专业人才队伍

信息化档案管理的中心虽然是信息化技术手段，但是这些技术手段并不能脱离人去实现，归根结底还是需要专业人才让信息化档案持续发展，要将工作人员个人的能量发挥出来，不仅要求掌握专业知识相关的技术，懂得电子归档和扫描整理的操作方法，还要随着时代发展不断掌握新的管理知识，不断提高素质，并且按时进行培养，与其他单位多交流沟通，适应档案工作。

（三）注重资金投入

注重档案资源的发展，必须在软硬设施上加大力度，保证档案管理的建设，建立电子档案馆、数据库等，把档案信息资源电子归档，使其更加规范化，用构建数据库的方式对现有的档案进行整理和标准化存储，电子档案馆可以面对用户开放，在取用时更方便。

信息化可以说是贯穿整个档案管理体系的存在，在管理过程中软硬设施是相当重要的，加大在此方面的资金投入，对档案管理的未来肯定受益无穷。

（四）加强档案资源开发利用

档案资源并不是要一直封锁保存的，而是需要共享和交流，与其他单位交流可以获得宝贵经验，取其精华去其糟粕进行互补，从而实现自我提升。

除了与其他单位交流外，档案资源在内部的共享使用也必不可少，建立电子档案馆，让有需要的人更方便的提取和使用档案资源，形成档案资源的良性循环。

四、结语

新形势下，档案信息资源的发展和开发工作逐步发展，档案新制度的建立，让档案工作变得井然有序；档案管理人员的努力，让信息化档案发展更加快速；档案资源的深度利用和开发，让档案变得更有价值。虽然还存在很多问题，但是档案建设并非一日之功，需要各个方面的配合，不断吸取经验、改正不足，要紧跟社会发展的脚步，努力完善档案管理，提高人员素质，丰富档案交流，让档案事业更加蓬勃发展。■