电子政务环境下档案资源整合与共享研究

任丽杰

（黑河市财政局，黑龙江 黑河164399）

电子政务是指国家机关在办公、管理和公共服务方面的全新管理模式，主要是在直接承担管理公共事务、社会事务的各级行政机关起到提高效率和减少腐败的作用，是“数字中国”战略的构成部分。

“互联网+政务服务”电子政务模式是我国国家层面大力推广发展的，如国务院办公厅印发关于《2017 年政务公开工作要点》的通知，明确支持实体政务大厅与网上服务平台融合发展，力求让政府、企业和群众办事更加便捷[1]。另外，电子政务的高层次发展需要来自信息资源的支持，2017 年国务院办公厅印发关于《政务信息系统整合共享实施方案》的通知，提出推进政务信息系统整合共享的“十件大事”，加大对电子政务保障力度和监督落实，要求“提升国家统一电子政务网络支撑能力”[2]，并提出要各地区、各部门尽快加强行政组织的内网与外网建设，为信息资源整合与共享提供基础。

电子政务随着研究的深化和技术广泛应用而不断更新发展，优化整合各种形式的档案信息资源，以提高其利用率是一个重要的研究方向。

一、国内外有关研究综述

（一）、国外研究

本文利用大学图书馆的相关数据库对“Electronic Government”、“Archives Resources”等词条进行全面搜索，如利用Project MUSE、PAO、Web of Science 等网上数据库，检索到数万篇国外的相关研究。其中，基于城市、政府、档案馆和其他信息服务组织对档案资源进行理论与应用研究比较集中。

1.智慧城市、电子政务、数字档案的理论关系相关研究。如Krassimira（2009）认为“智慧城市”的核心是电子政务[3]，智慧城市建设需要有完备的电子政务系统，包括档案资源在内的信息资源围绕着电子政务展开，并且二者具有相互影响、互相促进的逻辑关系；Caragliu 等（2009）认为公共管理对信息整合、技术的使用等与智慧城市发展存在正相关[4]，即完成信息资源整合课满足现代化城市的信息需求；Harrison 等（2010）提出用云计算平台整合原始数据信息，通过数据处理中心和系统的分解出关键的信息，优化业务流程后可实现数字化发展、智慧利用等操作[5]。

2.有关档案数字化发展与资源整合的研究。如戴维·比尔曼（David Bearman）将元数据纳入电子文件管理领域，提出信息来源原则与技术路径等[6]，开启了数字档案信息整合研究，元数据和电子文件管理也逐渐成为中国档案领域的重点研究对象；雷沃德（Rayward）提出图书馆、档案馆和博物馆（LAM）三馆合一，认为通过功能整合可解决档案资源整合与共享的问题[7]，在国外实践方面，加拿大、美国等已经建设LAM，并且取得了一定成绩；Askhoj Jan（2011）基于与云环境下的电子文件，比较开放档案信息系统（OAIS）参考模型，提出对档案资源信息整合中使用云计算归档系统分层模型[8]，结合云计算、大数据、物联网等技术来研究档案信息资源整合与利用渐渐成为了主流。

（二）国内研究

通过知网（CNKI）对“电子政务环境下档案资源整合与共享研究”检索，发现国内相关研究不多，最高年份论文发表量15 篇，近五年总共约70 篇。而对各关键词进行检索，相关研究众多，集中在电子政务、信息需求、档案资源、信息服务、档案馆资源采集、加工、存储、管理等方面。

1.有关电子政务和电子文件管理的研究。如马广惠、安小米等（2018）从电子政务建设和电子文件管理两个维度展开分析，得出政策中数字档案资源全过程整合的关注焦点[9]，提出档案资源整合研究在主体、资源及时间方面存在不足，强调规范化电子文件管理，并且档案要契合电子政务发展方向，实现二者融合发展；章邺（2015）认为随着电子政务发展，需要从规范、优质、国际标准化等方面构建基于信息共享的网络化、电子化的服务体系，着重从档案的收集、整理、鉴定、保管等进行信息化整合与优化[10]。

2.有关档案资源整合与利用的研究。张卫东等（2018）认为档案资源整合提高了资源利用效率、增强资源服务效益，提出“资源优先级选择—方法应用—服务集成”的整合方法[11]。王鹏等（2009）基于政务信息资源共享的影响因素进行研究，通过构建政务信息资源共享的七个层级影响因素分析框架，提出政策整合、结构整合、文化整合和信息整合[12]。

综上所述，国外研究侧重于信息资源理论与技术研究。国内将“电子政务”与“档案资源整合与分享”结合起来研究，侧重于理论与方法。

二、电子政务环境下档案资源整合与共享的重要性

（一）符合电子政务的现实需求

电子政务是一个系统工程，它的建立与运营主要基于以下条件：一是，电子信息化的硬件和软件系统，如计算机、办公设备、网络、各种专业软件等；二是，政务管理系统，如网站、服务系统、综合系统以及管理人员等；三是，电子文件管理系统，如文书、档案管理、数据库管理、安全管理等。每一个系统都需要数据信息的支持，其中档案信息资源占据很大的一部分，经过数字化整合档案数据信息是实现电子政务的前提条件之一。如完善的数字化、智能化政务与民生档案服务系统，可以提高电子政务的运行效率和服务质量。

（二）解决传统档案的利用问题

行政事业单位长期积累大量的档案资料，如纸质档案、图片档案、光盘档案、视频档案等，但对它们的利用率低下，档案管理部门通过专业技术对这类档案进行数字化处理，可以将原本成为“死档”、“废档”等资料录入电子政务的网络数据库，以供用户查询、共享、利用。此外，当前社会充斥着不断增长的、庞杂的资料信息，特别是社会民生信息已经被纳入档案收集序列，其信息数量大、来源复杂，若采取传统的档案管理方式已落后于时代发展步伐，应用现代化档案信息整合方式对资料信息进行筛选和处理，可去除传统管理的弊端，能够充实数据库资源和提高档案资源的利用率。

（三）支持智慧城市信息系统建设

智慧城市是21 世纪我国许多城市提出的建设项目，它是数字中国建设的重要内容，可以提升我国核心竞争力。智慧城市信息需求推动云计算、5G、大数据、物联网等新技术发展与应用，催生出数字档案、智慧档案等新型档案管理和服务模式，档案管理新模式可实现对城市数字信息快速、准确的收集处理，以满足智慧城市中的信息服务要求。反过来，城市档案馆、行政机构档案室等组织通过对档案信息资源有效整合与共享，也是支持智慧城市信息系统建设的重要一环，如近年来政治、经济、社会、文化、民生等档案信息资源，与智慧城市、电子政务的融合度都在不断加深，有些城市从整体上进行设计规划。

三、电子政务环境下档案资源整合与共享的途径和方法

《全国档案信息化建设实施纲要》[13]和《档案事业发展“十一五”规划》[14]，提出“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标。在当前电子政务环境下，需对档案资源合理布局、优化结构，建设档案服务体系，为此，各单位根据条件选择实现途径，针对存在问题，寻求有效方法。

（一）档案资源整合与共享的途径

基于我国电子政务已进入取得初步成效阶段，但各地区、各单位却依然存在着差异性，选择集中式或分散式档案资源整合与共享，决定着建设成果。

1.集中式档案资源整合与共享

集中式档案资源整合与分享对技术要求较高，并且档案数字化的工作量巨大，一般是市级以上档案局下辖的数字档案馆、智能档案馆数字化建设采用的形式。其基本结构是将组织系内的各种档案资源集中起来，经过资源整合后，在档案信息服务平台上共享，或者放在电子文件中心共享。其优势是建成一个完整的数字档案信息服务系统，可方便用户搜索、查询、下载，减小了档案资源利用的难度。

2.分散式档案资源整合与共享

分散式相比集中式档案资源整合与共享，其对技术要求低一些，工作量也小一些，行政机关一般会采用这一种形式。其基本结构是组织内各部门的档案管理依然是独立的，各自对纸质档案、文书、视频、音频、图片等档案资源进行数字化处理和存储，当在其他部门或单位有档案信息需求时，可以访问数据库或通过网上发送分享。分散式档案资源整合与共享可借助电子政务系统来实现，如行政机关内部的数据库、网站、平台等。其优势是成本低，重点为内部提供信息服务。

（二）档案资源整合与共享的方法

1.转变档案发展理念

现代档案建设难免会受到传统档案管理落后观念的影响，在档案数字化建设中，存在着宏观管理不够到位、统筹发展不够到位、安全防范不够到位、队伍建设不够到位等问题[15]。办公“无纸化”、档案来源多元化、城市信息服务需求倍增等是发展趋势，要求档案管理转变思维，因此，在电子政务环境下实施档案资源整合与共享，摒弃落后的观念、管理方式是首要方法。数字档案信息有层次丰富和种类多等特点[16]，利用电子作为载体和计算机存储大量的文献资料，利用网络传输，以提高档案资源的利用率是符合社会、经济、文化各方需求的档案发展方向。特别是在我国电子政务逐渐进入高层次发展的当今，关注对民生档案资源的整合与共享是行政机关档案工作者的一大重要任务。

2.增加档案数字化处理

档案数字化是借助信息时代、互联网时代的“东风”，对档案行业实现一次创新发展。随着经济社会的不断发展，人们对于档案信息资料的需求呈现出多元化和时效性的特点[17]。建设能够满足现代信息需求的专业数据库、综合数据库、信息服务平台、信息管理系统等，其关系到数字中国建设的成效，也是电子政务深化发展的推动力，必然要求档案馆、图书馆、行政机构档案室等持续做好档案数字化工作。按照国家档案局提出“存量数字化”和“增量数字化”的要求，依据行业标准，对档案资源整合入库，并且对相关用户开放利用。

3.创新网络信息服务

图书馆、档案馆和博物馆（LAM）是开始于国外的一种信息服务创新，国外的LAM 数字资源整合将重点放在技术与服务平台建设方面，却对不同机构数字资源与服务融合的制度和管理机制[18]，我国作为后发展LAM 的国家，应当引以为戒。当前，我国提供网络信息服务的市场竞争激烈，档案馆、行政机关档案室等公立性质的组织有关键性资源优势。如行政机关的文件、文书具有权威性、真实性和保密性等特点，这类信息有较大使用价值，尤其涉及到社会经济、民生、文化、企业等服务方面的信息有再利用价值。因此，行政机构档案部门对不涉及机密的数据信息整合后，通过网络信息服务平台开放式共享或者有偿共享，并且在技术、制度和安全保障的前提下，为用户提供深层次、一体化的档案信息服务，可以推动我国社会、政治、经济、文化的发展进步。■