“会说话的凭证”——A公司物业服务中心房屋租赁收入舞弊纪实

傅芳/新乡航空工业（集团）有限公司

根据集团公司2016年审计工作安排，2017年2月，审计组对A公司开展了2016年度财务决算和经营业绩审计。在审计过程中，审计人员“听懂”了一份简单的租金收入凭证“道出”的秘密，一举查出A公司下设物业服务中心门市房租金及水电费的收费业务内部控制严重缺失，存在挪用公款问题。

一、“会计记录”显端倪

在对A公司货币资金进行审计时，审计人员抽查了2016年11月收门市房租金138.73万元的凭证，凭证附有现金缴款单5份，缴款单时间分别为2016年5月、10月、11月；发票45份，发票日期均为2016年11月。该房租收入为A公司职能部门三产总公司下设的物业服务中心上缴。此份会计凭证尽管附件齐全、金额相符，但仍引起了审计人员的高度警觉，首先是5月、10月的现金缴款业务为何延迟至11月记账？在求证确实存在银行未达账项后，审计人员并没有止步于此，而是积极思考“门市房租金收费业务涉及现金收款，收费流程是否合规，款项是否及时、全额上缴”等问题，审计人员决定约谈收费员，深入了解收费流程。

二、“业务访谈”露破绽

收费员小赵如约而至，审计员要求其介绍收费流程。小赵说：“共有三名收费员，根据三产总公司与租户签订的合同金额，分别收取租金后，存在银行卡内，定期或不定期地将款项交给物业中心助理老王，由老王上交公司财务部。”

审计员听后忙问：“银行卡是个人的还是公司的？”小赵答：“是个人的，历年都是这样。”审计员再问：“收费收据从哪来的？是从公司财务部领的吗？”小赵答：“不是，是物业中心在市场上买的。”

经过上述简短的对话，审计员立刻意识到问题的严重性，一是门面租金公款私存，业务员能够接触或自行保管大额现金；二是收据管理严重失控。审计员初步判断收费业务中存在着极大的舞弊风险。

随后，审计员访谈了物业中心经理老何，以及其他两名收费员小张、小刘，对于管理员老王，则因其生病而未见着。综合访谈结果，审计员摸清了门市房租金收费业务流程情况：

1.三产总公司经理、物业服务中心经理负责与租户签订合同，物业服务中心三名收费员小赵、小张、小刘每人负责一栋门市户的租金及水费收取，所收款项存入专项用途的个人银行卡，不定期将租金及水电费交给物业中心助理老王（临时工）；老王将所收到的款项存入专项用途的个人银行卡，不定期送存A公司财务部。

2.交给租户的收款收据是物业服务中心私自购买，而不是在公司财务部统一领用。

3.水电费由科研保障部抄取三栋门市房的总表读数，三名收费员抄取各门面分表读数，并按分表用量收取水电费。水费按4.2元/吨向租户收取，按4元/吨上交公司财务；电费按1.1元/度收取，其中两户按峰平谷价格上交财务，其余按1.1元/度上交，差额款项留存收费员处。

根据已知情况，审计组梳理了下一步的工作思路，即通过履行严格的审计程序，求证以下问题是否存在：一是要确认现金收费及个人保管资金环节是否存在资金挪用或侵占问题；二是门市房合同是否完整，合同签订的面积与实际租赁面积是否相符；三是门市房房租、水电费是否完整上交公司。

由此，审计员立即通知物业中心经理老何，要求其提供与收费业务相关银行卡2016年的流水记录、门面租金合同、收费台账、收据。除此之外，还要提供相关收费制度、人员岗位职责等资料。

三、“审计方案”理思路

面对可能存在的舞弊问题，审计思路必须非常缜密、慎之又慎。审计员制订专项审计方案，通过充分论证后，成立两个小组，兵分两路展开审计调查。

一组审计人员求证收费资金的完整性问题，包括查阅固定资产台账，现场盘点门面数量；实地测量门市房租赁面积；核对门面租赁合同、收费台账、收据与财务账面金额之间的关系；核对水电费收费依据、收费台账、收据与财务账面金额之间的关系。

另一组人员求证个人银行卡资金是否存在舞弊问题。逐笔、全面梳理财务部2016年门市房租金及水电费的收款记录，沿着资金流向核对各银行卡流水记录之间的关系，查找是否存在不明原因的资金流出问题，即收费员个人银行卡上的资金应流向老王的卡或A公司财务部，老王个人银行卡资金应流向公司财务部，除此之外的资金流出初步确定为异常资金流动。

四、“现场查证”解疑团

次日，物业服务中心经理交来五张个人银行卡流水，其中收费员小赵、小张、小刘个人银行卡共三张，交易记录完整，物业中心助理老王个人银行卡两张，其中主要的一张银行卡记录不完整，仅提供了11月份的电脑截屏记录，经理解释说，老王生病，自称该卡（中国银行）已于11月份销户，银行不能打印流水。审计员当场询问中国银行客服，确认已销户的银行卡也能打出对账单后，要求经理转告必须提供，在磨蹭了三天后，老王不得已交出了银行卡的交易明细。

助理老王提供银行卡交易明细是如此地不情愿，审计员更加坚信自己的审计判断没有错。

接下来，便是细致的比对工作，审计员将每张银行卡的资金流水记录逐笔输机，正常情况下，三张收费银行卡内，银行卡存入资金应与门面租金的合同额和抄收的水电费核对相符，银行卡支出资金应与老王银行卡的存入资金或与A公司财务部缴款数对上；老王银行卡的存入资金是由三名收费员的交款形成，必须与三名收费银行卡的支出数核对，而老王银行卡支出资金则必须与财务部的缴款数一致。

通过比对资金收支，审计发现还有两张与资金有关的银行卡（小赵一张、老王一张）未上交，随即要求补交。待银行卡流水收齐后，审计员紧紧抓住资金链，对每张银行卡的每笔资金收支、银行卡之间资金流动及资金转移的时间、性质及其与财务账的一致性进行了仔细地核对、分析。发现老王、小赵个人银行卡上资金流动频繁，大量资金来源、去向不明，随即要求当事人来审计现场逐笔进行说明。

通过一系列地核对、分析、求证，物业中心资金管理内控缺失、挪用公款等问题昭然若揭。

（一）老王、小赵涉嫌挪用公款59.16万元

1.老王涉嫌挪用公款39.16万元

2016年1月13日，老王将1万元从个人银行卡转入个人支付宝账户；2016年2月3日，将个人银行卡资金20万元转出，用于帮助某服饰公司刷业绩。转出的21万元资金，其中的10万元于2016年2月6日归还存入个人银行卡，挪用3天；另外11万元于2016年5月18日归还存入个人银行卡，挪用3个月15天。

此外，审计员通过核查分析房屋租赁合同应收的租金及老王个人银行卡资金收支明细发现，2016年1月至11月，老王分24次将管理员上缴的门面租金、水电费等共计18.16万元从个人银行卡转出，转出资金在一个月以后逐步归还存入个人银行卡，具体用途因老王请病假未至审计现场说明款项去处。

2.小赵涉嫌挪用公款20万元

2016年6月27日，小赵将收到的店门面租金20万元，从个人银行卡转给其亲戚用于购房。其中的10万元于2016年10月14日转回至个人银行卡，挪用期3个月17天；另外10万元于2016年11月18日转回个人银行卡，挪用期4个月21天。

（二）收费业务内部控制严重缺失，为资金挪用提供了机会

1.制度规定明显违规

在A公司现有的制度体系中，没有相应制度对相关收费业务操作流程及细则提出规范性要求。但在物业服务中心自行制订的《门市房租金管理规定》中，规定“收取的资金如不能及时上缴财务部，可先存入个人银行卡，在五至七个工作日内上缴财务部”“所收钱款如需存款须一名房管员开卡并管理密码，另一名房管员保存银行卡”。如此规定，明显与“严禁公款私存”“收取的款项应及时上交公司财务”的财经纪律要求相违背。

2.不相容职务未分离

三产总公司的收费员负责租赁户水电表的抄表及水电费收取；办公室助理员负责租金、水电费资金的保管及记账。未实现不相容职务相互分离，存在舞弊风险。

3.票据管理未按规定执行

《A公司票据管理办法》规定：“收据的印制或购买由财务部统一处理，任何单位不得擅自印刷、购买和使用”，但三产公司没有到财务部领用收据，而是自行购买，且未实施领用、核销、清理手续。

4.上级单位对相关收费业务缺乏财务监督

针对下属单位资金上交业务，A公司财务部从不过问三产总公司的现金收款业务，不了解合同金额，也未明确限定资金应缴存财务的时间及收款方式，而是出于对其他部门业务不应过多干涉的考虑，只是在行动上被动地根据实际回款数记账，给相关人员挪用资金提供了条件，导致公款私存的现象长期存在。

五、加强资金内控管理，提出整改合理建议

综合上述审计发现的问题，审计组提出如下管理建议：

1.物业服务中心重新修订《门市房租金管理规定》，明确“严禁公款私存”、“收取资金必须及时上交A公司财务部”等规定，切实与国家的财经纪律保持一致。

2.物业服务中心应制订收费岗位的职责、权限，将资金记账与保管两个不相容职务进行分离。

3.三产总公司应严格执行《A公司票据管理办法》，收据统一在财务部领用、核销和清理，严禁私自购买、使用。

4.A公司财务部应对三产总公司的现金收款业务实施监督，对交款金额、时间等进行监控。

5.A公司应总结经验教训，重新梳理资金业务的管理流程，同时举一反三，结合资金安全及相关控制要点，进一步完善全公司的资金管理制度，确保资金安全，杜绝舞弊行为。

六、总结经验，“举一反三”重内控

回顾案例，思绪万千，导致事件发生的主要原因是A公司内部控制制度不完善，业务监督形同虚设，给违规违纪行为打开了方便之门。管理漏洞成为了滋生违规违纪行为的温床。如何完善单位内控机制，加强财务监督管理，堵塞漏洞，再次给我们敲响了警钟。

同时，此案例也告知审计人员面对现金缴款业务，应保持充分的警惕性，不能将思维仅停留在财务核算层面，应充分关注经济业务事项内部控制管理状况，注意积累有关线索资料，做个有心人，多问几个为什么，从内部控制缺陷中发现线索和问题，“听懂”会计凭证吐露的秘密。

七、经验与体会

回顾整个审计过程，有四点经验可供审计人员借鉴：

1.严格审计程序，重视审查资金业务的内控制度建立与执行情况，从内控缺陷中发现线索或问题。

2.审计人员应保有耐心、细心和锲而不舍的精神，从众多的数据资料中，抽丝剥茧发现问题。

3.与基层工作人员交流（工作访谈）要善于抓重点，从谈话中，审计人员可以获得更直观的审计线索或证据，提高了审计工作效率，为后续审计人员深挖证据，还原问题全貌，提供了审计方向。

4.根据审计现场情况，应适时调整审计方案，方案的核心就是抓住三条主线，一是资金线，紧跟资金链条，从资金的金额及数量、资金的流向找证据；二是时间线，从时间的先后顺序，理清个人银行卡中公款私存的资金占用金额及时间；三是原始单据线，将租赁合同与财务账进行对比等，从多个维度进行查证，确保审计证据链的完整性。