高校人力资源档案管理现状及交接问题分析

2020-01-11韩云松

科学咨询 2020年49期

韩云松

（三门峡职业技术学院河南三门峡 472000）

高校人力资源档案管理工作通过对人力信息资源的整合，最终要实现的目的是人力信息资源的最大化、最优化利用。随着知识经济和信息技术的推进，传统的高校人力资源档案管理体系已经很难适应现代化社会发展的需要，停滞不前的管理模式只会累积越来越多的问题。唯有顺应时代发展要求，不断改进高校人力资源档案管理工作，才能实现人力信息资源的更好利用。在实施现代化的高校人力资源档案管理过程中，需要考虑的因素很多，管理者要客观分析这些因素，结合高校实际情况，循序渐进实施改进策略。[1]

一、高校人力资源档案管理现状分析

（一）高校人力资源档案管理功能单一

在新的时代背景下，高校人力资源档案管理也有了新标准和新要求。传统的高校人力资源档案管理工作，主要是统计档案信息，存储、备份档案信息，对信息资源更多的是静态管理，不涉及更多的资源再利用。随着大数据技术的广泛应用，人们对高校人力资源档案管理提出了更高的要求，希望通过更高效的管理来满足多元的功能需求。这个时候对信息资源的管理，就不再是纯粹的静态管理，而升级为动态管理。动态管理者更多地需要处理信息资源的再利用、再服务问题。从这个角度来说，传统的高校人力资源档案管理转型升级是一种趋势。只有改变档案信息功能单一的现状，才能适应多功能档案信息的趋势需求。

（二）高校人力资源档案管理效率较低

对于大部分的管理工作来说，解决“效率”问题，都是管理工作中的重要问题。如果通过管理行为无法提高效率，或者效率较低，这样的管理体系很有可能存在一定问题，需要及时改进和优化。传统的高校人力资源档案管理工作依托的主要是人力，统计的载体以纸质为主，统计的方法有抄录、登记、校对等。这样的工作流程不仅繁琐，需要耗费大量的人力和时间，而且容易出错。随着高校人力资源的信息越来越丰富，对于信息资源的处理效率、准确性都有了更高要求，如果不设法提升工作效率，档案管理工作就会出现滞后的情况。在信息资源的整合过程中，有些信息资源的对接是需要做到及时性的，稍有延误，可能会造成恶劣的影响。

（三）高校人力资源档案管理安全性不足

高校人力资源的档案管理涉及学生、教师以及学校整体的信息隐私，学校要高度重视档案管理的安全性问题。高校人力资源档案管理安全性不足，主要表现在两个方面：第一，管理者的安全意识不够高，对于档案的隐私性没有特别保护，在受到他人引诱下，很容易将非本人的信息泄露给其他人，造成一些安全隐患；第二，对管理者的监控体系不够完善，目前大部分学校的人力资源档案管理水平还处在初级阶段，一个工作人员要处理好几个环节的工作内容，没有分工合作的规范流程，无法落实个人责任制。一旦出现了问题，很难找到主要负责人。所谓的管理监控大多流于形式，只是通过一些监控设备来实施，缺乏系统完善的管理监督体系。在信息化时代，高校人力资源档案管理的安全性面临着更多技术层面的威胁。管理者要充分意识到这一点，提高警惕，防患未然。

二、高校人力资源档案交接问题的探讨

（一）工作拖沓，交接不及时

一旦遇到档案管理者暂时不在，或者档案管理者变更的情况，高校人力资源档案的交接问题就出现了。交接不及时、交接不清楚、交接不全面……这些都是档案管理交接环节中最容易出现的问题。在交接过程中，旧的管理工作人员要明确交接对象，快速落实交接细则，对重点内容要进行相关介绍；对于新的管理工作要大胆提问、考虑周全，不能囫囵吞枣，要快速了解工作内容，避免以后出现工作失误。部分档案管理工作者平时处理事情的风格有些“慢”，对待交接工作会拖沓、不及时，这会容易造成一些不良后果。如果遇到紧急要调取人力信息资源的情况，就会出现手忙脚乱、无从下手的情况。[2-3]

（二）工作粗心，交接不严谨

高校人力资源档案交接是一个很严谨的过程，是把一个人的责任转移成另一个人的责任。不论是旧的档案管理人员，还是新的档案管理人员，都要高度重视交接的手续和步骤，要尽可能形成一个规范的交接制度，做到有迹可循，有证可查，有人可证实。部分档案管理工作人员平时没有严谨的工作习惯，面对交接工作很粗心，只是口头交接重要事宜，没有留下任何事后可查的依据，这就会留下很多隐患。一旦出现档案管理的相关问题，旧的工作人员和新的工作人员就会互相推责，产生不必要的纠纷。

（三）工作随意，交接不监管

随着高校人力资源档案的体量越来越大，交接工作会涉及方方面面，会存在更大的难度。为了避免在这个过程中出现人为、非人为等多方面的意外，行之有效的监管体系是不可缺少的。这种监管体系在学校内部最好设置成“三级监管”模式，第一级是部门内的互相监管，第二级是部门负责人对下面人员的监管，第三级是学校领导对该部门的监管。高校人力资源档案交接环节，最容易出现信息泄露、信息丢失、信息更改等问题，这个环节务必要引起学校领导的高度重视，避免给学生、教师和学校整体造成重大损失。[4-5]

三、高校人力资源档案管理的优化策略

（一）重视培养人力资源档案管理的专业人才

学校要提高整体的教学水平，就得先提升教师的个人教学能力。同样，学校要提高人力资源档案管理水平，先也要重视培养人力资源档案管理的专业人才，要让专业的人做专业的事情，要让档案管理工作人员从工作中获得认同感和幸福感。这一点说起来很抽象，但落实下来是可以有具体方向的。第一，学校要高度重视档案管理工作人员的工作待遇，要让他们生活得好，工作得开心；第二，学校领导要给他们足够的认同，要在学校每一次的大会上进行表扬，给他们一定的指标和福利；第三，学校要创造档案管理工作人员定期学习、广泛交流的机会，促使他们不断提升个人能力。[6]

（二）加强信息技术在档案管理工作方面的应用

信息技术对各行各业的影响逐渐深入。新时期的档案管理工作者也要学习新方法，接受新思路，运用信息技术来提升档案管理工作的效率。相比于传统的信息资源整合路径，大数据技术可以更快速、更便捷、更准确地统计信息资源。面对当代高校的人力资源信息体量，工作人员要学会借助大数据技术来优化自己的工作结构，将更多的数据统计工作交给大数据去处理，把更多的精力放在对信息资源再利用的思考上。有一点值得注意的是，信息技术的运用通常需要一些信息设备的支撑，在这方面的经费投入，学校领导要给予应有的支持，切实把人力资源档案管理工作作为一个重点去落实。[7-8]

（三）完善人力资源档案管理制度

人力资源档案管理制度是一个很大的范畴，在具体的工作开展中，需要将其细分成不同的制度类型，如交接制度、监督制度、隐私保护制度、人才培养制度等。只有站在制度的高度上，人力资源档案管理部门的每一个工作流程才能清晰，工作人员才能明确自身职责，严格落实个人责任制。在追究工作人员责任的过程中，我们还应该有相应的奖惩制度，起到对工作人员行之有效的约束。当然，根据实际情况，每一年的人力资源档案管理制度细则都可以适当有所调整，不断适应学校的发展需求。