医院档案精细化管理运用分析

何洋芳 张 虹

河南省洛阳正骨医院（河南省骨科医院）办公室，河南洛阳 471002

精细化管理作为一种新的管理理念和管理手段，越来越多地运用于企事业单位的现代管理。精细化管理的核心是复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。医院档案精细化管理，是把精细化的管理理念和手段植入医院档案管理，对档案工作的各个环节进行细化分解，归纳总结出各个环节的最佳工作方法[1]，实现档案管理质量和服务的提升。既是提升档案管理质量、创新档案利用服务模式的重要手段，也是适应现代医院管理的必然要求。本文试从医院档案管理现状着手，分析精细化管理引入档案工作的具体途径运用。

1 医院档案管理现状

1.1 档案管理制度相对滞后

目前，很多医院档案管理制度还停留在粗放式的管理时代，不能适应现代档案管理理念和新方法、新技术的应用，在实际工作中经常出现管理无章可循，管理人员往往依据自身以往的工作经验或在日常工作中逐渐形成的不成文规定来开展相关工作[2]，档案管理工作的盲目性和随意性较大。有的医院并没有把医院档案管理工作纳入目标管理绩效考核的范畴，使得很多时候档案管理工作长期处于管理不严、监督无效等失控状态[3]。档案管理制度的落后不但降低档案管理的科学性，也降低医院档案工作人员的工作效率[4]，给档案管理工作的质量与效果带来不良影响。

1.2 档案信息化程度较低，缺乏统一化的信息管理链

目前医院档案大多仍以纸质的保管为主，这种对档案实体的管理不仅降低了档案利用率，还会带来因多次利用致使档案受损或丢失的风险。作为医院档案核心部分的病历档案，一方面数年积存的纸质档案数字化进程缓慢；另一方面，尽管国家推行电子病历已有十年之久，但仍没有完全替代传统的纸质病历。基层医院仍依赖传统的手工书写病历为主，纸质病历模式不但效率低下，而且因书写不规范、容易出错，存放年久字迹模糊残缺以及查找困难等原因会直接降低患者的就医体验，还会带来不必要的医患矛盾[5]。另外，医院档案种类较多，如文书档案、病历档案、财务档案、基建档案、科研档案、设备档案等，这些档案多分散在不同的部门保管，部门之间缺乏统一化的信息管理链，彼此之间的档案信息在一定程度上不能互通共享，信息孤岛林立，档案实体的安全性、管理的规范性和共享性受到影响。

1.3 档案人才队伍建设薄弱

一直以来，医院档案管理作为医院基础性工作未引起人们的足够重视，从而造成大部分医院在档案管理上人才短缺的现象。目前，大多数医院的档案人员是兼职，无法将精力完全放在档案工作上来[6]。而且，医院在档案业务方面的培训较少，档案人员不能及时加强学习，更新知识结构，现有的知识储备不能满足新技术环境下档案工作的要求。

1.4 档案管理模式单一，利用、服务手段有限

档案工作作为医院日常的一项基础性工作，在提升医院管理水平和质量，促进医院健康长远发展方面发挥着重要作用。传统的医院档案管理模式是“被动式”归档，往往是有移交才归档，档案人员在文件形成和运转阶段没有提前介入，缺少对文件阶段的前端控制，容易造成归档时档案资源分散、遗失、收集不全。医院档案信息多以纸质形式承载，档案管理还停留在依靠人工操作对档案实体的管理。部分医院仍然存在“重管理，轻利用”的档案管理思想，对档案利用工作缺乏主动的服务意识[7]。档案资源开发程度有限，服务手段单一，查阅多依赖人工检索调阅，只是简单地提供档案原件借阅或档案复印件。“你来我找”的被动式服务依然居于主导地位，医院档案利用与服务的主动性不强[8]。这种利用现状不但容易造成档案原件的破损、丢失，而且也影响档案的查阅速度和利用率，更无法满足个性化的档案需求。

2 精细化管理在医院档案工作的具体运用

2.1 建设完备精细的档案管理制度

2.1.1 建立健全档案管理制度。完善的档案管理制度能够保证医院档案管理工作规范有序，是实现档案工作精细化管理的有力保障。档案管理工作在实际开展过程中，要注重按照标准化、目标化和流程化的管理要求落实，在各个环节将精细化的理念融入其中[9]。医院要依据档案法律法规，结合自身实际情况，建立系统完整的档案管理制度。档案制度既要科学、具体、规范，也要注重可操作性和实效性。不但涉及各类档案，涵盖档案管理的整个流程，还要包括涉及档案工作人员的相关制度、档案室（库房）管理制度等，还应根据医院档案信息化建设的目标和实际情况，建立医院档案信息化相关制度，将精细化管理的触角伸向涉及医疗机构档案工作的每一个角落，达到“处处有管理，事事见管理”的目标。将精细化管理理念应用到档案管理制度中，让档案管理规范化和制度化，进而有效提升医院对档案的管理效率[10]。

2.1.2 细化档案管理标准。根据档案管理的各项制度，对档案工作实施标准化管理。将日常档案管理细化为各项标准，标准既要完整、准确，又要系统、规范，对档案工作人员提出具体的工作要求，在管理中严格按照标准要求执行。

2.1.3 细化档案管理流程。精细化管理注重对管理对象的流程化管理，即对管理对象进行系统化和体系化管理。结合医院档案管理现状，细化医院档案管理流程，明确流程的标准规范，将流程落实到具体的收集、整理、归档、借阅利用等各个环节。细化档案管理流程，既要保证流程前后的衔接，也要保证流程之间的顺畅。另外，医院档案流程管理是一个动态、不断改进的过程，需要根据新情况、新问题不断改进优化管理流程。完善相关管理制度，促进档案管理流程化与规范化[11]，使医院档案管理流程更加科学高效，提高医院档案管理质量。

2.2 加强档案资源的信息化建设，实现对档案资源的精细化管理

档案精细化管理旨在提高档案管理质量和效率，为医院整体管理水平提高提供动力。现阶段，信息化、大数据技术和互联网技术等为档案工作的发展提供了新的机遇和动力。首先，医院建立统一的档案资源存储标准，利用数据库技术、数据压缩技术等技术手段，将传统的纸质、声像档案信息转变为便于保存的数字化档案信息，建立档案目录数据库和档案信息全文数据库，实现档案信息的数字化存储。其次，加快推行电子病历档案建设。2018 年，国家卫生健康委制订了 《电子病历系统功能应用水平分级评价方法及标准》，将电子病历按照0～8 级来管理，并提出了“所有三级医院在2019 年达到分级评价3 级以上，到2020 年达到4 级以上，二级医院达到3 级以上”[12]的目标。医院要借以评促建的契机，推动医院电子病历档案的标准化建设和分级评价目标达成，实现医疗数据的信息集成化管理。计算机设备会自动化的对病历内容进行分析，并向临床部门直接反馈资料，临床部门则可以及时的总结经验和解决问题，从而能够进一步提高医疗服务质量[13]。再次，要完善医院档案管理信息系统与医院内部各个职能科室相连接，不断提高医院档案归档的前端控制能力[14]。最后，构建医院统一的大档案管理系统。在档案管理系统中，分别设置相应的模块对不同类型的档案进行存储管理，加强对档案信息的自动化收集和整理[15]，既要明确其归档范围，也要明确其电子档案归档标准，实现档案信息集中存储管理，为丰富档案信息资源的共享和便捷利用提供基础。

2.3 加强档案人才队伍建设，实现档案人员精细化管理

医院档案精细化管理的推广和应用最终都要依靠档案人员的日常工作去实现，加强档案人才队伍建设是有效实现医院档案精细化管理的先决条件。档案人员的职业素养、知识储备、学习能力等都会影响到医院档案精细化管理的品质和内容，所以，对档案人员的精细化管理尤为重要。首先，要对医院档案人员的岗位职责和档案管理中的操作要求进行标准化设置，使档案工作职责清晰，责任到人，工作方法有章可循。其次，医院要加大对档案人员的职业道德教育和业务培训。加强职业道德修养的关键在于将相关原则和内容规范内化为自身内心的信念和感情，将档案职业道德的规范要求转变为自觉自愿、自然而然的行为[16]。通过职业道德教育，强化档案人员职业认同感和荣誉感，使档案人员自觉端正职业行为[17]。加大业务培训既要加强档案管理知识的培训，还要结合现代档案管理手段和信息技术的运用，加强对档案人员信息化、大数据技术、互联网技术等相关知识的培训。医院可定期组织相关工作人员到其他有经验的大医院、知名医院学习先进的管理经验及管理技术[18]。不断优化档案人员的知识结构，提升专业技能，培养复合型、创新型的档案人才队伍，以适应新形势下档案工作的需要。最后，要把考核考评制度体系和人才激励制度结合起来，对档案人员的工作态度、责任意识和管理能力进行考核，并完善奖惩制度[19]，通过奖惩制度实现人才激励，提升人才队伍建设，推动档案管理质量的提升。

2.4 创新档案管理模式和服务手段，提升管理质量和服务水平

要创新档案工作理念和工作方式，拓展工作领域，发挥档案工作的作用，夯实基础是关键。

2.4.1 档案人员要转变思想观念，工作中变被动为主动，加强对档案的前端质量控制。档案人员多深入业务部门，掌握医院档案资源结构，在档案的前身-文件形成阶段提前介入，加强与档案形成部门的交流和沟通，如医务部、科教部、质控部等部门，使形成的文件既满足单位利用者的需求，又符合档案工作的要求，形成真实可靠、完整安全、规范标准的高质量档案[20]。及时掌握文件的运行情况，严格按照收集范围和归档标准归档，保障档案的齐全完整性和归档质量。对暂时不能归档的档案原件，及时做好数字化归档和网络归档。

2.4.2 运用智能化管理系统，提高档案精细化管理水平。医院可依据自身条件引入档案实体安全监控系统，通过给档案实体粘贴电子标签，通过系统提供的实时定位技术对每个档案实体的位置进行实时追踪，在档案查找时能快速定位，对非正常出入库的档案实体进行及时的报警[21]；管理员还可以对查阅行为进行远程查看和授权查阅，系统对查阅人、调档信息均能适时记录[22]，实现了对档案实体的全程监测和跟踪。

2.4.3 利用档案数字化和档案数据库的管理，建立医院档案信息服务平台，实现以用户为核心的档案管理服务模式。平台对档案信息设置不同的访问权限，通过对登陆用户进行身份验证，即可实现档案信息的查阅利用。减少对传统纸质档案的破坏，在很大程度上对医院档案给予了安全性保护[23]。如服务就诊患者的名老中医个人信息、院内制剂以及个人电子病历等的在线查询，服务临床的临案资料和处方查阅利用服务等。

2.4.4 档案人员应注重对档案资源进行深度开发，通过聚类分析、知识提炼等手段开发利用档案信息。结合用户需要来建立相应的数据挖掘模型，并进行聚类、分类和关联，实现信息的及时推送[24]。针对一些利用价值大，查阅频率高的档案信息，档案人员要树立先行意识，围绕工作大局和重点工作超前做好服务，着力提升档案工作价值。可以根据医院的特色和优势学科，利用临床数据建立基于特殊病种的专病数据库[25]，实现该病种的重要病历信息、案例总结、常用和经典方剂的查询利用。医院也可根据患者的就医情况，利用手机报等及时推送具有针对性的康复科普知识，还可以将医院的特色医疗档案或各科专家制作成纪录片或视频形式，放在医院的门户网站或自媒体平台上，供广大不特定受众下载、观看和学习，提升医院的形象和知名度，发挥档案利用在普及医疗知识等方面的积极作用[26]。

3 总结

精细化管理是档案管理工作的一种创新和探索，要将档案工作紧紧围绕医院的中心工作开展，坚持以服务医院大局为发展档案工作的根本目的，不断提高档案管理质量和服务水平。只有将医院档案精细化管理，才能形成医院档案的“大数据”，为医疗工作提供准确的数据支持，才能进一步推动医院档案工作的跨越性发展，确保医疗服务质量的大幅度提升，为实现医院的长远目标夯实基础。