医院办公室行政管理中的问题及提升措施

2020-01-09赵勇

中国当代医药 2020年32期

赵勇

辽宁省阜新市精神病防治院机关，辽宁阜新 123000

医院办公室属于综合部门，是医院连接上级与下级、内部与外部的重要枢纽，具有重要协调作用。办公室工作效率与管理水平，对部门运转效能造成直接影响。所以为做好办公室工作，必须合理把控社会发展趋势，立足于整体发展战略与格局规划，强化职工的工作热情与积极性，提升思想觉悟。

1 新形势下办公室职能转变

1.1 注重识人用人

识人用人属于领导管理的重要内容，优质的领导人员能深度挖掘人才，发挥出人才的作用价值，促进人才成长，实现共同进步。识人属于领导对于下属职工能力的认知，包括职工能力、技术水平、成长空间与擅长领域[1]。用人主要是按照员工特点，社区担任最合适的工作岗位，注重职工需求与情绪。对于职工出现的普遍需求问题，需要制定相应的奖惩制度，以此提升工作积极性。医院还当为医护人员营造广阔的发展空间，将职工成长作为团队职责。

1.2 加大人才培养力度

提升办公室管理效率，必须遵循以人为本原则，不断加大人才培养力度，同时给予员工充分学习空间，提供发展条件。利用激励机制可提升员工的积极性，确保其全面投入到岗位工作中。合理安排工作任务，发挥人才的技能水平，实现人力资源的优化配置[2]。利用合作机制，可促进办公室人员与其他部门人员的沟通交流，全面提升自我。

1.3 注重服务决策科学化

全面围绕医院各项工作，准确判断医院发展形势，合理应用质量管理工具，深入分析医院发展的优势与不足，研究医院发展思路与路径，帮助领导人员做出科学决策，从根本上促进医院发展[3]。

2 当前医院办公司行政管理工作存在的问题

2.1 管理流程不科学

医院内部行政管理体系不科学，是引起医院行政管理工作混乱的主要原因，主要体现在以下方面：首先，行政管理流程设置不合理，在具体管理体制设置中，没有明确划分各部门、各科室的职能，医院科研管理、人事管理及后勤管理等工作流程未清晰明确[4]。其次，各部门管理、组织流程衔接不畅，尤其在遇到复杂工作时，工作流程不科学引起的漏洞表现就非常明显。

2.2 现代化管理方法缺乏

随着科学技术的发展，现代化管理手段、技术不断出现，目前诸多医院行政管理人员在进入岗位前，并未对行政管理知识、方法等进行系统的培训与学习，管理经验不足，在医院各部门协同、配合工作中，管理人员无法综合考量[5]；在人员配置方面，存在年龄分配不合理，统筹管理中坚力量较缺乏。多数行政管理人员在进入工作岗位后，只是按部就班工作，面对工作室缺乏学习意识与创新意识，尤其近年来在科学技术飞速发展背景下，诸多管理方法不断涌现，而管理人员因自身学习意识不足、思维陈旧，对先进、优秀的管理经验不能主动学习，导致医院办公室管理工作效率无法提高[6]。

2.3 部门间职责交叉重叠

在医院办公室行政管理工作中，要求各部门明确分工，清晰划分部门职责，但实际管理中，仍存在部门职责重叠划分情况，尤其是在遇到工作任务含糊不清时，易出现医院内多部门进行同一份工作，导致人力资源的浪费[7]。或出现一份工作安排时，往往出现多个部门相互推诿情况，对工作分配不配合或任务无法分配情况，均因部门职责划分不清引起。

2.4 缺乏医院激励机制

对于医院办公室行政管理工作者而言，多数人员薪资待遇相对较低，导致很多行政管理人员在工作中缺乏主动性、积极性，面对工作比较懈怠。原因在于医院奖惩机制设置不合理，如在遇到复杂的管理工作时，安排给工作能力突出、经验丰富的管理人员完成，但完成后对其没有相应奖励措施；同时，对在工作岗位中存在懈怠，引起管理事故发生，并出现推卸责任情况时，也没有针对性惩处措施[8]。均可导致办公室行政管理人员在工作中积极性不高，工作懒散等情况出现，影响办公室行政管理效率。

3 提升医院办公室行政管理效率的有效措施

3.1 应用DISC 性格测评挖掘人才

DISC理论：DISC理论属于人类行为语言理论，注重研究人的行为语言。该理论认为人类性格主要包括支配型、谨慎型、稳健型与影响型，不同人的性格组成包括两种以上特质，只有掌握人物性格，才可做好管理工作。

DISC 的作用分析：通过DISC 测评结果显示，测评方式可为医院人事筛选、录取与岗位设置提供参考依据，同时可应用于日常管理情境中，包括沟通、决策、授权与激励[9]。工作岗位不同，职能与需求差异较大，所以医院对于领导与员工的能力要求不同。按照不同情境，不同性格人会产生不同意图、行为、反馈方式。通过此种测评方式，可帮助管理人员准确了解职工，全面提升管理效率与效益。

DISC 也可作为人际关系用语，确保员工能够深入了解自身，按照帮助对象的性格与行为规律进行优化调整，更好地应对环境变化，同时明确交流沟通与互动需求。从某种角度看，DISC 属于自我认知与人际交往的重要工具，可确保上级与下级沟通的顺利性，减少冲突矛盾[10]。此外，DISC 还可使团队成员建立团结意识，实现共同发展，全面发挥出团队人员的潜能。DISC 还能帮助了解服务对象的特点与需求信息，不断提升服务品质。

3.2 加强沟通技巧

通过沟通可将思想情感与信息传递给他人，实现理解效果。因此沟通要素包括明确目标、理解效果、思想情感与信息沟通。沟通方式主要包括语言，如书面语言、口头语言和肢体语言。通过高效沟通可建立动力系统、角色系统、能力系统，确保员工可及时发现工作价值。能力系统对医院培训教育与外出进修，可为员工提供发展平台。动力系统队对应医院绩效分配、激励奖励措施。角色系统对应员工对岗位角色的认知与接纳。

医院办公室管理人员必须经常与员工沟通，帮助员工了解工作价值与意义。在当前发展中，通过工作与设计可达到完美效果。将工作遇到的问题告诉他人，在工作操作中锻炼能力，积累人脉。通过职场经验可知，为提升团队效率，必须提升员工能力水平，此时就要应用沟通技巧达成目的。沟通不仅作为加强感情的方式，也可促进员工进步。所以通过沟通方式可以营造和谐的工作环境，为医院发展提供源动力。

3.3 建立良好的工作环境

工作环境属于复杂概念，涉及到集体气氛、员工感情、集团管理与工作格调。建立良好的人际关系，营造和谐的工作环境，可不断提升职工的安全感，防止出现矛盾冲突，将个人时间与精力应用于工作中，同时可提升员工对于医院的认同感与归属感，将工作作为提升自我能力的途径。梅奥人际关系理论对于现代人际关系的发展影响比较大，该理论认为职工属于追求多种需求的人员，为提升工作热情和积极性，必须采用人性化管理方式，充分肯定员工所创造的价值，以此发挥出创新创造力[11]。

3.4 提升领导水平，建立优质团队

领导力是领导人员综合素质的评定，属于团队核心。领导力必须在科学管理基础上，集中表现出事物看法与处理方式，主要为领导人员工作期间的处理方式与工作方向。所以必须全面提升医院管理层的领导力，才可以建立全新思维模式，不断提升管理效率与效益。

3.5 建立和完善管理制度

医院办公室必须探索新型管理制度，建立横向管理机制，全面拓展和扩充原有制度内容，高效调控与引导办公室人员，确保职工可明确岗位职责与要求。在出现管理问题时，办公室人员应当详细记录处理过程，优化改善处理措施，以免再次发生同类问题[12]。医院办公室应当在现有制度上深入探索，不断细化制度内容。如在原有管理制度中，只是规定办公室人员不能在上班期浏览无关网页，不能随意玩手机，但在制度中没有提出违反规定的处理措施。所以医院办公室必须完善现有管理制度，详细规定职工违反条例的惩罚措施，可使职工直观感受到违反制度的后果，以此强化责任感，全面提升医院办公室行政效能。

3.6 提升综合能力，适应办公室工作要求

由于医院办公室重要性较强，涉及工作比较多，对于工作人员的能力要求比较高，既要处理和日常事务，还需要不断提升政治素养，确保办公室工作方向的正确性。办公室人员必须了解医院发展规划与制度规定，思想行为与医院发展总目标一致，不断扩展知识面，提升技能水平，增加专业管理知识[13]。办公室人员还应当保持良好的工作态度，积极探索主动式服务途径，全面提升行政事务工作效率。在工作之余还应当深入学习和研究新知识在工，规范服务方式。

3.7 基于人文环境提升行政效能

医院需为办公室人员提供优质的工作环境，营造良好的工作氛围，使办公室职工可摆脱传统思维模式，具备较多自主权，同时为职工提供发展空间。立足于人本理念，充分尊重和关心职工，管理人员市场与职工沟通交流，以此获得支持与理解。医院办公室还应当定期开展文化活动，以此缓解职工工作压力，全面提升工作效率与效益[14]。管理双方必须具备统一思想，和平共处，这样才能确保工作的协调性与一致性，从根本上提升员工工作热情，发挥创造性，进一步提升医疗服务质量。

3.8 注重细节管理

在医院办公室管理工作中，必须牢记勤劳与勤勉，不断增长智慧提升技能水平，加强工作驾驭能力。办公室职工还应具备公证与公平理念，全面提升自身职业道德水平。办公室职工不能以权谋私，注重工作的公益性质。尽管医院办公室无法深入到医疗一线，而在日常工作中，必须做好公文处理、会议组织与后勤保障服务，确保医疗服务的有效开展。办公室职工还应围绕中心工作，全面发挥出粘合剂效应。注重联合多方力量，全面发挥出整体优势，确保各项工作都具备群众支持。为全面做好医院办公室行政管理工作，必须立足于责任意识，注重创新改革，以此满足岗位发展要求[15]。同时，医院办公室管理工作中还可应用精细化管理方式。长期以来，办公室采用传统管理模式，容易出现人员矛盾与管理效能低下问题，无法有效保障医疗服务活动。通过精细化管理模式能显著提升医院办公室管理水平，还能有效梳理和协调不同部门的关系，以此确保办公室管理工作的顺利有效开展。