新时代背景下高校档案信息服务现状及对策研究

(河北农业大学 档案馆，保定 071001；沧州职业技术学院 食品生物工程系，沧州 061000)

新时代以来，信息技术、网络技术、多媒体技术、通讯技术的飞速发展，极大地改变了人们的工作生活模式，在很多领域也掀起了革命式的变革。高等院校作为国家技术、知识创新、生产、传播的重要核心平台，在应用新的信息技术方面也得风气之先。并且以极大地热情投入和应用到高校本身的教学管理和服务中。高校档案作为反映高校历史面貌和发展变迁的原始记录，是学校的珍贵财富，在推动教学改革、维护学校利益，展现学校光辉形象方面发挥着不可替代的作用。高校档案部门在收集、管理档案的过程中，主动适应时代潮流，积极开发档案资源信息以满足学校、社会对档案的需求是实现档案价值的本职需要。新时代数字化环境下，档案部门只有以信息技术为依托，以校内外利用者为服务对象，以多种服务手段实现档案信息服务模式的创新、档案信息资源的共享，促进档案的服务利用模式向多途径、高效率发展，这样才能使档案更好地为学校教学、科研、管理服务，为社会服务。然而，目前河北省内多数高校的档案信息服务模式尚未有效开展，馆藏档案利用率低，传统的档案服务模式与新时代背景下用户对档案的利用需求不匹配，档案馆缺乏特色馆藏资源，自身建设不足，主动服务公众理念薄弱，服务形式单一、缺乏创新，这远远不能适应用户多样化、高层次的需求，因此高校档案部门应拓宽思路，积极开展档案信息服务模式创新。

一、高校档案信息服务现状

近年来，在档案行政管理部门的关心支持下，河北省高校档案工作取得了长足发展，各高校档案部门在探索档案信息化建设方面也取得了阶段性成果。但是随着信息化的发展，对档案的服务内容、形式、范围等也提出了更高的要求。对河北省高校档案信息服务的调查结果表明，目前河北省大多数高校的档案服务工作仍处于较低层次，需要各档案馆改进服务方式，提升信息服务能力。

其一，档案馆馆藏资源单一、缺乏精品特色资源。高校档案馆只有具备内容丰富、充足且结构合理的资源，才能够为公众提供高质量的档案信息服务。目前我省各高校档案馆普遍存在馆藏资源单一的现象，档案的收集以学校各部门形成的文书档案和学生的学籍档案为主，缺乏反映高校特色、有利于树立自身形象的精品特色资源，致使高校档案馆对公众缺乏吸引力，认知度。

共二，档案馆自身建设普遍落后。档案部门的职能定位、档案工作人员的整体素质决定了高校档案工作水平。目前河北省各高校普遍趋于传统的工作方式，缺乏合作创新意识，与校史馆、图书馆交流不足，导致校内资源分割严重，信息不能流通共享。同时，大多数高校不注重自身队伍建设，档案专业人才缺乏、结构不合理，专业素质整体水平不高。

其三，主动服务意识薄弱。目前河北省高校档案馆的主要服务对象是学校党政管理部门以及需要提供学籍相关信息的毕业生，以被动的服务方式为主，缺乏以人为本、服务公众的主动的现代服务思想，利用者需要什么，我们就提供什么，缺乏主动地利用、开发馆藏资源为社会提供服务的意识。

其四，缺乏多样化的服务方式。新时代背景下，互联网成为信息传播的主要途径，传统的档案利用方式显然不适应当今的发展趋势。多数高校的档案利用途径依然是利用者提供证件来馆查阅。档案馆网站未能充分发挥服务优势，多数网站只是对本馆的介绍、政策法规的介绍、以及档案馆的一些工作动态、通知等，创新性、互动性的服务并未开展，没有充分利用社会化媒体，档案网站远远没有发挥出自身的服务优势。

二、高校档案信息服务面临的挑战

新时代背景下高校档案信息服务相对于传统的档案服务利用体系而言，具有档案数量大、服务方式灵活多样、媒体形式多样的特点，这些特点给档案的利用服务也带来了新的挑战。

(一)档案人员服务意识的挑战

档案的最终价值就在于提供利用，但是传统档案的利用手续繁多，降低了利用者的积极性，致使很多档案“养在深闺无人识”。新时代，档案存储方式、利用方式、检索程序都朝着更快捷、高效的方向发展，以用户的个性化需求为服务导向，原有的档案服务方式已不适应新时代的要求。要改变档案服务人员的陈旧观念，不断增强服务意识，充分利用现代化的通讯、服务手段还需要一段适应过程。

(二)档案人员业务素质的挑战

新时代背景下，各高校档案也朝着大数据的方向发展，档案出现了多样化，且数量巨大，传统的档案管理技术已不能对当前的档案进行准确的分析和科学的管理，因此要发展与之相适应的信息处理技术，这对当前的档案管理人员具有极大的挑战。

(三)档案信息资源建设的挑战

大数据时代，随着数字档案馆建设的趋势，数据的访问量和存储量急剧增加，且形式多样，加上原有的各种信息存储系统没有统一的标准，这就需要我们配置能够适应当前形势下管理和存储档案的软硬件设施。这对当前河北省内高校档案馆来说，存在一定的挑战。

(四)档案信息安全的挑战

由于互联网是一个开放的环境，资源共享已成为以后档案利用的趋势和主流。在这种情况下，如何保证电子文件，数字档案的原始性、真实性，以及如何保障这些电子信息存储介质的安全性已成为当前档案安全的热点问题。

三、建立高校档案信息服务模式的措施

随着现代信息技术的不断深化，网络为用户远程获取信息提供了很大便利，更多的用户对档案的需求向着线上方向发展，用户的需求不断增加，这就要求档案部门抓住契机，充分利用馆藏资源，为公众提供更便捷的服务。根据目前河北省各高校档案馆的现状，应该建立一种以用户需求为中心，以档案部门为主导，能够提供多种多样的信息服务的管理模式，已实现资源共享和服务的公共化。

(一)拓宽服务对象，使档案利用向公共化、社会化方向发展

高校档案馆相对于普通档案馆而言，馆藏内容更具有知识性和独特性。为了使高校的档案更好的发挥其自身的价值，其服务对象应向着社会化、公共化的方向发展，既要满足本校教职工的需求，又要主动挖掘校外利用者，主动预测公众需求，并为之提供服务。同时，档案管理人员更要与时俱进，关注学校、社会热点问题、重大事件，主动开展编研，充分发挥档案资源的文化价值，定期开展展览专题，既加深了公众对档案的认知度，又宣传了学校形象，传播了校园文化

(二)提高档案工作人员整体素质

高校档案管理水平与档案工作者素质息息相关，根据目前河北省内高校档案管理部门档案工作人员结构不合理、专业水平低的现象，档案管理部门应积极采取相应措施进行改进，建立一支有活力、懂专业、有创新精神的复合型人才队伍，以更好的适应新时代背景下档案信息服务，提高档案管理水平和服务能力。目前比较合理可行的方案可以从对在职人员进行培训和引进专业人才两方面开展。

一是要对在职人员进行培训。信息化时代，档案的工作内容不断丰富，档案的存储载体不断变化，对技术要求也越来越高，这就需要在职人员不断学习新知识、新技术，提高业务能力和综合水平，对在职人员进行培训就是在职人员提升的重要途径。其内容不仅应涵盖档案方面的专业知识、最新的档案管理政策法规，还应包含计算机和网络技术、历史知识等。作为档案管理员，必须要具备爱岗敬业、默默无闻、无私奉献、勇于创新、乐于助人等职业操守，因此还应对档案人员进行开展职业道德教育，形式可以包括讲座、参观、讨论等，以此调动学习的积极性，形成良好的学习氛围。

二是要引进专业人才。合理的人才引进，是丰富档案队伍、优化人员结构、为档案部门注入活力的重要途径。档案部门的人才引进，首先要考虑目前馆内的人员年龄结构、知识结构、性别结构，引入专业、稀缺人才，已优化完善档案管理人才队伍。选用人才应具备一定的现代信息技术能力、对档案工作、档案职责有一定的认知能力；还要考察人员对档案职业的忠诚度，能够遵守档案法律法规，保守涉密档案的秘密，对工作富有热情，能够对档案工作做出贡献；再次还要考察引进人才的专业知识、管理能力、交际能力、服务能力等，把吸收进来的优秀人才分配到最适合的岗位上。

(三)提升档案馆自身建设水平

充足的馆藏资源，完善的软硬件设施是满足用户全方位、多元化需求的必要保障，针对目前河北省内高校档案馆内资源体系结构单一、馆藏特色资源不足、数字化进程缓慢等情况的普遍现状，要想提升档案馆的服务水平，必须从多方面加强档案馆自身的建设。

1.丰富馆藏资源

丰富的馆藏资源，应从校内、社会、媒体三方面进行收集。(1)校内资源是馆藏资源建设的基础。校内资源的收集主要是由各部门兼职档案员负责立卷、整理并移交学校档案馆。因此，校内档案资源的规范、完整性主要依靠各部门的兼职档案员。档案管理部门要定期对这些兼职档案员进行立卷指导和培训，使兼职档案员熟悉档案的归档范围和要求，熟悉档案相关业务知识和法律法规，明确自己的责任，保证档案材料的齐全、完整、规范。(2)社会资源是建设富有特色馆藏资源的重要手段。档案管理员应充分发挥主动性和积极性、通过走访、调研等形式把散落在个人手中的能够反映学校特色、发展历程及其他有利于推进学校教学、科研等活动的具有参考价值的资源收集起来。(3)媒体信息是学校宣传、提高知名度的的有效途径。对于各类报刊、广播、电视、网络上与学校相关的信息，或对本校师生、公众有价值的信息，高校档案部门都应积极挖掘，可以采用剪切、录像、拍照等形式进行收集和保存，这些都将极大的丰富馆藏资源。

2.加快馆藏档案数字化的进程

数字档案馆建设是开展档案信息服务模式的基础，而馆藏档案数字化又是建设数字档案馆的基础，因此开展档案信息化服务，就必须推进馆藏档案数字化的进程。首先应该制定统一的档案数字化标准。考虑到各高校档案馆之间的信息共享以及与档案管理系统对数字化档案的要求，馆藏档案数字化之前应该制定一套规范，来规定数字化档案的格式、大小、扫描的分辨率等等，还要遵守国际国内通用的数字化加工标准、档案著录规则等标准和要求，以保证数字化档案的过程有规可循。其次，要做好档案的鉴定、保证数字化档案的真实有效。高校档案馆的档案具有数量大、种类多的特点，这导致数字化工作的工作量巨大。档案馆要在数字化之前对馆藏档案进行鉴定，优先选择利用率高、有长远保存价值、字迹有消退隐患的档案优先数字化，这样既减少了工作量，又节约了成本。此外，数字化过程中，要指派专人监督，保证数字化档案的真实、有效。

3.依靠多方支持，进一步推进数字档案馆的建设

数字档案馆要求档案馆实现由计算机、网络代替手工完成各项业务，最终实现利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。包括档案文件级目录数字化、内容数字化、查询智能化、利用便捷化，并能实现各馆之间信息的共享和融合。面对这项复杂的工程，高校档案馆自身无法解决技术、资金以及法律保障等方面的问题，需要政府部门、学校加大对档案的投资力度，因为数字档案馆的投入不是一劳永逸的，需要持续的投入资金用于增量档案的数字化，还要对库存档案进行维护。各高校应充分利用建设数字化校园的契机，将数字化档案馆的建设并入数字化校园的轨道中，争取更多的建设资金和政策支持。此外档案部门还应加强与信息部门、专业法律机构的合作与交流，在选择数字化公司时，应该选择那些实力雄厚、技术实力好并且具有良好信誉和持久发展潜力的公司，以便于后期的维护。各档案部门在制定相关法规时应加强与专业法律机构的交流与合作，为数字档案馆的建设提供必要的法律咨询和专业的法律保障。

(四)开展多样化的服务方式

根据目前高校档案信息服务的特点及数字化传播的性质来看，高校档案信息服务模式既应有传统服务模式在网络下的延伸，又应有信息化时代档案服务模式的创新。

1.开通远程服务模式

为减少用户查阅档案来档案馆路途中耽误的时间，档案馆可开通远程服务模式，信息时代，远程利用的方式多种多样，各档案馆可根据馆内经费、人员等情况，选择适合自己的远程服务模式。一是在档案馆网站上发布档案信息，网站内容应该充实、全面。既应包含档案馆基本介绍、机构设置、人员分工、岗位职责，联系方式，又应包含档案的利用内容、范围、利用手续、开放时间、档案规章制度等内容。此外，档案馆网站上还应设置档案编研专栏，汇总学校大事记、荣誉汇总、知名校友、专题汇编等，设置下载专区，提供档案利用常用表格，也可以搜集其他有价值的信息及时发布到网站上，加深用户对档案动态、档案价值等信息的了解，更好的为公众利用档案提供便利；二是开通微信公众平台，微信是腾讯公司与2011年推出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序，截止到2016年，已经覆盖全国94%以上的智能手机，月活跃用户达到8.06亿。微信提供公众平台、朋友圈、消息推送等功能。高校档案馆可以充分发挥微信的强大功能，利用微信公众号宣传普及档案知识，利用微信的对话功能，用户可以在微信公众号留言，向档案部门提意见，提需求；三是开发档案馆远程利用服务模式，对于学籍档案，档案部门可以开发档案远程利用专用软件，用户在系统注册用户登录，就可以在系统自主查询有没有自己的学籍信息，如果只需要电子版，用户可以自主下载，如果需要纸质版，可以通过上传证件，提出利用需求，留下联系方式，待管理员审核通过后，通过邮寄的方式发送给用户。

2.开展档案信息推送服务

档案信息主动推送服务是档案部门在捕获用户需求的基础上，根据不同用户的爱好与需要，主动向其提供服务的一种方式。高校档案馆根据其馆藏档案的特点，提供主动推送服务的用户主要是教师、管理人员、学生。档案管理员要主动预测不同人群的需求，因为用户自身有时候并不知道档案馆内的馆藏资源对自己能提供什么帮助。档案部门应该建立专题数据库，将档案网站与校园网连接起来，实时的向用户推送档案信息。推送的方式可以通过办公系统推送、网页推送。办公系统推送是档案管理部门在分析用户利用档案历史记录的基础上，总结用户利用档案类型，预测未来可能用到而目前尚未查阅的档案，并通过办公系统发送给用户；网页推送是档案部门在档案网站上设置信息专栏，将最新档案信息提供给需要的用户。

四、结语

新时代，河北省高校档案信息服务建设任重而道远，高校档案拥有不同的用户群体，充分利用信息技术，为用户提供多样化、便捷化的服务，使档案文化在更广阔的的范围内传播，是档案部门的使命。然而许多高校档案部门还未能足够重视档案信息服务的运营管理。档案信息服务在内容、形式、技术、安全等方面还存在很多问题。根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到的档案工作“要树立创新、协调、绿色、开发、共享发展理念”，档案信息服务在高校档案工作中的前景是广阔的。各档案部门要紧跟时代步伐，充分利用档案信息资源优势，积极为校内外用户提供馆藏特色档案展示和档案信息在线传递服务，使档案馆的服务向着多样化、主动化、网络化的方向发展。高校档案部门应始终坚持“用户至上”的服务理念，以前瞻性的眼光，加强与图书馆、博物馆之间的合作，丰富馆藏内容、提高服务的主动性，最大程度的实现档案的价值。