高校图书馆数字资源集团采购策略优化*

2020-01-08杨丽兵曹瑞琴高俊杰

图书馆研究与工作 2020年1期

杨丽兵曹瑞琴高俊杰

（山西农业大学图书馆山西太谷 030801）

1 集团采购在高校图书馆数字资源建设中的作用

集团采购以降低数字资源购买价格、节省与数据库商谈判时间、对数字资源较为客观公正的评价、降低采购失误、售后服务与技术支持良好等优点受到广大图书馆的青睐[1]。21世纪初，集团采购发起地清华大学杨毅等人从可争取到更优惠的价格等7个方面，2009年黄国胜等人从资源平衡[2]等5个角度，周静珍等人从共享理念[3]方面，探讨了集团采购在数字资源建设中的作用与好处。

经过多方了解与实证，进一步凝结提炼出其作用：数字资源价格更优惠（集团越大，价格越优惠，大约可得到30%—50%的优惠价格[4]，同时，还可节约15%—30%左右的代理费）[5]；强大的联合力量可有效避免数据库商对单个馆“各个击破”策略，打破价格垄断；节约谈判时间，减少精力耗费；可争取到更好的售后服务与技术支持；CALIS中心对各个国外数据库作长期跟踪，增强了对电子资源的客观公正评价，降低了经济风险；缩小各类型高校图书馆数字资源差距，促进资源共享与培训、服务等多方合作。

2 高校图书馆数字资源集团采购存在的问题

集团采购在数字资源建设中起到很大的作用，但是，仍然存在一些问题。强自力提到了电子资源的本地化永久保存问题[6]，黄胜国等人认为存在数字资源所有权问题、成员馆利益平衡问题、数字资源分布失衡问题，以及使用中用户管理问题等[7]，徐文贤强调了数字资源地区不平衡、资源类型不平衡、资源数量与质量问题，以及使用效益问题等[2]。

2019年6—7月，笔者通过电话采访、实地面对面采访，以及小问卷发放等方式，以山西省高校图书馆为重点调查对象，调研了山西大学图书馆等9家高校图书馆集团采购实际操作状况。调查显示，这些高校图书馆均已参加过数字资源集团采购，重点为外文数据库和中文数据库，参团费用分摊主要按学校规模和数据库使用量双重分级模式进行，数据库购买仍然存在纸本捆绑销售，数据库使用主要采取专线接入方式，数据库长期保存以本馆保存为主，用户使用数据库出现侵权行为时，大多IP被封。

综合各家所言，结合集团采购运行的实际状况，笔者认为集团采购存在如下问题。

2.1 集团采购的组织管理亟待加强

目前，DRAA（高校图书馆数字资源采购联盟，Digital Resource Acquisition Alliance of Chinese Academic Libraries）集团采购中，成员馆与DRAA签署委托协议，在享受服务的同时，应当承担一定的责任与义务。目前，集团对成员馆约束力较低，成员馆依靠自觉来承担责任、履行义务，当出现违反协议的情况时，集团并没有强制手段来制止[1]。

2.2 集团内部利益平衡问题不容忽视

不同规模、不同类型的高校图书馆对数字资源的使用与购置经费存在差异性，集团采购必须采用合理的分级模式、较为灵活的购买方式来平衡彼此的利益，分级模式或订购方式不合理必将导致集团内部产生矛盾，挫伤成员馆参团积极性，甚至会影响到牵头馆的凝聚力，导致组团失败[1]；当合同终止时，谁来继续保存具有永久备份的数字资源？费用如何分担？如何继续提供服务? 这一系列问题无法回避[5]。

2.3 资源分配不均导致的数字鸿沟问题与资源重复浪费现象共存

2.3.1 资金多寡导致的数字鸿沟问题

数字资源是基于数据库与期刊库来订购的，价格不菲，双一流高校与省属重点院校的图书馆经费较充足，比较重视数字资源建设，数字资源购买品种较多；而普通院校图书馆特别是高职高专院校图书馆，资金短缺，数字资源严重缺乏，导致全国范围内数字资源分布失衡，拉大各馆之间的差距，造成“信息落差”“数字鸿沟”现象[8]。

2.3.2 所购数据库重复现象突出

（1）中外文电子图书、期刊库存在收录彼此重复现象。我国超星等四大中文电子图书生产商和CNKI等四大中文期刊全文数据库重复收录现象突出，CNKI、维普、万方收录期刊种类80%以上存在重复，高校图书馆同时购买同一类型两种以上数据库的现象非常普遍[9]。

（2）成员馆因本校发展需要重复购买外文数据库。当前大多高校图书馆引进的数字资源仅供本校用户使用，从本校学科发展与人才引进需求出发，选择购买权威性高、质量高的学科数字资源，造成集团内部资源重复购买的客观现象[1]。2015年DRAA外文数字资源集团采购报告数据显示，集团内部资源重复购买现象较为突出，SCI等价格昂贵的产品，购买的图书馆很多[1]，以EBSCO为代表的集成商与出版商之间的全文数据库存在收录重复[10]的现象。

（3）部分捆绑销售带来的数据库与纸本馆藏之间的重复。国内高校图书馆仍然背负着捆绑纸本期刊的重负，造成部分馆藏重复现象，此次针对山西高校图书馆集团采购的问卷调查显示，大多数高校图书馆仍选择纸电捆绑模式。对于高校图书馆来说，是保持原有纸本及数据库的馆藏模式，还是彻底放弃纸本，需要作出全面与长远的规划[10]。

2.4 数字资源存档与永久使用权问题

长期保存可以保障学术信息安全，高校图书馆有权要求获取所订数字资源的存档权与长期访问权，李佳等人2018年的一份调查显示，常购数据库中，75%允许永久在线访问（ACM等），42.8%为机构本地存档（ASME等）；集团或第三方存档占比则最小，为21.4%[11]。针对山西高校图书馆集团采购的问卷调查显示，大多数高校图书馆选择本地存档。

目前绝大多数外文数字资源仍然无法提供存档，个别数据库商以光盘形式提供简单备份存档，再次开发利用投入成本较高[1]；至于永久使用权问题，越来越多的数据库商接受了提供永久访问权或者连续访问权[12]，除较为少数的数据库为真正意义的免费永久使用，绝大多数是有限定条件的永久使用，有的则需要停订之后每年支付少量平台访问费才能获得。目前，集团采购数字资源的存档仍然是比较棘手的问题[1]。

2.5 集团签署协议部分内容对成员馆及读者的制约

数字资源交易市场中使用的许可协议对图书馆及其用户的要求非常苛刻，图书馆对协议的内容基本没有话语权[11]。在常购外文数据库中，32.1%的数据库仅允许纸质文献传递（Nature等），39.2%的数据库同时允许纸质文献传递与电子文献传递（Springer等），部分数据库则不允许进行馆际互借与文献传递（ASCE），但可以个体之间的形式传递资料，部分内容供对方引用[11]。

2.5.1 制约图书馆开展文献传递工作

支持文献传递的订购协议较少[13]；有关销售价格说明对文献传递造成影响（采用学校等级、使用量等级支付费用的模式较为公平合理，但会影响到各馆之间馆际互借、文献传递等工作的正常进行）[13]；采购协议中关于存档要求的说明制约了文献传递工作（存档问题是集团采购谈判中比较重要的一个内容，如果能够解决存档与检索问题，馆际互借、文献传递工作的开展就会容易一些）。

2.5.2 限制读者自由使用文献的权利

合同生效期限内登陆访问数据库的方式有各种约定，有不限并发用户数的订购协议，有“最大程度鼓励用户自由使用”，但强调可永久访问的协议数量偏少[13]，国内外数据库均允许用户就个人研究、教育教学等非商业性目的对许可资料进行基本使用，几乎所有数据库都规定用户可下载数量合理或限定数量资料，但执行标准却不尽相同，这是造成使用过程中过量下载问题频发、学校IP被封的主要原因[11]；就用户违规滥用问题处理，在语词上较为委婉，不会采取“连坐”惩罚方式（IP全封），但仍然没有强调需要谁去优先调查[13]。

2.6 数字资源馆际互借问题

通过集团采购，高校图书馆以较低的价格购买了所需大部分数字资源，但是，由于资金短缺，不可能将所需数据库全部购买，在跨学科融合发展的今天，本校用户无法访问与获得外校与本人研究主题相关的数字资源，科研工作开展受限。

2.7 集团采购规模及成本优化问题

当前，受经费影响，加入集团采购的高职高专院校图书馆数量较少，购买的数据库种类也少，应采取优惠政策，鼓励他们加入，降低本行业、本地区、本省集团采购的价格，达到互惠互利。

3 高校图书馆数字资源集团采购策略优化

3.1 成立专门数字资源建设协调机构,规范采购程序，增强集团凝聚力

3.1.1 实行委托管理，规范采购程序，成立专门数字资源建设协调机构，增强集团凝聚力

国内DRAA集团采购应借鉴爱尔兰IReL，建立DRAA全资拥有的委托管理机构，由其专门负责数字资源集团采购工作，有明确的工作规范，牵头馆负责管理、指导、监督，这样既可减轻牵头馆的重担，也让成员馆有更多的时间与精力致力于资源宣传推广、读者咨询等业务工作[14]。谈判团队的质量决定着用户的最终权益，谈判团队应由熟悉图书馆业务、具备专业法律知识的复合型人才构成[11]。

同时，应加强集团采购联盟组织管理，规范联盟采购程序、完善联盟信息公开，处理和应对联盟内部出现的问题，平衡集团内成员馆的利益，增强集团凝聚力，促进成员馆合作交流，通过与成员馆签署服务协议的方式，增强成员馆的约束力，保持持续健康的发展[1]。例如，CALIS成立的引进资源工作组、广东省网络图书馆成立的数字资源工作组，在数字资源集团采购中都发挥了积极的作用[7]。

3.1.2 高校图工委发挥应有作用

高校图工委应继续发挥作用，组织各种数字资源集团采购，平衡成员馆利益，与数据库商谈判，签订协议，保障成员馆权利[15]。

3.2 探索更为合理的费用分摊模式，平衡采购集团与成员馆的利益

费用分摊应遵循公平与效益兼顾原则、整体利益与个体利益统一原则、协调协作的原则。合理的价格分级模式是集团采购稳定与可持续发展的重要保障。当前，购买数据库的价格模式越来越多元化、精细化[16]，表1列出了实际操作中使用过的数据库价格模式。

表1 实际操作中使用过的数据库价格模式

3.3 做好资源评估工作，搭建文献资源共建共享平台，提倡集团内部资源互补

3.3.1 做好资源评估工作

集团采购评估可提供较为客观、科学的评估结果，有益于后续集团资源引进工作。当前，对集团引进资源评估已成为集团采购程序中不可缺少的一环[2]。

（1）数字资源评价体系。就评估指标体系，国内专家作了探讨，对推进集团数字资源科学评估工作起到了积极作用。表2列出了集团采购数字资源评估指标体系。

（2）例外。在集团采购中，用户的需求及使用习惯应作为重要参考指标。为满足各成员馆用户不同层次需求，在引进数字资源时，同类型不同出版商的数字产品亦可适当考虑。在经费允许的情况下，可直接订购本校需要的外文电子期刊数据库，也可同时订购ProQuest等集成商数据库，形成资源互补，满足读者需求[12]。

3.3.2 搭建资源共建共享平台，提倡集团内部资源互补

当前，跨学科融合发展已成定势，集团采购成员馆应强化合作共建理念，积极搭建文献资源共建共享平台，争取数字资源校外传递使用合法权限，打通壁垒，做好新时期文献传递、馆际互借工作，实现数字资源共建共享。

在数字资源购买时应当合理布局，分工协作，注重资源共享，逐渐消除数字鸿沟[8]。成员馆可共同拥有一份电子版，依据实际情况，各馆分别选择购买不同的学科包[17]，拥有一个（或几个）数据库，建设自己的镜像站，采购集团委托召集馆或有实力的成员馆建立一个网站主页，将各成员馆的数据库镜像站链接在一起，各成员馆共享所有数据库资源，通过各自建镜像站共享数据库资源，既可降低各馆投入，亦可吸收中小图书馆加入，同时避免了资源重复购买，实现真正意义上的数字资源共享。国内成功案例可参考广东省网络图书馆[7]，辽宁省高校文献资源共享平台[15]。今后，高校图书馆之间的共建共享应当进一步贯穿于数字资源建设的全生命周期，如数字馆藏的联合采购、开展联合长期保存、联合开展资源评估等[16]。

表2 集团采购数字资源评估指标体系

3.4 建立集团引进资源长效保存机制，确保用户数字资源永久使用权

永久使用权和本地镜像是当前集团引进资源最有效的两种存档方式，集团联盟在引进数字资源时，应当将存档政策作为重要权益和数据库商进行商榷谈判，保障成员馆正当存档利益与要求。通过集团镜像站点，成员馆可永久访问已购数据，访问更长年限的数据[1]，节省用户使用数字资源的网络通讯费用，提高用户访问数据库的检索速度[4]。

由谁来建立本地镜像服务器？维护费用该如何保障？笔者认为，应当制定国家数字保存相关政策，以法律的形式，明确一个数字资源保存中心，规定该中心可对引进数字资源进行合法备份与储存，保证学术信息正常使用[7]，可以由经济实力强、技术能力高的成员馆建立该数字资源镜像站点，向各成员馆提供检索服务，这样能够减轻一些小型馆在硬件和存储上的压力，如“联图非书资源”的镜像站点就设立在兰州大学图书馆[17]。

目前，国家数字科技文献资源长期保存体系（National Digital Preservation Program，NDPP）建设，在包括北京大学图书馆在内的三个机构节点保存了Nature等50多个中外文数据库数字资源，为国家信息安全提供强有力的保障[16]。

3.5 推进签署协议模板化，保障图书馆工作正常开展，以及读者阅读使用文献的合法权益

3.5.1 签署协议模板化

各成员馆应积极使用统一采购平台，这样，既能够减轻谈判的压力，也方便比较统计，明确有利于图书馆的条款有哪些[13]。

3.5.2 保障图书馆工作正常开展，以及读者阅读使用文献的合法权益

集团采购协议内容，应为用户争取到数字资源浏览、下载等使用的最大权限[18]，协议方案应明确指出要适用中国法律，出现协议纠纷时，应强调优先适用中国法律[13]。

协议内容应充分考虑大学图书馆用户的特殊性，除保障一般的访问权、浏览权、下载权与打印权外，应当对教学使用权予以充分关注与考虑，当前，国际著作权条约和各国的国内法中都有大学课堂教学与科研方面的规定、限制与例外[19]。同时，协议内容应保证图书馆基本职能的正常发挥，保障引进资源后的教育培训服务，如馆际互借与文献传递服务[13]。

例如，NESH代表全英图书馆界设计了标准电子期刊许可权合约，对访问区域界定、数字资源文献传递、读者校外使用等方面都有较为宽松的定义,有利于图书馆和读者访问与使用数字资源，出版社要进入谈判，必须首先同意这个合约[6]。

除图书馆外，数据库商也应加入用户教育活动中[11]，对用户进行数字资源使用方法与技巧培训，有效宣传与教育，合理使用数字资源，减少侵权现象，降低用户不合理使用行为发生频率，实现图书馆、数据库商与用户三方共赢[11]。

3.6 推荐使用集团采购协同平台，规范采购工作流程

彭霖等人提出，数字资源协同采购平台主要应由采购、用户、通知、统计等6个功能模块组成[20]。强自力提出，可参考英国NESLI项目( National Electronic Site Licence Initiative)，由国家政府投资，建立一个统一的数字资源采购与访问平台，对全国数字资源（主要指电子期刊）采购进行集中管理，包括采选、价格、许可权合约、访问、资源整合与保存，政府支付平台运转费，但数字资源购买费主要由成员馆支付[6]。

目前，DRAA集团采购使用由深圳大学图书馆开发维护的统一采购平台，为高校图书馆、谈判工作组、数据库商提供标准化与实时服务，提供采购服务与方案查询，数据库商上载标准化数据库使用统计，成员馆下载本馆使用统计，数据库评估和评估报告使用下载等内容，实现在线集团采购，团结了参加集团采购的高校图书馆[16]，但在平台的功能、维护等方面仍需进一步完善。

3.7 加大国家参与力度，提供集团采购经费与权利保障，规范工作流程

国家采购是指国家政府以部分或全部经费资助等多种方式参与数字资源建设，是从集团采购发展出来的一种新型的数字资源交易方式，它是数字资源的一种整体化建设方式[6]。较之集团采购，它能够改善数字资源的平等访问权，在一定程度上消除数字鸿沟，杜绝捆绑销售，在价格谈判中能享受到较大优惠，政府的财政资助可以缓解普通高校图书馆的经费压力，为数字资源整合与永久保存创造条件[6]。国家采购的3种形式中，统一型和补贴型之间的差别只是政府的资助程度有所不同，其政府参与程度强，普通图书馆得到的实惠多，所获得的公平访问权较为彻底，而平台型的最大优点是解决了电子资源的永久保存问题[6]，加拿大的CNSLP在国家采购上提供了成功经验。

3.7.1 国家行政参与，获取最优价格

利用国家行政上的优势与数据库商谈判，更容易获得最优价格，同时，它还能够促进数据库商的长期合作，有效抑制数据库商大幅涨价[14]。

3.7.2 政府财政支持，购置常规资源

省高校图工委可在省教育厅、财政厅等部门的领导下，由政府财政支持或由政府出面寻求多种途径的融资，组织集团协调购买知网等各高校图书馆均需购买、用户使用量比较多的常规数字资源，供省属高校图书馆用户使用[14]，辽宁高校图工委数字集团采购提供了可参经验[15]。

3.7.3 政府介入，规范采购流程

政府采购，可以规范集团采购过程，控制采购流程，促进廉政建设，规避不必要的风险，人员更加专业、规范，采购过程更加公开、公正、公平[21]。

3.7.4 扬长避短，发挥集团采购最佳效能

集团采购主要关注采购产品效果，政府采购则注重规范采购过程，数字资源集团采购应当遵循政府采购相关程序，同时发挥集团采购自身优势，完成政府采购过程，将两者有机结合起来，取长补短，达到最佳采购效果[7]。

在具体采购实施中，可考虑协议供货形式。协议供货实质上也是公开招标的一种形式，它采取一次招标、多次采购的方式，这样可以降低采购成本，提高采购效率。广东省高校图工委积极创新，在政府部门的大力推动之下，探索出了一种采取政府协议供货制度完成数字资源采购的方式，简化了工作流程，节约了时间与成本。当前，应当简化采购与审批流程，做到集团采购与政府采购流程一次性完成[21]。