关于档案信息化建设的几点思考

2020-01-08瞿玲玲

科学咨询 2020年30期

瞿玲玲

(浙江省温岭市青少年宫浙江台州 317500)

档案信息化建设主要是对档案的保存方法进行改变，借助发达的计算机电子设备，使档案的保存由传统的纸质资料向现代化的数字化、信息化保存方式过渡。档案信息化管理方式有利于档案的长期保存，能够节约大量的资源和精力。

一、档案信息化建设意义

传统的纸质档案保存难度较大，容易受到时间、地点等外部因素的影响，随着时间的推移许多档案资料会丢失，而且，不断积累的新的纸质档案也会增加档案的保存难度，需要花费大量的精力和空间对这些档案进行保存。而档案的信息化建设能将各种档案信息资源以电子化、数字化的形式保存起来，这样的保存方式不仅能够节约大量储存空间，而且在需要时方便对档案的查阅和翻阅。随着系统搜索功能的完善，查找答案再也不是意见难事，只需要动动手指就能将自己需要的档案信息提取出来以供查阅[1]。

二、影响档案信息化建设的因素

在档案信息化进程中同样存在一些因素，阻碍这项工作的顺利开展和进行。许多档案管理人员的相关观念比较陈旧，认为新型的信息化工作不能向传统的档案管理一样靠谱，没有及时学习相关操作技能和知识理论，没有足够的能力进行档案信息化建设，这极大地阻碍了档案信息化建设的顺利开展和进行。另外，一些企业单位没有对档案信息化建设制定长远的规划，只是将目光放在眼前的事项上，这也阻碍了档案信息化建设的长远发展[2]。

三、档案信息化建设的措施

（一）领导要重视档案信息化建设工作

档案信息化建设是随着时代发展的必然趋势，在这样的情况下，各个单位的领导干部们要转变自己对档案建设工作的观念，对档案信息化建设引起足够的重视，这样档案的建设工作才有序不紊地开展进行。领导干部对档案建设工作的重视程度会直接影响到单位其他人员对此项工作的态度。只有领导干部不断向单位下属人员灌输相关理念，档案管理人员才会将信息化建设进程放在心里，加快档案信息化的推进。领导干部除了要加强对档案信息化的重视，还应尽可能地完善相关规章制度，对档案管理人员及档案管理工作的各项进程作出明确的要求和规范，明确责任管理制度，每一项工作都有明确的负责人，这样档案信息化工作的开展才不会被敷衍和拖拉，遇到问题直接问责工作负责人，这样的档案信息化建设才有据可循。

（二）提升档案管理人员的服务意识

档案管理人员的服务意识会直接影响到档案信息化建设工作的开展，单位应对档案管理人员进行培训，让他们明确自己的工作职责，意识到档案管理人员的工作和单位其他工作人员的工作性质是一样的。档案涉及单位各项工作的顺利开展和进行，关系到单位工作人员的切身利益，因此，档案的管理工作马虎不得。管理人员应该不断提升自己的服务意识，将自己的工作做好，不出现不必要的偏差。而且，单位要加强对管理人员的技术培训，培训档案管理人员的多媒体计算机操作技术及相关理论知识，这些都是档案信息化建设的基础和必要前提。只有相关管理人员具有信息化意识和相关技能，才能在工作中不断加强对档案信息化的建设，优化档案信息化工作进程。

（三）加强网络安全防范技术提升

档案信息属于单位的绝密信息，档案记录的内容不应该被外界社会人士轻易了解。虽然信息化工作为档案的管理带来了极大的便利，但这样的信息化管理同样也有极大的安全隐患，非常容易遭受黑客的恶意攻击和侵袭。这些档案信息一旦被恶意透露会带来极大的损失，因此，各个单位相关部门需加强网络安全防范技术的提升，定期对档案信息化系统进行检测和维修，及时发现系统漏洞和问题，并迅速补住漏洞，保护档案信息。加强网络安全防范技术已经成为了档案信息化进程中迫在眉睫的一项工作，只有在确保安全的情况之下档案信息化建设才有意义，否则一切都是空谈[3]。

（四）加强电子档案的保存工作

随着如今科学技术的迅速发展，大量的档案文件都是以电子档的形式存在，因此，相关工作人员一定要及时地做好保存和归档，避免遗漏重要文件。另外，在档案保存过程中，一定要根据规律对档案资料进行归档，这样既方便平时的核实检查，也方便在需要时对档案进行查找，以免耽误时间。这样的档案信息化保存才能增强档案管理工作的高效性，提高工作效率。