地质档案保管状态调查工作实践探析

文/宁夏回族自治区核工业地质勘查院 洪菊

地质档案是推动我国国民经济发展和地质工作顺利开展的重要依据，更是国家快速发展过程中所积累起来的宝贵财富。为了有效提升地质档案保管的实效性，本文在研究的过程中通过对地质档案的保管状态进行深入调查，明确了解当前地质档案保管的情况，严格按照制定的地质档案破损定级的条例开展定损工作，确保地质档案资料的完整性、科学性。

一、调查工作的实施过程

由档案室项目组的成员对1958年至2000年期间所归档的地质档案资料每件、每页的开展检查，其主要涉及到档案资料中的正文内容、附表、附件、附图的完整性，以及各项地质材料审批和其他等资料的保管状态，明确记录档案资料的破损情况。按照所制定的定损条例，主要分为严重破损、中度破损、轻度破损和无破损四个等级。

（一）调查前期的准备工作。在对地质档案的保管状态展开调查之前，需要调查项目成员深入了解《档案抢救与修复相关规范》《放射性地质档案资料破损程度划分标准与普查要求》，准确了解地质档案资料保管过程中所采取的各种方式，明确调查的具体范围。对项目成员各自的调查任务进行合理划分，科学安排调查的内容及进度，从而确保档案保管状态调查工作的有序开展。

（二）调查的流程。为了保证地质档案保管状态调查工作能够更加有序地开展，切实保证地质档案的安全性和完整性，便需要根据实际情况制定完善的调查工作流程，明确调查工作各个环节的责任主体。

（三）调查登记内容。通过严格按照地质档案保管状态调查工作的实施方案来确定调查工作要求，严格按照目录顺序对馆藏的地质档案资料进行逐一调查并登记，根据档案资料的正文内容、附表、附图、附件、审批和其他资料的情况制定调查表。其中，通过充分利用扫描仪对一些具有代表性的地质档案资料是否出现酸化、老化、霉变、虫蛀、纸张撕裂、污染和黏连、褪色和酸蚀等现象进行扫描，找出地质档案资料出现上述情况的原因，全面做好地质档案资料的抢救修复工作，为之后的地质档案信息化建设创造良好的条件。

（四）档案调查工作的质量保证。在开展地质档案保管状态调查工作时，项目组需要对调查工作有一个较为全面且清楚的认知，继而在具体工作开展中采取独立调查、项目组成员交叉检查、抽查等诸多方法来确保相关工作保质保量地完成。首先，坚持统一认识。为避免调查人员因受自身主观认知的影响而在定损方面产生偏差，在具体工作开展前，项目组需要对地质档案资料的保管标准制定统一的标准，为后续的定损工作提供依据，有效避免地质档案资料定损受个人主观因素的影响。其次，独立调查+自查。作为调查人员，在开展地质档案保管状态调查工作过程中应充分认识到档案资料保管状态登记工作的重要性，分阶段自查地质档案资料的保管状态，以确保调查信息的真实、可靠。再次，切实做好调查项目成员的交叉检查工作。当做好初步的检查工作后，为避免遗漏的现象发生，工作人员应该从众多的档案资料中随机抽取一定量的资料进行再度调查。如果再度调查仍与初次登记的保管状态一致，则认定此前的调查结果为有效；反之，如两次调查在定损方面产生分歧，则需再度结合资料定损标准展开再调查和讨论，以此统一认知。最后，由项目负责人进行抽查。作为项目负责人肩负起审核相关工作人员调查结果准确性的重大责任。针对项目成员的汇总信息，负责人需再以10%的比例抽样调查破损档案，以此确保定损的准确性。

（五）调查工作注意事项。一是应该制定科学完善的调查制度和规定，确保调查工作顺利开展。地质档案保管状态调查项目组在开展项目的过程中，每一名项目组成员应明确自身的工作责任，并签订承诺书，以防止后续工作过程出现纰漏。二是采取保密措施。在地质档案保管状态调查工作的开展过程中，需要与聘请的工作人员签订保密协议。三是针对地质档案的定损过程，需严格依照最高破损程度定损的原则。简言之，倘若地质档案的破损程度同时存在轻度、中度与严重破损的情况时，最终的定损需以最高破损程度为标准。四是调查的具体过程需确保案卷、卷内的目录与实物保持一致。档案内容，如文字、附图、附表的完整性是检查的重点内容。五是针对档案的出入库需务必做好详细登记，以防止资料丢失并维护资料的完整性。六是在翻阅地质档案资料时需做到谨小慎微，以防翻阅方式不当而加重地质档案资料的破损程度。七是在地质档案保管状态调查工作中，如果对档案资料有任何的疑虑，便需做好详细的调查笔记，随后在小组会议中就相关问题进行讨论，以商讨出解决问题的策略。当然，任何笔记均不允许在地质档案资料上进行。八是做好档案资料及时入库复位工作。

二、调查实践工作的成果

通过对某地质档案保存馆从1958-2000年期间所形成的357档放射性矿产地质纸质资料的保管状态进行调查，上世纪50年代档案有4档，60年代档案资料有2档，70年代档案资料有80档，80年代档案资料有213档，2000年代档案1档。通过调查之后发现，存在破损的情况如“表1”：

表1 地质档案破损程度汇总表

通过调查发现：由于受纸张早期生产工艺影响，纸张老化的程度较为严重，甚至还有部分纸张已然泛黄，所以需要充分重视地质档案保管状态调查工作的开展情况。其中，在实际工作过程中尽量做到小心细致，以免破坏最原始的地质资料。不仅如此，因大部分档案资料均是以油印、碳素以及蓝黑墨水书写，而图纸则是以蓝图以及透明的底图为主，故字迹褪色的现象亦十分严重，这便需要项目组成员在调查过程中详细记录下地质档案当前的保管状态，从而为后续检查工作的开展提供参考。当然，还有部分地质档案资料则是因使用的情况较为频繁，所以很容易出现撕裂、折痕和磨合、污染的现象；一些地质档案资料在保管的过程中，因保管条件不合格，出现虫蛀的情况较多。通过对地质档案保管的状态进行调查发现，档案资料的破损程度与档案资料的形成时间成正相关，越是形成时间久远的地质档案资料，发生破损的情况则越是严重。地质档案资料未出现严重破损的现象，其主要是因为80年代已经做了抢救工作，但是仍然处于铝印和人工手抄状态，所以表格是完整的。通过对地质档案保管的状态进行调查，为提升针对性的地质档案保管措施具有非常重要的意义，能够为地质档案保管工作更好地开展创造良好的条件。

总之，由于当前地质档案保管条件有限，所以地质档案资料很容易出现霉变、脆化和字迹模糊的情况，而地质档案的反复使用也很容易出现破洞、折痕和撕裂的情况，所以对地质档案保管状态进行调查，合理进行破损登记，这样能够为后续地质档案资料的信息化抢救修复奠定坚实的基础，从而保证地质档案资料的完整性、系统性和安全性。