从“大总管”到“数据玩家”

张骞

作为学校资源中心主任，我成了老师们“最需要的人”。刚上任时我就在思考，该如何做好我的本职工作？我认为：做好后勤保障，就是当好学校的“大总管”，让每一分钱都花在刀刃上！于是我这样做：

扎紧入口，能不买则不买。比如：学校的形体老师和音乐老师为了授课便利申请购买拖拉音响。我想，若两人的课不冲突，在和学校活动不冲突的情况下，是可以共用一个的，于是，只购买了一个。作为学校的“大总管”，学校所有物资我最清楚，所以采购时我把握一个原则——能省则省，能代替则代替，能共用则共用，做到物尽其用，做好节流，积少成多。对于消耗性物品，我也不会一次性发放很多，避免使用时大手大脚，没有节约意识，造成不必要的浪费，所以我连笔芯都是几根几根地发，用完再找我领。后来老师们给我取了个名字“张抠抠”，就是说我太抠门。

后来，在学期工作反思会上，老师们提出：这样的物资使用方式虽然很节省，但是响应太慢，给老师们的工作带来很多不便。

为了方便管理，也让老师们的需求能迅速得到响应，学校适当下放了一些经费使用权给班主任及教研组长，在适当的金额内，他们可以自行采购一些教育教学必需品，不需要走申报流程。这样一来，老师们不会再为买几张皱纹纸、一盒马克笔来找我了。

流程简化了，问题就变简单了。但是新的问题来了：有的班级到了学期末给定的经费还没有用完，就想方设法将钱用出去;有的老师采购时获取的发票不正规，不符合报销手续……这样，不仅造成财务管理不规范，也造成了不必要的浪费。我在想，是否可以尝试用“大数据思维”来做事，使服务更精准？

学校每学期都会用到一些日常的消耗品，如笔、笔芯、备课本、教研本、粉笔、卡纸等。经过一年的物资保管和发放，我将前面老师领取和使用的情况进行了一次数据分析，果然有“重大发现”。比如在笔芯的使用上，我发现语、数、英老师使用红笔的数量更多，而高年段又比低年段多，语文老师比数学、英语教师多;综合组老师使用黑笔的数量较多，老教师又比年轻老师用得多。在打印纸张的购买上，我发现开学第1-2周和学期末最后3周用纸量很大，且开学时A4纸用得多，学期末A3纸用得多……

通过这样的数据分析，我意识到我可以把服务做得更精准，比如按需将物资给老师们一次性发放到位，这样既减轻了我的工作量，也给老师们节省了不断领取物资的时间，且保证没有浪费。不仅如此，这些数据还可以在某种程度上为教务部门提供一些有价值的信息，比如某年级的语文组比其他年级语文组领取的红笔数量明显要多，说明这个年级學科的作业量可能过大，教务部门就可以介入管理。

通过前面几次变革，我的工作效率得到了很大提高，可我还是一样很忙。作为中层，我们一直秉承“管理即服务”的理念，希望老师们的需求能得到一站式服务。所以，只要有老师找到我，我都会尽力提供帮助，慢慢地我便成了学校的“万金油”：

“张老师，我们班孩子的手被门夹破了。”

“张老师，我们班孩子受伤需要报保险。”

“张老师，我们班孩子想坐校车。”

“张老师，我们班孩子想买一个书包。”

于是我又开始新的思考：为什么我会这么忙？

恰好这时，学校组织支持部门梳理各自岗位的服务对象和服务标准。在梳理之前，我觉得我的服务对象就是全体老师和学生，但随着梳理的深入，我才发现，我的忙，正是因为不清楚自己的服务对象是谁，不清楚我的责任边界，以至于我做了别人的事，别人也做着我的事。虽然从服务角度去看是不错的，但从管理角度去看，这样的方式不仅不高效，还容易引起不必要的忙乱，白白消耗沟通成本。

经过梳理，我发现我为老师提供的主要服务内容就是采购，而评价的标准总结起来就是“物美价廉”加“及时到位”。能同时实现这两个目标，就需要各部门提前规划所需物品，也让我的工作前置。基于此，我只需请各部门做好“采购预算”，这样我就能提前了解各部门所需，从而将工作做好。于是，我便进一步对自己的工作提高了要求——做好采购预算，理清工作规划，即根据之前的物资使用情况，用大数据提前帮各部门（各发展中心以及各年级组、教研组）梳理一学期所需的开支种类和预计金额，供他们做规划时参考。

回顾这一系列过程，我收获的不仅仅是“如何把工作做好”这么简单，最有价值的是思维方式的变化与提升——大数据思维、用户思维、规划意识、精准定位意识……只有具备这些素养，才能将工作做到位，从而为老师们提供最优质的服务，使后勤与前勤紧密相连。