高校办公室文秘人员公文写作能力提升方法

2020-01-06朱懋璟

科学咨询 2020年45期

朱懋璟

（百色学院广西百色 533000）

高校作为一个单位组织，与社会上其他机关单位存在各种各样的联系[1]。在联系过程中，公务文书起到了桥梁、纽带的作用。同时，高校内设机构众多，在其内部沟通与运行中，公文也发挥了很大的作用。因此，高校办公室文秘人员公文写作能力的高低，是影响高校与其他单位联系、沟通是否顺畅的重要因素之一，也必将会对其所在高校内部的沟通、运行产生重要影响[2]。

本文在对高校办公室文秘人员公文写作能力存在的问题进行分析的基础上，提出了提升高校办公室文秘人员公文写作能力的方法，希望能提高高校办公室文秘人员的业务水平，为高校的内外部高效运行提供思路。

一、高校办公室文秘人员公文写作能力存在的问题

在高校办公室业务中，毫无疑问，办文是一大重要内容。在办文的过程中，高效拟定公文是办文的必经环节[3]。而在实际工作中，公文拟定，甚至印发后，问题不少。比如，公文格式要素不全，排版不符合要求等。另外，公文的核心部分，即正文，也存在诸多问题，如谋篇布局不当，条理不清晰等。原因主要有以下三点。

一是公文写作意识不强。办文人员对公文的重要性认识不足，自觉写作公文的主动性也不强，一味照搬模板。因此，高校公文常常漏洞百出，尤其是高校二级机构办公室拟定的公文常常“缺胳膊少腿”，如上行文中常忽略签发人这个要素，文号编排位置和下行文一致等。诸如此类不符合公文要求的问题常常出现。

二是公文基础知识不牢。目前，在高校办公室从事文秘工作的人员所学专业不一，即使是中文类等相关专业出身，在学生时代接触了公文写作等相关课程，但知识运用少，学后不用或少用，久而久之，也就淡忘了。

三是公文写作能力不足。高校办公室文秘人员在进入该岗位以前，对公文写作知识积累和运用较少，到岗后，面对办公室的繁杂业务，更无心钻研公文格式及其写作规范，因此，容易出现照搬模板的情况，无法判断格式是否正确，导致自己的公文写作能力提升慢，甚至对公文写作产生抵触心理，陷入“写不好-不愿意写-能力不提升-写不好”的恶性循环。

二、高校办公室文秘人员公文写作能力提升方法

（一）建立健全高校内部公文管理制度

尽管中共中央办公厅和国务院办公厅已于2012年4月16日联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，但在实际工作中，不少机关单位在贯彻落实上存在一些问题。因此，一些机关单位针对出现的问题，寻找对策，出台了一些制度办法，加以细化或明确，使公文处理工作更为科学化、制度化、规范化。在制度建设上，高校可从以下两方面着手。

一是根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）等文件精神，结合本单位实际，出台本单位的党政公文处理办法，进而从制度上为本单位的公文运行提供更为精准的指导和约束，促使公文写作及处理规范化。

二是建立公文错情通报制度[4]。有了规范性文件指导，但落实情况如何？如果落实不到位，又当如何？因此，高校还需对公文处理办法的落实情况进行跟踪、汇总、反馈和督办，有反馈、有督促，才会有修正，才能避免问题堆积，进一步提高高校的公文质量，改进文风，提升公文办理效率。

（二）加强公文基础知识培训

在制度保障的基础上，高校还要提升高校办公室文秘人员的公文撰制能力，提高公文撰写效率。前提是办公室拥有一支业务素质水平高的文秘工作队伍。如何提高办公室文秘人员的公文写作水平呢？一是从内在角度，高校要倡导办公室文秘人员加强自学；二是就外部条件来说，高校要加强对办公室文秘人员的公文写作培训。

1.加强自学

有些人能下苦功夫专门研究公文写作及其格式，不断学习进步。但这有赖于工作人员的自身素质和学习能力。如果他们缺乏自律，自学就难以在短时间内见效。如何解决这个问题？一个很重要的弥补方式就是组织开展专项培训，即下文所说的公文写作培训。

2.加强公文写作培训

公文写作培训可分为内部培训和外出培训两方面。

一是内部培训。部分高校内部专门开设了公文写作与处理这门课程。组织授课教师与专门从事办公室文秘工作的人员进行内部交流、探讨是一种很好的提升方式。如果校内没有公文写作课程的授课教师或公文写作的专家，高校可邀请校外公文写作方面的专家到校进行培训、交流，提升文秘人员的公文写作水平。

二是外出学习。外出学习不失为一种提高办公室人员业务能力与素质的途径之一[5]，但机会往往不多，分到各个高校的培训名额较少。因此，高校应把握住外出学习培训机会，选拔合适的文秘人员外出学习。这能在很大程度上提升办公室人员的公文写作及其他办公室工作人员的业务能力，从而带动其他文秘工作人员，为学校的发展做出更大贡献。