招标投标项目档案收集和数字化管理方式探究

2020-01-05马成龙

开封大学学报 2020年1期

马成龙

（开封大学国有资产管理处，河南开封 475004）

随着电子信息技术的不断进步，数字化管理方式的应用领域越来越广泛。招标投标是较为公平的合作伙伴选拔方式之一，招标投标贸易管理方式的运用是经济贸易领域交易规范化的一个重要标志，也顺应了国际化趋势。招标投标过程中产生的一系列文档具有非常重要的保存价值。应用信息化手段和数字化资源，对招投标过程中产生的一系列文件进行收集、整理、立卷，并采用数字化管理形式存档，能够降低管理成本，完善市场化运作体系，推动招投标活动规范化开展。

一、招标投标项目档案管理的传统模式

（一）原件和复印件归档管理

招投标档案管理制度规定，任何归档的文件都应是盖章的原件。在实际操作中，按照公平的原则，招投标档案一般都会在招标代理机构、公共资源交易中心和招标人三处各留一份，采取三方共留存的方式进行管理。这里就不可避免地存在上交复印件留存的情况［1］。基于此，相关管理部门就规定，复印件与原件的内容、盖章单位、盖章位置必须保持一致，只有这样，相关招标单位才能进行归档留存。档案收集保管部门须在卷宗上注明“已核实复印件与原件一致”，这样，复印件同样具有法律效力。不难发现，这里存在招投标项目立卷重复率过高的问题。另外，招投标项目文件在归档时不能出现部分缺失（包括缺页）的情况。不完整的档案是不能够通过项目审核的，不完整档案的法律效力会打折。档案室需要及时通知招标代理机构补充材料，以完善档案。

（二）以三级责任制确保档案信息安全

招投标项目的内容涉及相关机构和企业的利益，涉及国家的经济安全，因此需要保密管理。相关机构会对负责招投标的工作人员进行统一培训，以增强他们的保密意识，提高其业务素质。招投标经手人一般都须签署项目安全保密协议，以确保在招投标项目完工并经审核验收之前，相关的项目信息不会出现泄露等情况。若招标代理机构自身的不当行为导致招投标项目运行受到影响，那么招标代理机构的负责人就要承担相应的法律责任［2］。在相关负责人到档案室调取项目资料时，须出示招标代理机构的单位介绍信。建立三级责任制度能够有效杜绝踢皮球现象的产生，保障招投标项目归档审核过程中相关信息的安全保密。

（三）以纸面书写方式对归档项目进行简要介绍

在收集整理招投标项目档案时，一般都要对项目进行简要介绍，以方便以后查找。过去，对大多数招投标项目档案，均采用纸面工整书写的方式进行介绍。纸质材料便于长期保存，但不利于及时反映项目内容的更新（一般来说，档案室需要不定期对档案材料进行补充和完善）。如果项目内容属于机密，就只能列出关键词而不能详细介绍。许多档案室还将一些档案信息刻录成光盘来保存。基于招投标项目的实际情况，现在大多数档案室均采用纸质文件与电子文件相结合的方式来保存项目档案简介。

二、招投标档案的收集和数字化管理模式

随着大数据时代的到来，许多信息都能在资源库中得到共享。在招标投标档案管理领域，采用数字化运行模式已成为一个趋势。采取数字化运行模式进行档案管理，能更快捷地完成招标投标项目的归档工作，而且能够在一定程度上降低文件丢失的可能性。过去在很多情况下，招标投标机构需要邮递文件到相应的档案收集部门。在邮递的过程中，有可能发生文件损坏或者丢失的情况。而采用数字化管理模式，能使档案得到充分共享，而且使档案的安全性在很大程度上得到保障，故可行性非常强［3］。

招投标档案数字化管理的常用方式是将资料存入U盘，归档留存。应由专人校对存入U盘的数据并进行标记。对归档的U盘，要考虑其使用的频率以及保密的级别（可分为普通等级、重要等级与机密等级），进行统一管理。保管U盘时，要注意环境适宜性，将U盘放入防尘盒，并放置在低温低湿度区域，避免阳光直射，这样可以延长其使用年限。在防尘盒外部，要写清楚招标投标文档的存储时间、项目名称和项目编号、投标人和转存U盘负责人的姓名等信息，以便查询。相关机构工作人员在调取U盘数据时，需持有经过核验的单位介绍信，以证明其使用的合理合规性。

在转存U盘的同时，也可以开通网上路径，以方便使用者读取相关数据［4］。应采用高清水印扫描的方式，将纸质文件转化成电子图片，然后录入数字化档案信息管理系统。在收到纸质材料的一周内，要及时将其录入数字化管理系统。在项目审核结束前，要保证所有纸质版归档材料均已转化成电子版。可考虑对外开放局部数字化信息管理系统，允许招标人、中标人、招标代理机构凭借各自的身份验证码及密钥等工具进入系统，查看已上交的相关材料；还可以允许他们根据实际情况补交材料，以促进项目审核速度的提高。上述三者可以查看文件，但不具备修改的权限，如果他们发现某些归档材料存在问题或者误差，那么可以点击系统的反馈按钮进行说明，或者申请再次审核。数字化管理部门的工作人员负责对相关信息进行复核和修改。这样做的目的是减少档案材料的经手人，以保证归档文件的安全性。招标投标相关归档材料的审核工作很重要，若审核不过关，项目档案的法律效力就会丧失，这会给合作方带来很大的损失。对数字化管理系统，要不断进行升级和维护，防止木马病毒入侵，造成文件的扩散和丢失，避免因网络系统漏洞而造成机密信息的泄露。数字化信息管理系统的一大优势就是支持内容的实时更新和实时检索。数字化档案管理人员可以采用线上编辑的方式，实时对相关归档材料的内容进行修改和完善。但是，要给编辑人员设置一定的权限。对项目材料中的机密部分，可以采用加密的方式来设限，编辑人员在搜索项目时可以搜索到相关条目，但是要想进去查看具体内容，就需要掌握密钥，否则，无法操作。这样做，可以保障档案信息的安全性。网络数字化管理模式下，招投标档案收集部门可以考虑在各地设立分部，统一管理，让各分部在同一系统中运行，从而拓展业务，并保障线上线下档案资料的真实性、完整度和保密性［5］。另外，要对总部和分部的档案管理人员定期进行线上线下培训，切实提高其业务素养和业务能力。