高职院校基建档案管理的创新策略探究

贺丽红

（三门峡职业技术学院，河南三门峡 472000）

高职教育在目前的教育领域占据重要地位，高职院校新校区也在不断建设中，相关基建项目开展火热，相应的基建档案主要是对于项目从立项到竣工验收的全程进行数据信息等记录，对此，其在基建工作中的地位重大，必须要做好高职院校基建档案管理工作。

1 基建档案的特点

基建档案是档案的一种，它包含了一般档案具有的原始记录性、信息性以及价值性特点，也有自身的特殊性，其自身的建设周期长、专业要求高、涉及范围广等特点要求在相关管理工作中也要区别对待。

1.1 建设周期长

一般高职院校的基建项目都是具有一定的建设周期的，相关建设项目需要完成立项审批、 建筑设计、招投标、施工阶段、竣工验收、决算阶段等较长的过程，在具体的基建档案管理中，包含的档案内容多，受到的影响因素也比较多，这就往往导致一些基建项目可能需要长达几年的时间来完成，在相应的工程建设完工后，使用的时限也比较长，这漫长的建设周期中，相关高职院校要做好基建档案管理需要按照自己专业建设需要，进行实训场的装修改造，对于建筑内部结构进行细微调整等，这些都是需要基建档案保存和管理的，可以说，基建档案管理的周期长，相关管理工作和建筑发展是持续进行的。

1.2 专业要求高

相关基建工程中的工序比较多，涉及的相关部门多，施工中的技术和环节纷繁复杂，在具体的工程开展中，需要管理和保存的档案信息种类多种多样，涉及不同领域，且都具有较强的专业性特点。每一个环节都涉及众多的档案资料，且档案资料的内容都统一规范，要求按照统一的专业性档案文件进行填写，对管理人员和档案内容的填写均有着专业性的要求。

1.3 涉及范围广

在高职院校基建项目管理中，相关工程建设中包含了建设单位、地质勘查机构、设计单位、施工单位、监理部门等，相关工作是需要相互配合和监督来完成，基建档案对于相关的信息内容进行记录，涉及范围广是其主要特点之一。

2 高职院校基建档案管理中存在的问题

2.1 重视度不足，档案管理随意性大

目前，高职院校对于基建项目档案管理工作的重视度严重不足，相对于学校的其他管理工作，高职院校对于基建档案管理缺乏认识，认为基建档案管理无关紧要，导致在实际的管理中，相关管理工作的随意性比较大，相关档案管理缺乏规范性，档案缺失，档案更新不及时，档案混乱等情况比较普遍[1]。

2.2 缺乏专业管理部门，管理信息化水平不高

目前大多数高职院校基建档案管理依然停留在纸质化管理阶段，相关基建档案多以纸质文件形式保存和管理，相关基建档案管理中，一些高职院校也没有建立专门的管理部门，导致基建档案管理缺乏专业性和针对性，在具体的基建档案管理工作中，很多高职院校都是以相关项目部门送来资料，没有主动的资料信息获取意识，在具体的项目开展中，缺乏分工，可能基建档案管理只有一个人来开展，这样就很难做到面面俱到，不能形成有效的档案管理体系[2]。在具体的管理工作中，相关管理人员对于信息化技术应用比较少，不能实现基建档案数字化，导致档案管理方法落后，资源利用率较低。

2.3 缺乏优质管理人才，管理动力不足

现阶段，很多高职院校的基建档案管理中，专业的档案管理人才十分短缺，很多高职院校的基建档案管理主要是学校教师来进行，导致实际管理工作缺乏规范性和专业性，管理的实际效果并不好。一些高职院校没有专职基建档案管理人才，对于先进的技术培训开展不足，导致长期以来，学校的基建档案管理工作得不到进步，影响基建档案作用的发挥。高职院校在引进优质人才方面努力不足，在人才队伍培养上也缺乏实践行动。

3 新时代高职院校基建档案管理创新策略

新时期，相关高职院校要充分认识基建档案事业发展的新形势新任务，增强做好基建档案工作的使命感和责任感。要分析研究基建档案工作特点，强化档案信息化建设，完善高职院校基建档案门类，加强高职院校档案人才队伍建设。

3.1 提升基建档案管理重视度，规范档案管理工作

高职院校要提升对于基建档案管理的重视度，牢牢守住档案安全生命线，不断强化档案安全意识，不断增强忧患意识和戒惧之心，扎扎实实做好档案安全工作[3]。要深入学习和把握基建档案的基础知识、归档范围和档案编号等方面，有效加深相关基建档案工作人员对档案管理工作的理解和认识，促进高职院校基建档案整理工作的顺利开展。校区建设项目属于自治区层面统筹推进重大项目，规划建设时间长，在建设过程中形成的档案资料很多、 很珍贵，全体人员要增强档案管理意识，高度重视档案工作，认真学习档案管理业务知识和规章制度，严格执行相关规定，学精学通档案管理业务，认真负责，做到及时收集、及时整理、及时归档，严格落实指挥部档案管理工作责任制[4]。高职院校相关基建档案管理人员要按照档案管理要求，结合新校区规划建设实际，从工作流程、归档范围、归档要求等方面进行业务开展，要做到与项目规划建设同步收集、 同步整理、同步归档，保证档案材料的真实性、准确性、完整性及连续性[5]。通过提升基建档案管理重视度，促进指挥部档案管理工作的规范化建设，提高案卷的立卷质量。

3.2 明确管理责任，提升信息化管理水平

针对高职院校基建档案管理工作，相关高职院校要高度重视档案管理工作，特别是相关负责人要加强档案意识，要切实了解档案相关法律法规，在日常工作中严格执行档案管理相关规范。要明确档案管理分工，参与建设的各单位要配备档案管理人员，责任到人，是要求会后把此次讲座的相关法律法规汇编成工作手册，供各参建单位进一步学习，并严格执行，真正做到将基建项目档案管理工作贯穿项目建设全过程[6]。为切实加强基建档案管理的科学化、规范化，提高工程建设管理人员的业务能力和管理水平。学校档案馆、规建处要积极开展基建档案规范化管理专题培训会，组织学校规建处、档案馆、计财处、 审计处等相关人员和学校产教融合项目施工单位、监理单位、设计单位和审计单位等项目负责人和管理人员参加培训会，重点围绕基建档案的“作用与价值”“法规与要求”“形成与积累”“整理与归档”、信息化管理等方面，深入解读建设工程归档规范及办理流程，建设、监理、施工单位工作职责，工程文件的立卷，工程档案的验收与移交等方面内容[7]。讲座全面、 客观的分析当前高职院校基本建设档案管理面临的形势和存在问题，详细介绍档案管理的法规和相关制度，并从强化档案采集意识、如何规范制档交档存档、 以及提高档案管理人员的业务技能等方面做深入细致的讲解。

在产教融合项目启动之机，通过积极召开基建档案专题培训会非常必要，要求施工单位、 监理单位、 设计单位和审计单位等参建单位要高度重视档案管理工作，提升信息化在基建档案管理中的应用，要认真学习档案管理相关规范，要在项目实施过程中严格执行档案管理相关规范要求。

3.3 注重队伍培养，提升基建档案管理实力

高职院校结合目前基建档案管理中的问题，要加强档案干部队伍建设，提高档案人员素质，积极研究档案工作中出现的新形势、新情况、新问题；要围绕国家深化“放管服”改革和“互联网+监管”的不断推进，加强项目电子文件归档与电子档案管理，探索建设项目档案工作的新机制，确保档案安全。要注重相关基建档案管理人员系统培训，提升“业务能力”。积极选送干部参加国家、省、市各类档案业务培训，着力培养一批适应现代档案事业发展需要、掌握一定现代档案科技与管理的基建档案人才。要注重基建档案管理人才的继续教育，提升“综合能力”。充分利用档案信息网、抚州电子文档中心、QQ 工作交流群等远程平台和争取上门服务指导、现场交流、实地观摩实践、 远程业务指导等灵活多样的方式开展基层档案干部教育，组织机关、企事业单位档案干部到大唐发电厂参加学习，现场观摩档案整理、分类、归档等工作流程。进一步提升基层档案业务水平。同时，鼓励档案干部参加在职学习教育、职称考试，改善知识结构，增强创新能力，提升综合素质。

高职院校基建档案管理至关重要，要切实提升高职院校基建档案管理水平，相关高职院校要提升思想认识，强化基建档案管理工作开展，要结合目前基建档案管理中存在的突出问题，提升基建档案管理重视度，规范管理工作，优化管理方法，引入信息化管理技术，注重人才队伍建设，切实提升基建档案管理效益。